Universidad de Concepción Facultad de Ingeniería D.I.I.C.C. GESTIÓN INFORMÁTICA Tarea 2: Plan informático "Farmacia 21 de Mayo" Profesora: Claudia Jiménez Alumno: Rodrigo Hunrichse M. Concepción, Junio 1999. Introducción Este trabajo nos muestar un análisis de una empresa familiar, vista incluso por dentro, desde un punto de vista de los Sistemas de Información y Tecnologías de Información, de modo de proponer algunos proyectos a realizar para mejorar los procesos, describirlos de acuerdo a espectos técnicos y de negocio, incluyendo estimaciones de tiempo y costos, y esperar alguna evaluación del Comité de SI/TI. De los proyectos aprobados, recomendar su planificación de actividades. Historia: Farmacia 21 de Mayo. Nace en el sector Puchacay, en Concepción, Chile, en 1976. Se traslada a la Población Lorenzo Arenas Olivo porque se muda la familia allá. A un sector privilegiado por estar en una esquina frente a calle de paso intercomunal. El terreno es arrendado a módico precio, es de un amigo de la familia. Su dueña es la Químico-farmacéutica Pabla Molina Cruz. Sólo contadas ocasiones tuvo dependientes, aunque actual e históricamente ha sido atendida también por familiares cercanos:su marido (Fidel Hunrichse González) e hijos se quedan solos atendiéndola. Su horario es de 9 a 23 horas, aunque suele cerrar de 14 a 16 horas de lunes a sábados. Algunos domingos les toca "Turno", significa que deben abrir, en el mismo horario mencionado. Cabe señalar que en Lorenzo Arenas hubo hasta cuatro farmacias en 7 cuadras de Avenida 21 de Mayo, actualmente tres (dos cerraron), para una población de unos 25 mil habitantes entre Lorenzo Arenas, Laguna Redonda, Gabriela Mistral, Juan Pablo Segundo y Miraflores. Descripción de la situación actual: La empresa se encuentra en la Fase 1 de evolución. Se identificaron tres Departamentos, aunque los integrantes sean prácticamente los mismos: Departamento de Ventas, de Compras y Contabilidad. Departamento de Ventas: Lamentablemente no todos los productos están rotulados con el precio, y no es fácil encontrarlos... excepto para la dueña, que no informa por escrito o totalmente ni los precios ni las locaciones. Desde hace unos años, la Farmacia tiene una "sucursal" en Dichato, ya que la familia tiene un Bazar en dicha localidad, y puesto que allá no hay farmacia, se tiene una sección especial con perfumería. La familia se mudó a la casa junto a la Farmacia, comunicada internamente, por o que sirve de Farmacia de emergencia a los vecinos que conocen el secreto de que pueden golpear la puerta de la casa (que abre hacia afuera) para solicitar productos. Se da boleta y a veces factura. Hay convenios con tarjetas de crédito e instituciones. La familia también consume productos de la Farmacia, y los ingresos. Entre la Framacia y el Bazar hay intercambio de productos (sin guía de tránsito, que es listado de productos intercambiados). La farmacia también ofrece servicios adicionales, como confitería, regalos, perfumería, fotocopiado, envío y recepción de faxes, 3 teléfonos públicos, test de embarazo, consultas telefónicas, veterinaria, etc. La Farmacia compre también en distribuidoras los artículos de librería, perfumería, confitería, regalos, etc. generalmente en persona o por teléfono, y ocasionalmente con vendedores que la visitan. Para transportes la familia tiene una camioneta pick-up doble cabina y un automóvil modificado como camioneta. El Bazar es atendido por Don Fidel, lunes amiércoles y viernes a domingo, viajando irregularmente a Lorenzo Arenas a buscar y/o dejar mercaderías, ganacias y "encargos" (peticiones insatisfechas de productos). Las cuentas de los teléfonos (incluye dos celulares PCS) llegan juntas, con convenio carrier larga distancia. Antes, los aparatos telefónicos eran domiciliarios, y se prestaban, pero había que medir el tiempo al ojo o con cronómetro o reloj de arena, y había que fijarse que no llamaran larga distancia (marcando primero 0 o 1 o 6 o 7 u 8), o de nuevo, que pagaran realmente, avisarles que se psaron en el tiempo, etc. No se contaban los ingresos por llamados locales (la familia también los usa sin registro), aunque sí de los de larga distancia discado directo. Actualmente los teléfonos son automáticos con monedas y programables (bloqueables). No sempre se lleva la cuenta del dinero, pero hay (si se quiere) cuenta de ellos. El convenio reduce los costos un 70% del valor de referencia en llamadas larga distancia nacional por el carrier contratado. Había convenio con la Escuela Marina de Chile y el Consultorio para sacar fotocopias a pagar después... pero no se llevaba localmente registro de ellas. No sigue vigente el convenio. Departamento de Contabilidad Doña Pabla y Don Fidel se hacen imposiciones. La farmacia y el Bazar tributan juntos y hacen uso de un contador (ahijado) estudiante de auditoría. El matrimonio cuenta con cuentas corrientes bipersonal y particular de Don Fidel, tarjeta de cajero automático y chequeras, y sobregiro. A veces se piden préstamos bancarios, o a la Cooperativa, o a financieras. Las cuentas se ordenan a mano por orden cronológico en su orden de pago. Suelen perderse algunas cuentas, o mal ordenarse. Se suele pagar con cheque a 30, 60 o 90 días o al contado. Departamento de Adquisiciones: La compra de productos depende del tipo de producto: Fármacos: con vendedores de los laboratorios, quienes visitan la farmacia informando de nuevos productos, ofertas (por cantidad u ocasión), noticias y copuchas. Al vendedor se le paga por varios métodos, generalmente con cheque, y la distribución es por "pedidos" que llegan dentro de la semana, con factura en papel. También se compra directamente a las distribuidoras (laboratorios), por teléfono o fax. La información acerca de productos, composición, laboratorios, precios, prescripciones, posología (dosis por tipo de paciente), contraindicaciones, etc. se puede obtener en publicaciones periódicas especializadas, medios de comunicación (revistas, diarios, TV, etc.), y también se distribuyen en diskette. Los precios son más difíciles de obtener, porque se rebaja por cantidades, tipos de cliente, convenios de publicidad, etc. Las farmacias "de barrio" no reciben grandes descuentos, y los precios suelen ser efímeros. El precio al público es una ecuación simple: precio de costo por unidad * factor de venta = precio de venta Juicio crítico de las TI/SI: Aspectos tecnológicos: El ordenamiento, priorización y cálculo manuales necesitan un tiempo adicional después del hecho (la compra o venta). Sería conveniente hacerlo en el momento de realizarse la transacción, o al momento de almacenarse, de modo de poder automatizarse (se gana en tiempo, exactitud y simplicidad). La señora Pabla le dijo a Rodrigo "nunca me voy a comprar un computador". Aspectos de negocios: No hay muchas interrelaciones que se registren: el total de Ventas se usa para Contabilidad, al igual que las facturas o boletas de Compras. Se puede automatizar. El sistema actual es semi-eficiente, la automatización mejoraría la situación. Rendimientos: En tiempo: lento En exactitud: alto. Volúmenes y frecuencias: Creciente, dos talonarios de boletas al mes, 1 reporte a contabilidad al mes, 40 páginas de facturas. Ventas: -clasificado- Adquisiciones: 1 paquete al día (en promedio 2 Kg.) Grado de soporte subsistema- función de negocio: 90%, ineficiencias por pérdidas o desorden. Grado de conveniencia que las estructuras de datos actuales suponen en el desempeño de cada función y proceso: 30%. Hay funciones implementables que convienen más que las actuales, o a la inexistencia de ellas. Puntos fuertes y débiles de cada subsistema Fuertes: teléfono casi totalmente automatizado, contactos, experiencia de la señora Pabla. Débiles: uno de los teléfonos es distinto de operar, la gente no lo prefiere, falta de bodegas, desorden en general, mucha dependencia del negocio con la Señora Pabla. Áreas de mejora, que a juicio de los usuarios, tienen más necesidad de ser atacadas, cómo y porqué. Horarios más fijos, a veces está cerrado pero es horario de apertura, ¿Cómo? fijando el horario, ¿Por qué? porque uno no se pierde el viaje, puede confiar que está abierto. No tienen todos los remedios que uno quiere. ¿cómo? teniendo más variedad. ¿por qué? porque uno no se pierde el viaje, puede ser una emergencia. Es más caro que en el centro. ¿cómo? comprando al por mayor o de otro laboratorio. ¿por qué? porque sino uno va al centro a comprar los remedios más caros. No se vende por menos cantidad (menos que una caja o un sobre, antes sí se vendía).¿cómo? dividiendo las cajas o sobres ¿por qué? porque uno no necesita tanto a veces (deja el tratamiento) o es muy caro (*) (*): Se ha decidido no subdividir los medicamentos por problemas de simplicidad. Si se automatiza podría re-plantearse. No hay un proyecto al respecto. Proyectos existentes y propuestos a mediano plazo (Sólo se evaluarán los que tiene que ver con SI/TI) Pre-existentes: instalar un invernadero de rosas de corte adquirir un terreno en Dichato (o en otro lugar) hacer guías de tránsito registrar las ventas diarias, gastos del negocio y gastos de la casa. Proyectos propuestos Compra de un computador y software de administración. rotulado y cálculo de precios al consumidor. lector/ impresor de códigos de barras, asignación y unificación de códigos con los proveedores. compra de máquina registradora o P.O.S. (Point of sale) para registro exacto de las entradas o ventas. registro de las salidas. delegación de funciones y estandarización de procedimientos. evaluación periódica de secciones (productos por temporadas) habilitación de bodegas. pago automático de cuentas (luz, agua, patentes, derechos de recolección de basuras, teléfono, etc.) automatización de tareas administrativas: flujo de caja, cálculo de impuestos, pago de cuentas, etc. recepción electrónica de listas de precios, de distintos proveedores ojalá. (Las listas expiran inmediatamente). compras al por mayor. diversificación evaluada periódicamente: nuevos productos, encuestas, convenios a corto plazo, oferta anticipada de productos y servicios, etc. Publicidad: captación de nuevos clientes, mayor información autoservicio (fotocopiadora, expendedores automáticos, por ejemplo de preservativos). Ampliación: la farmacia puede tomar más área del frente, aprovechando el valor comercial de la esquina y la calle principal, habilitación del frente como estacionamiento, señalización y protecciones peatonales. Mejoramiento de imagen: mayor limpieza, superficies fácilmente limpiables, cierre de estanterías, etc. ¡mejora de terminaciones! Abrir o mejorar canales de comunicación con distribuidores, clientes, y negocios similares, a través de fichas, carpetas, historial, etc. Explicitación de estrategias, políticas, normas, etc. a plazos bien delimitados. creación/ ampliación de alternativas en caso de necesitarlas, como teléfonos alternativos, direcciones, intermediarios, fuentes de poder (UPSs, generadores, pilas, velas, etc.), llaves, entradas, personal ayudante, repuestos, cerraduras extra, seguros, alarmas, choferes, sobregiros bancarios, abogados, contadores, estacionamientos, traductores, acceso para discapacitados, entrenamiento en primeros auxilios, manejo de imprevistos, tarjetas de crédito, números de emergencia, cortafuegos, pararrayos, en largo etcétera para cosas críticas y valiosas. Estrategias de negocio Durante este trabajo se han explicitado las estrategias de negocio: comprar sin intermediarios preferir comprar a quienes den más plazo estar pendiente de comprar mercadería vendible antes que se acabe. diversificación de rubros. Priorización, aspectos de técnicos y de negocio, estimación de tiempos y costos, evaluación. Al comité de TI/SI se le han propuesto los proyectos relacionados con la información, los que ha aprobado o rechazado. Compra de un computador y software de administración. aspectos técnicos: SW eficiente, compatibilidad con otros proyectos, amistoso- fácil de usar y claro de entender, respaldable, validador de entradas, escalable, y2k-compatible. aspectos de negocio:barato, eficiente (relación rendimiento tiempo vs. trabajo vs. costo), mantenible con poca capacitación. estimación de tiempo: 1 mes. estimación de costos: 600 000 $ prioridad: cero evaluación: rechazada rotulado y cálculo de precios al consumidor. aspectos técnicos:el precio es variable, re-etiquetar es ineficiente, ojalá sea automático, con nombre y precio. aspectos de negocio: es ideal que todos los productos estén rotulados estimación de tiempo: 1 mes. estimación de costos: 0 a 300 000 $ prioridad: media lector/ impresor de códigos de barras, asignación y unificación de códigos con los proveedores. aspectos técnicos: TODOS los medicamentos tienen código de barras, se entregan electrónicamente también, es uniforme, hay variedad de software y hardware en varios niveles, (por ejemplo para lectura de códigos hay lápices, pistolas, superficiales, ventanas, etc.) Se debe mudar el subsistema factura. aspectos de negocio:hay variedad de costos para todos los negocios. estimación de tiempo:1 mes estimación de costos: 50 000 $ a 300 000 $ prioridad: media evaluación: Aceptada (depende de si se aprueba el computador o la caja registradora). registro de salidas: compra de máquina registradora para registro exacto de las entradas o ventas. aspectos técnicos: se necesita autorización del SII para expendio de comprobantes válidos como boleta, compatibilidad con otros proyectos (computador, lector de código de barras y software, capacitación, gastos de la casa, cuentas de crédito, guías de tránsito), y2-compatible, personalizable, automatizable auto-servicio. aspectos de negocio:rendimiento eficiente, comprable a plazos, barata, que incluya si es posible logo/ propaganda, sea clara para el cliente. estimación de tiempo:15 días. estimación de costos: 200 000 $ en adelante. prioridad: media evaluación: aprobada si es barata. delegación de funciones y estandarización de procedimientos. aspectos técnicos: se necesita profundo análisis, cambio de malos hábitos, explicitación de conductas y posibles justificaciones, creación de un manual. aspectos de negocio: depende del rendimiento sueldo/ tiempo/ trabajo, con los familiares es eficiente, con extraños está el peligro de fugas mayores, mejor distribución del tiempo de la dueño en tareas indelegables. estimación de tiempo:2 meses estimación de costos: 40 000 $ (donados por mano de obra) prioridad: media-alta evaluación: rechazada. evaluación periódica de secciones (productos por temporadas) aspectos técnicos:explicitación de perfiles de productos y su(s) correspondendiente(s) seccion(es), casos particulares, reglas de decisión, estadísticas pasadas, modelo estadístico, inferencia, cotas de rendimiento mínimo, ponderación de cada sección, de su ubicación, etc. aspectos de negocio: costo estimado mínimo, máximo, cotas de rendimiento mínimo tiempo/ costo/ espacio/ venta/ peso/ bodegaje, etc. estimación de tiempo:implementación: 1 mes por sección en un ciclo anual, cada sección en posibles distintas épocas del año. estimación de costos: 100 000 $/ mes (donados) prioridad:baja (por algo no se hace). evaluación: rechazada (necesita también la información del Bazar) habilitación de bodegas. aspectos técnicos: no hay espacio expandible horizontalmente, el diseño depende de las estadísticas anteriores, depende de otros proyectos (evaluación de seccciones, compras al por mayor), posible cambio de uso de espacios existentes, habilitación: correcta ventilación, temperatura, luminosidad, accesos, protecciones, seguridad; necesidad de vehículo o transporte hacia ella e interna. aspectos de negocio:disminución de costos por compras al por mayor, mejor control de existencias. estimación de tiempo: si se decide construirlo: 45 días de diseño/ rediseño. Más 15 días de habilitación. estimación de costos: si se decide construirlo: mínimo 200 000 $/ mes. Más 50 000 $ para habilitación (donados posiblemente). Más diseño (extraoficial: 40 000 $) oficial: 200 000 $. prioridad:media (no hay espacio expandible horizontalmente, ni disponibilidad de inversión) evaluación: rechazada (por espacio) pago automático de cuentas: aspectos técnicos:se contrata (generalmente gratis) cargándose a una cuenta bancaria cada mes el total de la mensualidad, tener claras las fechas depago, peligro de no tener fondos implica sobregiro. aspectos de negocio:los recibos llegan por correo luego no es inmediato, pero el pago nunca se debiera retrasar, buenas relaciones con el proveedor (generalmente se considera cliente preferencial, pues paga a tiempo) estimación de tiempo:menos de 1 hora por trámite estimación de costos: 0 prioridad:alta evaluación: aceptada automatización de tareas administrativas: flujo de caja, cálculo de impuestos, pago de cuentas, etc. aspectos técnicos:contratos, sobregiro, trámites, consultor/ agente. No todas automatizables, depende del proyecto computador. aspectos de negocio: ahorro en intereses, comisiones, multas, tiempo, papeleo. Posible cobro sin fondos implica comisiones, intereses. estimación de tiempo:1 semana en total, priorizables. estimación de costos: 20 000 $ (donados) prioridad:media-alta evaluación:rechazada (no hay computador) recepción electrónica de listas de precios, de distintos proveedores ojalá. (Las listas expiran inmediatamente). No aplicable, pues ya no tienen validez casi inmediatamente. compras al por mayor. aspectos técnicos: depende del proyecto bodega, cálculo de la cantidad desde que la que no baja el precio unitario, no puede comprarse más que lo que quepa en bodega. Necesidad de transporte si no se hacen entrega, cuidarse de la fecha de vencimiento (estadísticas compras). aspectos de negocio:a mayor cantidad menor o igual precio, no hay peticiones insatisfechas. estimación de tiempo:relativamente largo por producto (con estadísticas es instantáneo) o sección, 1 mes aprox. por producto. estimación de costos: 0 (necesita estadísticas) prioridad: media-baja (no hay bodega) evaluación: rechazada (no hay bodega) diversificación evaluada periódicamente: nuevos productos, encuestas, convenios a corto plazo, oferta anticipada de productos y servicios, etc. (ver evaluación de secciones) Autoservicio (fotocopiadora, expendedores automáticos, por ejemplo de preservativos). aspectos técnicos: sólo algunos automatizables (los pagados son más difíciles) Entregar boleta si es valor por sobre el mínimo. Problema de ponerle la fecha a la boleta. aspectos de negocio: se ahorra en trámite, tiempo de vendedor, cálculo de vuelto, cálculo de ventas. estimación de tiempo: días por expendedor o producto. estimación de costos: dependiendo de la tecnoogía, expendedor debe ser seguro también, mínimo 10 000 $. prioridad: medio-alto: hace falta el tiempo. evaluación: aceptada para algunos productos Abrir o mejorar canales de comunicación con distribuidores, clientes, y negocios similares, a través de fichas, carpetas, historial, etc. aspectos técnicos:recopilar/ ordenar información, actualizar regularmente, validar, crearles fichas/ carpetas, es más fácil con computador (depende del computador), incluir otros negocios similares para poder tener convenios, clientes potenciales, etc. aspectos de negocio: atención personalizada, servicios anexos, adelantarse a sus necesidades, cálculo exacto de deuda e intereses. estimación de tiempo:1 entrevista por cliente, mayor tiempo por proveedores y negocio similar. estimación de costos: 10 000 $/ mes (donados) prioridad: media alta evaluación: aceptada, existe algún tipo de ficha pero desordenada. Explicitación de estrategias, políticas, normas, etc. a plazos bien delimitados. (Hecho) creación/ ampliación de alternativas en caso de necesitarlas: aspectos técnicos: por sección investigar productos alternativos, por cada cliente, proveedor, negocios similares, plan de investigación, índices/ listas/ contactos, reglamentos, etc. aspectos de negocio:minimizar contactos fallidos, tiempo perdido, viajes infructuosos, llamadas equivocadas, contraórdenes, búsqueda de soluciones, etc. estimación de tiempo:permanente, quizás 1 hora al día para comenzar (por un mes), luego, 2 horas a la semana estimación de costos: 20 000 $ / mes (donados) prioridad:alta evaluación:aceptada Planificación: Ver una planificación en fichero gita2b.mpp Conclusiones: Hay proyectos que por más que sean buenos, mejoren el negocio y sean baratos, hay quienes no están a favor de la modernidad, y razones hay, porque a menudo la práctica les dice que lo que hacen y como lo hacen les funciona, y que no tienen tiempo para aprender o cambiar... Se les respeta su decisión. Las justificaciones ya fueron dadas.