MEB Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik

Yayımlandığı Resmi Gazete tarih ve sayısı : 18.3.1990- 20465

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç,Kapsam,Dayanak ve Tarifler

        Amaç

        Madde:1-Bu Yönetmeliğin amacı;Bakanlık merkez,taşra ve yurtdışı teşkilatı ile bağlı kuruluşların merkez ve taşra teşkilatında bulunan arşiv malzemesi ve ileride arşiv malzemesi haline gelecek arşivlik malzemenin tespit edilmesini herhangi bir sebepten dolayı bunların kayba uğramamasını,gerekli şartlar altında korunmalarının temini ve milli menfaatlere uygun olarak Devletin,gerçek ve tüzel kişilerin ve ilmin hizmetinde değerlendirilmelerini,muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhasına dair usul ve esasları düzenlemektir.

        Kapsam

        Madde:2-Bu Yönetmelik,Milli Eğitim Bakanlığının merkez,taşra ve yurtdışı teşkilatı ile bağlı kuruluşların merkez ve taşra teşkilatındaki arşiv hizmetlerinin yürütülmesine dair hükümleri kapsar.

        Dayanak

        Madde:3-Bu Yönetmelik,3473 sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun ile 179,208 sayılı Kanun Hükmünde Kararnameler ve Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik Hükümlerine göre hazırlanmıştır.

        Tarifler

        Madde:4-Bu Yönetmelikte geçen;

        "Bakanlık";Milli Eğitim Bakanlığı'nı,

        "Arşiv Malzemesi";Türk Devlet ve millet hayatını ilgilendiren ve son işlem tarihi üzerinden otuz yıl geçmiş veya üzerinden on beş yıl geçtikten sonra kesin sonuca bağlanmış olup,birinci maddede belirtilen kuruluşların işlemleri sonucunda teşekkül eden ve onlar tarafından muhafazası gereken,Türk Milletinin geleceğine tarihi,siyasi,sosyal,kültürel,hukuki ve teknik değer olarak intikal etmesi gereken belgeler ve devlet hakları ile milletlerarası hakları belgelemeye,korumaya,bunlarla ilgili işlem ve münasebetler bakımından tarihi,hukuki idari,askeri,iktisadi,dini,ilmi,edebi,estetik,kültürel,biyografik,jeneolojik ve teknik herhangi bir konuyu aydınlatmaya,düzenlemeye,tespite yarayan,ayrıca ait olduğu devrin ahlaki,örf ve adetlerini veya çeşitli sosyal özelliklerini belirten her türlü yazılı evrak,defter,resim,plan, harita,proje,mühür,damga, fotoğraf,film,ses ve görüntü bandı,baskı ve benzeri belgeleri ve malzemeyi,

        "Arşivlik Malzeme";Yukarıdaki bentte sayılan her türlü belge ve malzemeden zaman bakımından henüz arşiv malzemesi vasfını kazanamayanlarla,son işlem tarihi üzerinden yüz bir yıl geçmemiş memuriyet sicil dosyaları,devletin gerçek ve tüzel kişilerle veya yabancı devlet ve milletlerarası kuruluşlarla akdettiği ikili ve çok taraflı milletlerarası antlaşmalar,kurul kararları,öğretim programları,her türlü soruşturma ve dava dosyaları;teftiş,öğrenci künye,sınıf geçme, tasdikname,diploma defterleri;okul ve kurum açma,kapama onayları;öğrenci dosyaları,maaş bordroları gibi malzemeyi,

        "Birim Arşivi";Bakanlık merkez,taşra ve yurtdışı teşkilatı birimleri ile bağlı kuruluşların merkez ve taşra birimlerinin görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül eden ve bu birimlerde,aktüalitesini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akımı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı Ortaöğretim Genel Müdürlüğü arşivi,Milli Eğitim Müdürlüğü arşivi,halk eğitim merkezi müdürlüğü arşivi,resmi veya özel ilkokul,ortaokul,lise ve yurt müdürlüğü arşivi,yurt dışı eğitim müşavirliği arşivi gibi arşivleri,

        "Bakanlık Arşivi";Bakanlık merkez teşkilatı içinde yer alan ve arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin birim arşivlerine nazaran daha uzun süreli saklandığı arşivi,

         ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Kuruluş,Malzemenin Korunması ve Saklanması,Gizliliği

        Kuruluş

        Madde:5-Birimler belirli bir süre saklayacakları arşivlik malzeme için "Birim Arşivlerini",Bakanlık ise daha uzun bir süre saklanacak arşiv malzemesi veya arşivlik malzeme için "Bakanlık Arşivi"ni kurar.

        Malzemenin Korunması ve Saklanması

        Madde:6-Bakanlık ve birimler,ellerinde bulundurdukları arşiv malzemesi ile arşivlik malzemeyi her türlü zararlı tesir ve unsurlardan korumak,mevcut asli düzenleri içerisinde tasnif edip saklamakla yükümlüdürler.

        Bakanlık ve birimler,arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin korunması ile ilgili olarak;

        a)Yangın,hırsızlık,rutubet,su baskını,toza ve her türlü hayvan ve haşaratın tahriplerine karşı gerekli tedbirlerin alınmasından,

        b)Yangına karşı,yangın söndürme cihazlarının yangın talimatı çerçevesinde daimi çalışır durumda bulundurulmasından,

        c)Arşivin her bölümünde uygun yerlerde higrometre bulundurmak suretiyle rutubetin %50-60 arasında tutulmasından,

        d)Fazla rutubeti önlemek için,rutubet emici cihaz veya kimyevi maddelerin kullanılmasından,

        e)Yılda en az bir defa mikroorganizmalara karşı koruyucu tedbir olarak arşiv depolarının dezenfekte edilmesinden,

        f)Işık ve havalandırma tertibatının elverişli bir şekilde düzenlenmesinden,

        g)Isının mümkün olduğu kadar sabit(kağıt malzeme için 12-15 derece arasında tutulmasından,

        sorumludurlar.

        Malzemenin Gizliliği

        Madde:7-Birimler elinde bulunan ve cari olduğu dönemde gizli kabul edilmiş ve halen bu özellikleri koruyan arşiv malzemesi,Bakanlık Arşivine geçtikten sonra da gizli kalır. Bu çeşit arşiv malzemesinin gizliliği,ilgili birimin görüşü alındıktan sonara Bakanlık Arşivi hizmetlerinin yürütülmesinden sorumlu amirin teklifi ve Bakanlığın onayı ile kaldırılır.

        Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne gizli özelliğini taşıyarak intikal eden arşiv malzemesinin gizliliğinin kaldırılması,Bakanlığın görüşü alındıktan sonra Devlet Arşivleri genel Müdürlüğünün teklifi üzerine Başbakanlıkça kararlaştırılır.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Birim Arşivi İşlemleri

        Birim Arşivine Verilecek Malzemenin Ayırımı ve Hazırlanması

        Madde:8-Her yılın Ocak ayı içerisinde,önceki yıla ait arşivlik malzeme,birimlerince gözden geçirilir,işlemi tamamlananlar,işlemi devam edenler ve işlemi tamamlanmış olmasına karşılık elde bulundurulması gerekli olanlar şeklinde bir ayırıma tabi tutulur.

        Ayırım işlemlerini müteakip,arşive devredilecek malzeme,ilgili birimlerde işin ve malzemenin özelliklerine göre;

        a)Birimi,

        b)İşlem yılı(teşekkül ettiği yıl),

        c)Konu ve işlem itibariyle aidiyeti,

        d)Aidiyet içerisindeki tarih (aidiyet içerisindeki kronolojik sıralama,küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır. Ekler için de aynı usul uygulanır) ve sıra numarası,

        esas alınmak suretiyle hazırlanır.

        Ancak,istisnai bir kaide olarak sicil dosyaları;sicil numarası(kurum sicil numarasına ilaveten, emekli sicil numarası da belirtilmelidir.) esas alınmak suretiyle hazırlanır ve arşivde de buna göre bir yerleştirme yapılır.

        Ayrıca,verilen hizmet itibariyle,özellik arzeden arşiv malzemesi veya arşivlik malzeme,birimlerin kendi üniteleri arasında mutabakat sağlanması ve dosya planı da dikkate alınarak,hizmetin şekline ve malzemenin türüne göre geliştirilecek geçerli bir sistem içerisinde-alfabetik,nümerik,kronolojik,şematik

coğrafi ve benzeri-hazırlanır ve arşiv yerleştirmesi yapılır.

        İçerisinde tamamen veya kısmen gizlilik derecesi taşıyan kamu evrakının bulunduğu dosya gömleğinin sağ üst köşesine,kırmızı ıstampa mürekkebi ile "gizli"damgası vurulur. Gizlilik dereceli malzeme,arşivde tasnif ve yerleştirme sırasında normal malzeme gibi işleme tabi tutulur.

        Gizlilik dereceli kamu evrakı,ait olduğu dairesinde gizliliği kaldırılmadıkça,bu hüviyetini muhafaza eder.

        Gizliliği kaldırılan malzemeye,"gizliliği kaldırıldı" damgası vurularak gizlilik damgası iptal edilir.

        Malzemenin Birim Arşivine Devri

        Madde:9-İlgili birimlerce her türlü işlemi tamamlanmış ve uygunluk kontrolü yapılarak eksiklikleri giderilmiş arşivlik malzeme,müteakip takvim yılının ilk üç ayı içerisinde arşive devredilir. Malzemenin belirtilen süre içerisinde devrinde,belirli bir sıra uygulanır. Bu sıranın tespitinde,birim arşivince ilgi-

li üniteler arasında mutabakat sağlanır.

        Malzemenin bu şekilde tespit,ayrım ve birim arşivine devrine karar verme yetkisi birimlerin münhasıran amirlerine aittir.

        Teslim işlemleri ise,birim arşivi personeli tarafından yerine getirilir. Arşivlik malzemelerin birim arşivine devri,uygunluk kontrolünden geçirilmiş olan kayıt defteri veya föyleri ile yapılır.

        Birim Arşivine Devredilmesi Gerekmeyen Malzeme

        Madde:10-Resmi Gazete,Tebliğler Dergisi,kitap,broşür ve benzerleri ilgili birimlerde muhafaza edilir.

        Bakanlık Arşivine Devredilecek Malzemenin Ayrılması

        Madde:11-Birim arşivinde saklanma sürelerini tamamlayan malzemeden imha edileceklerin dışında kalanlar aşağıda belirtilen hiyerarşik düzen içerisinde "Bir Üst Hizmet Birimine Devredilecek" olanlar şeklinde ayrılarak;

        a)Okul ve benzeri kurumlar,İlçe Milli Eğitim Müdürlüklerine;bunlar da İl Milli Eğitim Müdürlüğüne,

        b)Yurt Müdürlükleri,Yüksek Öğrenim Kredi ve Yurtlar Kurumu Bölge Müdürlüklerine;bunlar da Yüksek Öğrenim Kredi ve Yurtlar Kurumu Genel Müdürlüğüne,

        c)Bakanlık merkezindeki birimler,bağlı kuruluşlar,yurtdışı teşkilatı birimleri ve İl Milli Eğitim Müdürlükleri de Bakanlık arşivine,

        devrederler.

        Devretme işlemleri kayıt defteri veya föyler ile yapılır.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Bakanlık Arşiv İşlemleri

        Damgalama

        Madde:12-Ayıklama ve imha işlemini müteakip,Bakanlık arşivine devredilen malzeme,siyah ıstampa mürekkebi ve lastik damga kullanılarak "Milli Eğitim Bakanlığı Arşivi" damgası ile damgalanır. Damga,evrakın ön yüz sol üst köşesine,defterlerin ise iç kapağının ön yüz sol üst köşesine ve defterdeki belgelerin aynı şekilde sol üst köşesine basılır. Bunlar dışında kalan diğer tür arşiv malzemesine,yapıştırıcı etiket üzerine basılmış damga tatbik edilir.

        Malzemenin Envanterlerinin Çıkarılması

        Madde:13-Bakanlık arşivindeki arşivlik malzemenin veya arşiv malzemesinin kullanılmasını kolaylaştırmak ve üzerinde tasarrufta bulunabilmek için envanterleri çıkartılır ve katalogları hazırlanır.

        Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formunun Düzenlenmesi

        Madde:14-Aynı tür arşiv malzemesi,aynı form'a kaydedilir. Değişik türde arşiv malzemesi bulunması halinde,her biri için ayrı form düzenlenir.

        Teslim edilen arşiv malzemesi formunun üzerindeki;

        a)"Birimi" bölümüne,arşiv malzemesini devreden birimin adı,

        b)"Türü"bölümüne,dosya,defter,form,plan,program,model,fotograf,film,resim,plak,görüntü bandı,ses bandı,damga ve bunun gibi olduğu,

        c)"İşlem Yılı" bölümüne,arşiv malzemesinin teşekkül ettiği yıl,

        d)"Teşkilat Kodu" bölümüne,her dikdörtgen içine sırayla kurum,birim,alt birim ve hizmet kodları; yanındaki "kutu" ve "dosya" bölümüne de kutu ve dosya numarası,

        e)"Sıra Numarası" bölümüne,ekleri dışında,evraka teslim dönemi ile ilgili olarak,envanter dökümünde verilen müteselsil sıra numarası,

        f)"İşlem Tarihi" bölümüne,evrakın gün/ay/yıl olarak aldığı tarih,

        g)"Sayı" bölümüne,evraka verilen sayı,

        h)"Gizlilik Derecesi"bölümüne,evrakın gizli olup olmadığı(Gizli evrak G kısaltmasıyla gösterilir.)

        ı)"Konusu"bölümüne,o evrakın konusunu ifade edecek kısa açıklama,

        i)"Adedi"bölümüne,dosyalar için toplam yazı sayısı,defterler için toplam sayfa sayısı,diğer tür belgeler için toplam adet,

        j)"Açıklama"bölümüne,yıpranma,eksiklik gibi devredilecek arşiv malzemesi ile ilgili olarak yapılması gereken açıklamalar,

        k)"Evrak Sıra Numarası" bölümüne,evrakın dosya içindeki sıra numarası,

        yazılır.

Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne Devredilecek Malzemenin

Ayrılması ve Teslimi

        Madde:15-Bakanlık arşivinde saklanma süresini tamamlayan arşiv malzemesi"Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne Devredilecek"olanlar şeklinde ayrılır ve hazırlanacak devir listeleri veya "Arşiv Malzemesi Devir Teslim ve Envanter Formu" varsa kayıt defterleri ile birlikte devredilir. Bu yükümlülüğün yerine getirilip getirilmediği Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünce denetlenir.

        Arşiv malzemesinden hangilerinin Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünce telim alınıp,hangilerinin geçici veya sürekli olarak Bakanlık elinde kalacağı, Bakanlığın görüşü alındıktan sonra Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünce kararlaştırılır. Bakanlığın kendi arşivinde kalan arşiv malzemesi yönetmeliğin 6 ncı maddesi hükümlerine tabidir.

BEŞİNCİ BÖLÜM

Bakanlık Birim Arşivi İşlemleri Hakkında Ortak Hükümler

        Arşivlerden Yararlanma

        Madde:16-Arşiv malzemesinin aslı hiçbir sebep ve suretle,arşivlerden veya bulundukları yerlerden dışarıya verilemez.

        Ancak,Devlete,gerçek ve tüzel kişilere ait bir hizmetin görülmesi,bir hakkın korunması ve ispatı gerektiğinde,usulüne göre örnekler verilebilir. Yahut mahkemelerce tayin edilecek bilirkişiler veya ilgili dairelerince görevlendirilecek yetkililerce yerinde incelenebilir.

        Bakanlık veya birim arşivinden alınan malzeme,inceleme sonunda geri verilir.

        Yararlanma Usul ve Esasları

        Madde:17-Araştırmaya açık arşiv malzemesinden yerli ve yabancı gerçek ve tüzel kişilerin yararlanması,yükümlülükleri,arşiv malzemesi örneklerinin verilmesi,Bakanlar kurulunca tespit edilen usul ve esaslara göre yapılır.

        Uygunluk Kontrolü

        Madde:18-Birim arşivine veya Bakanlık arşivine devredilecek malzeme,uygunluk kontrolünden geçirilir. Bu kontrolde;

        a)Arşive devredilecek malzemenin işlem yılı itibariyle,aidiyetine göre kaydına mahsus "Kayıt Defteri" veya "Föyleri" gözden geçirilerek,sıra numaralarında atlama,tekerrür veya eksiklik olup olmadığına,

        b)Bir aidiyet içerisinde,aynı mahiyette birden fazla malzeme birimi varsa,kayıt defteri veya föyler deki kayıtların düzeltilmek suretiyle birleştirilip birleştirilmediğine,

        c)Dosya içerisinde bulunan evrakın,gerektiği biçimde dosyalanıp dosyalanmadığına,

        d)Klasörler veya dosyalar üzerine,devirden önce klasör ve dosyalara verilmiş numaraların,birim adının,ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına,

        e)Ciltli olarak saklanması düşünülmüş olanların ciltlenip ciltlenmediğine,

        f)Zarflanması gerekenlerin zarflanıp zarflanmadığına,

        g)Defterlerle,ciltlenmiş veya zarflanmış olanların üzerine,devirden önce verilmiş numaraların,birim adının,ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına,

        h)İşlem yılı esassına göre düzenlenen kayıt defterlerinin veya bu maksatla kullanılan föy ciltlerinin kapaklarının etiketlenip etiketlenmediğine,

        ı)Sayfaların ve eklerin yırtık,kopuk veya eksik olup olmadığına,

        bakılır,eksikler varsa tamamlanır.

        Uygunluk kontrolü,ilgili birim personeli ile birim arşivi yetkili personelince müştereken yapılır.

        Malzemenin Tasnifi ve Yerleştirilmesi

        Madde:19-Arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme birim arşivlerinde işlem gördüğü tarihlerdeki asli düzenlemeleri ile bozulmadan saklanır. Bekleme süresini müteakip Bakanlık arşivine aynı düzende teslim edilir.

        Malzemenin tasnifi ve yerleştirilmesi 16 Mayıs 1988 gün ve 19816 sayılı Resmi Gazetede yayım lanan "Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik"in 24 üncü madde hükümlerine göre yapılır.

        Ayrıca bu konuda yönerge hazırlanır.

        Bakanlık ve Birim Arşivinde Saklama Süresi

        Madde:20-Arşivlik malzemenin birim arşivlerinde bekletilme ve saklanma süreleri 1-5 yıldır. Arşiv malzemesinin Bakanlık arşivinde bekletilme ve saklanma süreleri ise birim arşivlerindeki saklama sürelerine göre 10-14 yıl arasındadır. Ancak,bu daha uzun süre saklanacak malzemeler ve bazı malzemelerin birim arşivlerinde bekletilme ve saklanma süreleri bir yönerge ile tespit edilir.

        Ayıklama ve İmha

        Madde:21-Bakanlığın taşra ve yurtdışı teşkilatı ile bağlı kuruluşlarında bulunan birim arşivlerinde,ayıklanma ve imha işlemleri,yönetmeliğin altıncı ve yedinci bölümlerindeki hükümlere göre yapılır.

        Ancak,Bakanlık merkez teşkilatında bulunan birim arşivlerinde ayıklama ve imha işlemi yapılmaz; ayıklama ve imha işlemleri Bakanlık arşivinde yapılır.

ALTINCI BÖLÜM

Muhafazasına Lüzum kalmayan ve İmha Edilecek Malzeme

Ayıklama ve İmha İşlemleri

        İmha Edilecek malzemenin Tespit Ölçüsü ve İmha Edilecek malzeme

        Madde:22-İmha edilecek malzemenin tespit ölçüsü,imha edilecek malzemenin tespiti 16 Mayıs 1998 gün ve 19816 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan "Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik"in 30 ila 31 inci maddeleri hükümlerine göre yapılır.

        Ayıklanma ve İmha Komisyonlarının Kurulması

        Madde:23-Ayıklama ve İmha Komisyonları aşağıdaki şekilde kurulur;

        a)Bakanlık arşivinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri için,Bakanlık arşivi sorumlusunun başkanlığında;

          1)Bakanlık arşivinde görevli iki personel,

          2)Malzemeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili dairenin amiri tarafından görevlendirilecek iki personel,

          3)Varsa müze,kütüphane ve dokümantasyon hizmetlerini yürüten birim görevlilerinden birer personelden,

          meydana gelen "Bakanlık Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu"kurulur. İhtiyaç duyulması halinde birden fazla komisyon kurulabilir.

        b)Bakanlık taşra ve yurtdışı teşkilatı ile bağlı kuruluşların merkez ve taşra teşkilatında bulunan arşivlerde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri için birim amirinin başkanlığında;

          1)Birim arşivinde görevli bir veya iki personel,

          2)Malzemeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili dairenin amiri tarafından görevlendirilecek iki personel,

          3)Varsa müze,kütüphane ve dokümantasyon hizmetlerini yürüten birim görevlilerinden birer personelden,

          meydana gelen "Birim Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu" kurulur.

          Ancak,yukarıda belirtilen sayıda ve nitelikte yeterli personeli bulunmayan birimlerde,bir üst hizmet birimi tarafından personel görevlendirilerek en az üç kişilik komisyon marifetiyle ayıklama ve imha işlemi yapılır.

        Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Görev,Yetki ve Sorumlulukları

        Madde:24-Ayıklama ve imha komisyonları her yılın mart ayında çalışmaya başlar,kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemeyi ayıklamaya tabi tutar,imha listesini hazırlar.

        Komisyon kararları oy çokluğu ile alınır. Komisyonların oy çokluğu ile karar veremediği durumlarda,komisyon başkanının oy verdiği tarafın kararı esas alınır.

YEDİNCİ BÖLÜM

İmha İşlemleri

        Ayıklama ve Tasnif

        Madde:25-Ayıklama ve imha komisyonlarınca ayıklanan ve imhasına karar verilen malzeme özelliklerine göre;birimi,yılı,mahiyeti,aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası,imha edileceği yıl,dosya planı esas alınmak suretiyle ayrılır ve tasnif edilir.

        İmha Listelerinin Düzenlenmesi

        Madde:26-İmha edilecek malzeme için bunların özelliğine göre;teşekkül ettiği birim, yılı, mahiyeti, aidiyeti,aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası ve dosta palanı esas alınmak suretiyle iki nüsha olarak imha listeleri hazırlanır. İmha listeleri,ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafın-

dan imzalanır.

        İmhası reddedilen evrak ve malzeme,ileride ilgili komisyonlarca yeniden gözden geçirilebilir.

        İmha Listelerinin Kesinlik Kazanması

        Madde:27-Hazırlanan imha listeleri,ilçede kaymakam,ilde vali,yurtdışında ilgili misyon şefi,merkez teşkilatında ise Bakan tarafından onaylandıktan sonra kesinlik kazanır.

        İmha Şekilleri

        Madde:28-İmha aşağıdaki esaslara göre yapılır.

        a)Kağıt ham maddesi olarak kullanılmak üzere Türkiye Selüloz ve Kağıt Fabrikaları Genel Müdürlüğü'ne(SEKA) gönderilmesi veya SEKA'nın yetkili mahalli kuruluşlarına teslim edilmesi suretiyle yerine getirilir.

        Gizli evrak ve malzeme ile başkaları tarafından görülüp okunması mahzurlu olan malzemenin SEKA'ya verilmesi gerektiği takdirde,gönderilmeden önce özel makinelerce okunmayacak şekilde kıyılması şarttır.

        b)SEKA'ya gönderilmesi veya mahallinde özel makinelerle kıyılması mümkün olmayan,yahut ekonomik görülmeyen malzeme,2886 sayılı Devlet İhale kanunu veya birimlerin özel mevzuatına göre sorumluluk,ihaleyi yapan birime ait olmak üzere,kıyılmak kaydı ile özel şahıslara ihale edilebilir.

        İmha Edilecek Malzemenin Ayıklanması

        Madde:29-İmha edilecek malzemeden,içerisindeki iğne,raptiye,tel gibi madeni cisimler ve karbon kağıtları ayıklanır,kullanma imkanı bulunan klasör ve dosyalar ayrılır.

        İmha Tutanağı

        Madde:30-İmha işlemi,düzenlenecek iki nüsha tutanakla tespit edilir. Bu tutanak,ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır.

        İmha Listeleri ve Tutanaklarının Saklanması ve Denetleme

        Madde:31-İkişer nüsha olarak hazırlanan imha listeleri ve tutanaklar ile bunlarla ilgili yazışma ve onaylar,aidiyetleri gözönünde bulundurularak gruplandırılır.

        Taşra teşkilatlarındaki birim arşivlerinde yapılan imha işlemlerine ait olanların birinci nüshası ilgili birim arşivinde,ikinci nüshası birim üst birim arşivinde,

        İl Milli Eğitim Müdürlükleri,bağlı kuruluşlar ve yurtdışı teşkilatı birim arşivlerinde yapılan imha işlemlerine ait olanların birinci nüshası ilgili birim arşivinde,ikinci nüshası Bakanlık arşivinde,

        Bakanlık arşivinde yapılan imha işlemlerine ait olanların ise,birinci nüshası Bakanlık arşivinde, ikinci nüshası merkez teşkilatının ilgili birim arşivinde,

        denetime hazır vaziyette 10 yıl süreyle saklanır.

        Tereddütlerin Giderilmesi

        Madde:32-Ayıklama ve imha işlemleriyle ilgili tereddüt edilen konularda birimler Bakanlığın; Bakanlık da Başbakanlığın(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü) görüşünü talep eder. Ayrıca bir Yönerge ile tereddütlerin giderilmesi sağlanır.

        Madde:33-Bu yönetmelikte bulunmayan hükümler için 16 Mayıs 1988 tarih ve 19816 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkındaki Yönetmelik hükümleri uygulanır.

SEKİZİNCİ BÖLÜM

Geçici Hükümler

        Geçici Madde:1-Çeşitli sebeplerle arşivlerde birikmiş eski malzeme için bu yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihi takip eden 3 ay içerisinde her yıl kurulan ayıklama ve imha komisyonlarının dışında ayrı ayıklama komisyonları kurulur. İhtiyaç duyulması halinde bu komisyonların sayısı artırılır.

        Bu komisyonlar Bakanlık arşivinde en geç 5 yıl,birim arşivlerinde 2 yıl içerisinde ayıklama ve imha işlemlerini tamamlarlar.

DOKUZUNCU BÖLÜM

Son Hükümler

        Yürürlük

        Madde:34-Bu yönetmelik hükümleri yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

        Yürütme

        Madde:35-Bu Yönetmelik hükümlerini Milli Eğitim Bakanı yürütür.