Make your own free website on Tripod.com

 

1.1 HUBUNGAN ANTARA ORGANISASI DENGAN PENGURUSAN

ebelum seseorang itu meninjau dengan lebih mendalam tentang konsep pengurusan secara menyeluruh, eloklah sekiranya seseorang itu memahami dengan lebih jelas tentang organisasi dan ciri-cirinya. Kefahaman yang mendalam tentang konsep organisasi itu penting kerana pengurusan dan organisasi merupakan satu hubungan yang tidak dapat dipisahkan. Wujudnya sesebuah organisasi itu sama ada organisasi kecil atau besar, swasta atau awam memerlukan pengurusan atau pengendalian aktiviti-aktiviti organisasi.

1.1.1 Definisi Organisasi

Organisasi dapat didefinisikan sebagai satu unit sosial yang terdiri daripada manusia yang bekerjasama dan saling bergantung antara satu dengan lain bagi mencapai matlamat individu, kumpulan, dan organisasi.

Definisi di atas menjelaskan unsur-unsur yang perlu ada di dalam sesebuah organisasi: organisasi sebagai satu unit sosial, penyatuan usaha, dan hubungan antara seorang individu dengan individu yang lain.

1.1.2 Organisasi sebagai Unit Sosial

Apabila organisasi itu dianggap sebagai unit sosial, ini bermakna ia mempunyai beberapa orang pekerja yang telah diberi peranan tertentu untuk menjalankan sesuatu tugas. Mereka perlu bekerjasama dan berhubung antara satu dengan lain bagi menyiapkan sesuatu tugas itu. Sekiranya mereka ini menjalankan tugas tanpa memerlukan perkhidmatan dan kerjasama daripada pihak lain, sudah tentu tugas yang dijalankan itu tidak dapat disiapkan seperti yang dikehendaki sama ada dari segi masa, kualiti, kuantiti, dan penentuan-penentuan lainnya.

1.1.3 Penyatuan Usaha dan Hubungan di Kalangan Pekerja

Sesebuah organisasi memerlukan pekerja yang menyatupadukan usaha mereka supaya mencapai matlamat yang dikehendaki. Sekiranya tidak ada perpaduan di kalangan pekerja, sudah tentu organisasi itu tidak dapat menjalankan aktivitinya dengan berkesan dan sempurna. Keadaan organisasi akan menjadi kucar-kacir tanpa sebarang haluan yang tertentu. Penyatuan usaha hendaklah wujud di dalam sesebuah organisasi bagi menjamin pencapaian yang telah disenaraikan. Hubungan di kalangan kakitangan dapat menjamin organisasi itu bergerak dengan sempurna, tersusun dan berkesan. Penyelarasan melalui peraturan dan prosedur yang dibuat dapat meningkatkan hubungan antara satu fungsi dengan satu fungsi yang lain dan antara individu dengan individu yang lain.

 

1.2 CIRI-CIRI ORGANISASI

1. Sesebuah organisasi yang telah dibentuk akan melambangkan identitinya yang tersendiri. Misalnya, sebuah universiti seharusnya melambangkan tempat untuk menimba ilmu, sebagai sebuah pusat penyelidikan, dan juga sebagai sebuah institusi yang memberi perkhidmatan dan sumbangan kepada masyarakat sama ada dalam bentuk bimbingan atau khidmat nasihat, dan pengajaran dan pembelajaran lain. Untuk mencerminkan identiti atau nilai-nilai tinggi sebagai sebuah menara gading, universiti hendaklah memainkan peranan yang diharapkan oleh masyarakat kampus khususnya dan masyarakat awam amnya. Dengan demikian fungsi sesebuah universiti itu didapati berbeza dengan organisasi-organisasi lain yang mempunyai objektif tertentu.

2. Di dalam sesebuah organisasi, sama ada organisasi kecil atau besar, ia mempunyai hierarki atau tingkat autoriti. Jika dibandingkan antara kedua-dua organisasi kecil dan besar, sudah tentu ia berbeza dari segi bilangan hierarki (tingkat) aktiviti dan bilangan kakitangan pengurusan pada setiap tingkat. Misalnya, organisasi besar mungkin mempunyai lebih daripada tiga tingkat autoriti dan setiap tingkat autoriti itu akan mempunyai lebih daripada tiga atau empat pegawai yang bertanggung-jawab kepada ketua-ketua mereka yang berada pada peringkat yang lebih tinggi lagi.

3. Di dalam sesebuah organisasi, terdapat pembahagian kerja berdasarkan jenis pekerjaan atau bahagian yang diwujudkan. Pada umumnya, organisasi pembuatan mewujudkan bahagian-bahagian seperti bahagian pengeluaran dan pentadbiran. Di bahagian pentadbiran, terdapat beberapa unit lain seperti personel, pemasaran, dan kewangan. Organisasi yang mempunyai tiga bahagian itu beroperasi secara pembahagian kerja mengikut tanggungjawab yang tertentu.

4. Bagi menentukan aktiviti organisasi supaya berjalan dengan lebih teratur seperti yang dirancangkan, ia memerlukan sistem pengawasan, penyelarasan dan pengawalan ke atas perjalanan aktiviti. Dengan demikian, di dalam sesebuah organisasi, peraturan, dasar, prosedur, dan sistem hubungan hendaklah dijelaskan kepada kakitangan dengan jelas dan nyata.

Keempat-empat ciri yang disebutkan di atas hendaklah wujud di dalam sesebuah organisasi. Penentuan sama ada organisasi itu berkesan, efisien atau tidak, bergantung kepada sejauh mana keempat-empat ciri itu diseleng-garakan, disusun, dan diamalkan.

1.3 APAKAH YANG DIKATAKAN PENGURUSAN?

Apabila organisasi telah diwujudkan mengikut keempat-empat ciri seperti yang diterangkan di atas, masalah yang akan timbul ialah bagaimana organisasi itu harus diuruskan dengan sempurna, berkesan dan mencapai matlamat yang dirancangkan. Tanpa pengurusan yang betul, pelbagai masalah mungkin akan timbul, baik dari segi kewangan, pemprosesan, dan inventori hinggalah kepada masalah peribadi di kalangan para pekerja.

Kita pernah mendengar dari media massa tentang beberapa organisasi perniagaan khususnya, yang telah gagal bukan semata-mata kerana masalah persaingan tetapi juga disebabkan oleh pergolakan di dalam organisasi itu sendiri seperti tidak ada persefahaman antara pihak atasan dengan peringkat bawahan, perancangan dan ramalan yang tidak tepat, pembaziran sumber atau penyusunan struktur yang mengelirukan.
Pengurusan, pada amnya dapat didefinisikan seperti berikut:

1. Pengurusan sebagai proses perancangan, penyusunan, pengarahan, dan pengawalan usaha ahli-ahli organisasi dan menggunakan semua sumber organisasi untuk mencapai matlamat organisasi.

2. Pengurusan sebagai proses pengarahan, penyelarasan, dan pengaruh ke atas operasi organisasi untuk mencapai matlamat yang dikehendaki dan prestasi sepenuhnya.

Definisi di atas, walaupun mempunyai sedikit perbezaan dari segi bilangan dan jenis fungsi pengurusan, tetapi kedua-dua definisi itu mengandungi perkataan "proses" dan "matlamat". Ini bermakna, dua aspek penting di dalam pengurusan ialah:

1. Pengurusan sebagai proses: Menjalankan kerja secara sistematik serta memerlukan hubungan tertentu antara satu aktiviti dengan satu aktiviti yang lain.

2. Mencapai matlamat organisasi: Apabila aktiviti organisasi itu berjalan dengan teratur dan berhubung atau membantu antara satu dengan lain, maka matlamat organisasi itu dapat dicapai. Matlamat organisasi dapat berbentuk kualitatif (subjektif) atau kuantitatif (objektif).

1.4 PROSES PENGURUSAN

Proses atau fungsi pengurusan dapat dibahagikan kepada beberapa fungsi bergantung kepada cara kita mengelaskan fungsi-fungsi perancangan, penyusunan, penyelarasan, penstafan, dan pengawalan. Pada amnya, fungsi pengurusan dibahagikan kepada empat sahaja, iaitu perancangan, penyusunan, pengarahan, dan pengawalan.

1.4.1 Perancangan

Sebelum pihak pengurusan memulakan aktiviti organisasi, perancangan hendaklah dibuat terlebih dahulu. Pada peringkat perancangan, perkara yang perlu dipersoalkan adalah seperti berikut:

1. Tujuan dan objektif: Ini termasuk mengenal pasti perkara yang ingin dicapai oleh sesebuah organisasi berdasarkan matlamat penubuhan organisasi tersebut dan prestasi yang diinginkan seperti kadar pertumbuhan organisasi atau peratusan keuntungan dan lain-lain.

2. Strategi organisasi: Apabila matlamat dan tujuan telah ditakrifkan dengan jelas, organisasi perlu mencari jalan (strategi) untuk mencapai matlamat dan tujuan seperti yang diharapkan itu. Di dalam strategi, pihak pengurusan akan membincangkan perkara seperti strategi pemasaran yang meliputi perletakan harga, perluasan pasaran atau perbezaan barangan agar organisasi itu dapat bersaing dengan pihak luar.

3. Langkah seterusnya, pihak pengurusan harus mengatur program atau projek mengikut strategi yang berasaskan matlamat organisasi.

1.4.2 Penyusunan

Penyusunan melibatkan kerja menstruktur organisasi dan penstafan (proses pengambilan kakitangan). Struktur organisasi menunjukkan pembahagian kerja mengikut aktiviti (pemasaran, kewangan, pemprosesan dan lain-lain), tingkat (hierarki) autoriti, penyelarasan melalui peraturan dan dasar serta prosedur yang dibuat. Penstafan meliputi perancangan sumber manusia, pengambilan dan pemilihan kakitangan, orientasi dan latihan, penilaian prestasi, sistem pampasan (gaji, upah, dan faedah), program peningkatan produktiviti dan kualiti, program keselamatan dan kesihatan kakitangan, dan program kebajikan dan perkhidmatan kakitangan.

1.4.3 Pengarahan

Pengarahan merupakan fungsi penting untuk menjamin aktiviti organisasi berjalan dengan teratur dan sempurna dalam suasana yang harmoni. Untuk mencapai matlamat ini faktor-faktor motivasi, kepimpinan, dan sistem komunikasi perlu diberi perhatian oleh pihak pengurusan.

1.4.4 Pengawalan

Pengawalan merupakan fungsi terakhir untuk menentukan bahawa prestasi organisasi telah dicapai mengikut perancangan; masalah dalam penyusunan dikenal pasti dan langkah tertentu diambil; faktor-faktor di dalam organisasi, keinginan dan sifat kakitangan yang ada hubungan dengan prestasi dan tingkah laku perlu diberi perhatian dan diawasi.

1.5 MENGAPAKAH PENGURUSAN?

Pengurusan diperlukan di dalam semua organisasi, tidak kira sama ada organisasi itu kecil atau besar, swasta atau badan kerajaan. Fungsi pengurusan bukan saja merupakan tanggungjawab seorang pengurus besar atau pengarah tetapi juga tanggungjawab penyelia atau ketua bahagian yang berada di dalam organisasi.

Kita pernah mendengar kata-kata seperti: "Masalah yang timbul itu adalah dari pihak pengurusan... ". Pernyataan seperti ini dimaksudkan kepada mereka yang menduduki tingkat atas di dalam organisasi, padahal kelemahan dan masalah yang timbul itu berpunca dari semua pihak pada peringkat pengurusan. Dalam konteks pengurusan, pengurus dimaksudkan kepada mereka yang bertanggungjawab terhadap pekerjaan orang lain pada semua peringkat.
Setiap pengurus mempunyai tugas dan tanggungjawab yang tertentu, antaranya:

1. Pengurus ialah penyelaras dan pengarah di dalam organisasi yang mengawasi aliran kerja serta menyatupadukan semua unsur organisasi. Mereka mempunyai kuasa yang diberikan untuk mengarah orang lain yang berada di bawah tanggungjawabnya.

2. Pengurus bertanggungjawab menggunakan segala sumber dengan efisien untuk mencapai matlamat yang telah ditetapkan.

3. Pengurus juga tidak boleh lari daripada bertanggungjawab ke atas kegagalan dan kejayaan orang di bawah jagaannya. Kegagalan dan kejayaan itu mencerminkan prestasi pengurus berkenaan.

4. Pengurus mengimbangkan matlamat dan menetapkan prioriti seperti menjalankan kerja yang penting dahulu atau dengan serta-merta.

5. Pengurus mewujudkan matlamat, perancangan, dasar, dan mengimple-mentasikan strategi.

Aktiviti pengurusan berbeza mengikut tingkatan di dalam organisasi. Misalnya, pengurus atasan menggunakan kebanyakan masa mereka di dalam perancangan jangka panjang, perhubungan awam, membuat dasar serta menganalisis perkara-perkara yang berlaku di persekitaran luaran. Pengurus pertengahan atau penyelia sebaliknya memainkan peranan yang lebih di dalam penyelarasan dan pengawalan kerja pada peringkat operasi. Satu kenyataan yang harus kita terima ialah pengurus lebih berhadapan dengan faktor-faktor yang tidak dapat dikawal daripada faktor-faktor yang boleh dikawal. Misalnya, sumber selalunya terhad, kuasa yang diberikan terbatas, pihak atasan mengharapkan sesuatu yang mesti dicapai dan permintaan orang bawahan memerlukan pertimbangan. Oleh yang demikian, untuk membolehkan sesuatu perkara itu dilaksanakan, pengurus memerlukan kepakaran, keyakinan, dan mempunyai kesabaran.

1.6 PENGURUS DI DALAM ORGANISASI

1.6.1 Tingkat Pengurusan

Sudah menjadi kebiasaan untuk membezakan kedudukan pengurus mengikut hierarki kuasa atau pangkat di dalam organisasi. Perbezaan ini dapat dilihat di dalam rajah 1.1 hierarki pengurusan.

 

Rajah 1.1. Hierarki pengurusan

 

1.6.2 Pengurus Atasan

Pengurus yang menduduki peringkat atasan ini terdiri daripada Ketua Eksekutif, Presiden atau Pengurus Besar yang menetapkan matlamat dan menentukan ia tercapai mengikut tujuan organisasi. Pengurus atasan ini juga meneliti perkembangan dan peluang yang berlaku di persekitaran luaran supaya organisasi itu dapat menyesuaikan diri kepada perubahan yang berlaku.

1.6.3 Pengurus Pertengahan

Tugas pengurus pada peringkat ini, termasuklah menyelaras dan menyatupadukan aktiviti bahagian untuk mencapai matlamat yang telah ditetapkan oleh pihak atasan. Mereka pada peringkat ini terdiri daripada Pengurus Kawasan, Dekan Pusat Pengajian di universiti, Pengurus Personel dan lain-lain.

1.6.4 Pengurus Bawahan

Penyelia, Fomen, dan Ketua Kumpulan adalah antara mereka yang dimasukkan ke dalam kategori pengurus bawahan. Tugas mereka mengawasi pekerjaan harian di bahagian operasi seperti bahagian pengeluaran agar pengeluaran itu mengikut perancangan yang telah ditetapkan oleh pihak pengurusan pertengahan dan bawahan.

1.7 PERANAN PENGURUS DI DALAM ORGANISASI

Apabila seseorang pengurus memasuki organisasi, tidak kira sama ada organisasi swasta atau kerajaan, ia diberikan autoriti rasmi dan juga pangkat untuk menjalankan tugas dan tanggungjawab. Apabila pengurus itu mempunyai autoriti dan pangkat di dalam organisasi, misalnya sebagai seorang ketua jabatan atau ketua bagi keseluruhan organisasi, maka peranannya selain tugas rasmi, menjadi lebih kompleks lagi.
Henry Mintzberg membahagikan peranan pengurus kepada tiga bahagian:

1. Peranan sebagai penghubung atau orang perantaraan.
2. Peranan sebagai penyebar atau penyampai maklumat.
3. Peranan sebagai pembuat keputusan.

Rajah 1.2 di bawah ialah petikan daripada Henry Mintzberg, The manager's job: folklore and fact.

Rajah 1.2. Peranan pengurus

1.7.1 Peranan Penghubung Individu

Terdapat tiga peranan pengurus sebagai penghubung individu. Peranan-peranan ini datangnya terus daripada autoriti yang dipunyai oleh beliau.

1.7.1.1 Sebagai orang terpenting. Pertama ialah peranan sebagai orang terpenting. Oleh kerana pengurus itu mempunyai pangkat sebagai seorang ketua unit organisasi, maka beliau mestilah menjalankan tanggungjawab yang bersifat sosial. Sebagai contoh, seorang pengurus itu perlu menghadiri majlis perkahwinan kakitangan bawahannya atau seorang pengurus pemasaran melayani pelanggannya di majlis jamuan. Walaupun peranan ini tidak memerlukan keputusan penting diambil dan kadang-kadang dianggap biasa, tetapi ia penting demi untuk mengeratkan perhubungan dan rasa tanggungjawab sebagai seorang ketua yang dihormati.

1.7.1.2 Sebagai pemimpin. Oleh kerana pengurus itu bertanggungjawab kepada unit organisasi, maka ia bertanggungjawab ke atas kerja-kerja kakitangan unit tersebut. Setiap pengurus memainkan peranan sebagai

pemimpin yang mendorong dan menggalakkan pekerja untuk bekerja dan menentukan bahawa matlamat mereka itu sealiran dengan matlamat organisasi.

1.7.1.3 Sebagai pegawai perhubungan. Sebagai pegawai perhubungan, pengurus harus mengadakan hubungan dengan pihak luar untuk mendapatkan maklumat tentang perkembangan yang berlaku di luar organisasi. Perhubungan ini dapat dilakukan secara tidak rasmi atau secara persendirian tetapi mestilah berkesan.

1.7.2 Peranan Penyampai Maklumat

Oleh kerana pengurus itu adalah penghubung individu, maka ia dianggap sebagai nadi penting di dalam unitnya. Ia mungkin tidak mengetahui segala-galanya tetapi ia tentu mengetahui lebih daripada kakitangan lain hasil hubungannya dengan kakitangan di dalam dan pihak luar.

1.7.2.1 Sebagai pengawas. Sebagai pengawas, pengurus menjelajahi persekitaran untuk mendapatkan maklumat. Maklumat dapat diperolehi melalui perbualan, percakapan, dan secara spekulasi. Memandangkan pengurus itu berhubung dengan pihak lain, maka ia mempunyai kelebihan mengumpulkan maklumat untuk organisasi.

1.7.2.2 Sebagai penyampai. Pengurus mestilah berkongsi dan membaha-gikan maklumat yang diterima dari pihak luar. Sebagai penyampai, pengurus perlu memberikan sebahagian daripada maklumat yang diperolehi itu terus kepada kakitangan bawahannya yang tidak berpeluang mendapatkan maklumat tersebut. Apabila kaki-tangannya mempunyai kesukaran untuk berhubung dengan kakitangan yang lain, maka pengurus kadang kala hendaklah menghantarkan maklumat tersebut terus kepada kakitangan yang lain itu.

1.7.2.3 Sebagai jurucakap. Sebagai jurucakap, pengurus menghantarkan sebahagian maklumatnya kepada mereka yang di luar dari unitnya. Sebagai contoh, seorang penyelia pengeluaran di sebuah gedung mencadangkan kepada pihak pembekal supaya mengubah jadual bekalannya untuk memenuhi jadual pengeluaran gedungnya.

1.7.3 Peranan sebagai Pembuat Keputusan

Maklumat adalah bahan asas di dalam membuat keputusan. Pengurus memainkan peranan yang penting untuk membuat keputusan di unitnya. Dengan autoriti yang ada, pengurus dapat bertanggungjawab dan melibatkan diri di dalam sesuatu tindakan; dan sebagai nadi di dalam sebuah organisasi, pengurus harus mempunyai maklumat yang lengkap dan kemaskini untuk membuat keputusan tentang strategi unitnya.

Empat peranan yang menghuraikan pengurus sebagai pembuat keputusan adalah seperti berikut:

1.7.3.1 Sebagai usahawan. Sebagai usahawan, pengurus cuba membaiki unitnya dan menyesuaikannya dengan keadaan persekitaran yang berubah-ubah. Sebagai pengawas, pengurus hendaklah berada dalam keadaan berjaga-jaga untuk mendapatkan ilham baru. Apabila ilham yang baik didapati, beliau akan memulakan projek itu secara bersendiri dahulu atau beliau boleh mendelegasikan projek tersebut kepada kakitangannya. Sesuatu projek itu, melibatkan perkara seperti barangan baru, kempen perhubungan awam, peraliran dana yang kemaskini, penyusunan semula bahagian yang lemah, penyelesaian masalah imej di divisi luar negeri, menyatupadukan operasi komputer dan lain-lain.

1.7.3.2 Sebagai pengawal gangguan. Oleh kerana perubahan yang berlaku itu di luar kawalan pengurus, maka ia mestilah mengambil tindakan tertentu untuk mengelakkan keadaan daripada menjadi bertambah teruk dan tidak terkawal. Dalam kejadian seperti pelanggan utama telah ditimpa kebankrapan atau pembekal telah melanggar kontrak atau berlakunya mogok oleh pekerja, maka pengurus hendaklah menumpukan masanya untuk mengatasi masalah tersebut. Gangguan yang berlaku itu bukanlah disebabkan pengurus lemah dan tidak menghiraukan keadaan, tetapi juga kerana ia tidak dapat meneka akibat tindakan yang telah diambil, sekalipun ia seorang pengurus yang baik.

1.7.3.3 Sebagai pembahagi sumber. Peranan pembuat keputusan yang ketiga ialah sebagai pembahagi sumber. Pengurus bertanggungjawab untuk menentukan pihak yang akan mendapat sesuatu dan banyaknya. Sumber yang penting, pengurus itu harus memperuntukkan masanya kepada kakitangan supaya mereka dapat berhubung dengannya yang dianggap sebagai nadi dan pembuat keputusan. Pengurus juga bertanggungjawab dalam membentuk unit struktur, perhubungan rasmi dan menentukan cara sesuatu kerja itu dibahagikan dan diselaraskan. Pengurus juga meluluskan keputusan penting sebelum mengimplementasikannya. Dengan menetapkan kuasa ini, pengurus dapat menentukan bahawa keputusan yang dibuat itu mempunyai hubungan dengan perjalanan aktiviti dan fungsi-fungsi di dalam organisasi.

1.7.3.4 Sebagai perunding. Pengurus menghabiskan masa yang sewajarnya di dalam perundingan. Sebagai contoh, pengurus besar mengadakan perundingan dengan kesatuan sekerja atau pengurus jualan mengadakan perundingan kontrak dengan pembeli atau pengurus akan berunding dengan penyelia tentang isu-isu kerja dan lain-lain. Perundingan diibaratkan sebagai satu tugas penting memandangkan pengurus mempunyai autoriti dan maklumat yang cukup untuk mengadakan perundingan.

Kesepuluh peranan yang dibincangkan di atas amat susah untuk dipisahkan.


Rajah 1.3. Talian pengurus dengan sektor-sektor di dalam organisasi

 

1.8 KEMAHIRAN PENGURUS

Sebahagian besar masa seseorang pengurus itu digunakan untuk berkomunikasi, membuat keputusan, dan berinteraksi dengan orang lain. Sekiranya pengurus itu mencapai prestasi yang tinggi, ini bererti beliau telah berkesan melalui proses yang tersebut di atas. Dalam hal kebolehan seseorang pengurus itu, mereka yang tidak faham dengan pengertian kemahiran atau kebolehan menganggap bahawa kemahiran teknik dan kemahiran pengurusan sama. Padahal kedua-dua kemahiran itu dapat kita definisikan secara berasingan dan berbeza.

1.8.1 Kemahiran Teknik

Kemahiran teknik adalah kemahiran atau kebolehan yang khusus dalam sesuatu bidang. Contohnya, kemahiran dalam bidang kejuruteraan, pengeluaran, kewangan, dan pemasaran. Bidang-bidangnya memerlukan latihan sebelum dapat menjalankan pekerjaan.

1.8.2 Kemahiran Pengurusan

Kemahiran pengurusan atau kebolehan mengurus adalah berhubung dengan proses pengarahan, penyelarasan, atau pengawasan pekerjaan orang lain.
Kepentingan kemahiran teknik atau kemahiran pengurusan bergantung kepada tingkat pengurus itu berada dalam organisasi dan keadaan operasi yang dijalankan. Semakin rendah pangkat seseorang pengurus itu, semakin tinggi ia memerlukan kemahiran teknik untuk menjalankan tugas pada peringkat operasi.


Rajah 1.4. Hubungan antara kemahiran dengan pengurus

1.9 PENGURUSAN DAN PROSES PENGURUSAN

Pihak pengurusan ialah gabungan individu yang mengendalikan sesebuah organisasi. Secara akademik definisi seperti ini sangatlah terhad pengertiannya. Oleh kerana pengurusan itu bukannya individu atau sekumpulan individu, maka untuk tujuan kita, ia boleh didefinisikan sebagai proses perancangan, penyusunan, pengarahan, dan pengawalan penggunaan sumber untuk mencapai tujuan dan matlamat organisasi.

1.9.1 Empat Fungsi Pengurusan

Perancangan, penyusunan, pengarahan, dan pengawalan merupakan empat fungsi asas pengurusan.

1.9.1.1 Perancangan. Sebelum organisasi itu menjalankan kegiatannya, ia mesti merancang, iaitu menentukan terlebih dahulu perkara yang hendak dicapai olehnya. Ini termasuklah menetapkan tujuan, objektif, strategi, program, projek, dan kerja yang akan dimainkan oleh organisasi.

1.9.1.2 Penyusunan. Di dalam penyusunan, sumber manusia dan bahan disusun, dan dibahagikan mengikut gabungan yang tepat bagi menentukan perancangan itu berjalan dan mencapai matlamatnya. Ini termasuklah menyusun tingkat kuasa, membahagikan unit-unit atau bahagian, serta memilih kakitangan untuk memenuhi jawatan yang diwujudkan.

1.9.1.3 Pengarahan. Pengarahan memberikan panduan, bimbingan, dan perangsang kepada tenaga pekerja untuk mencapai matlamat organisasi. Perkara yang dilakukan termasuklah memberi kepimpinan, dorongan, dan berkomunikasi di dalam organisasi.

1.9.1.4 Pengawalan. Pengawalan merujuk kepada langkah-langkah mengawasi prestasi, membandingkan keputusan dengan matlamat organisasi dan mengambil tindakan yang betul sekiranya berlaku kesisihan.
Bab-bab seterusnya akan membincangkan empat fungsi pengurusan dengan lebih mendalam.

1.10 PENGURUSAN SEBAGAI BIDANG SAINS ATAU SENI

Persoalan sama ada pengurusan itu dianggap sebagai satu bidang sains atau seni masih lagi pada peringkat perbincangan dan perdebatan. Gulick menyifatkan pengurusan itu hanya dapat diakui sebagai bidang sains apabila:

1. Teorinya berkeupayaan untuk memberi panduan dan memberitahu pengurus tentang sesuatu keputusan yang mesti diambil di dalam sesuatu keadaan.
2. Teorinya juga dapat menentukan akibat yang akan berlaku hasil tindakan pengurus.

Berdasarkan Gulick, kita boleh menyifatkan bahawa pengurusan itu satu seni kerana keputusan yang diambil oleh pengurus itu berdasarkan pandangan, pertimbangan, dan gerak hati pengurus itu sendiri dengan berpandukan maklumat yang terhad. Kita mengakui bahawa sebahagian aspek pengurusan ada mengandungi ciri-ciri saintifik tetapi pada keseluruhannya pengurusan kekal sebagai seni.

1.11 PENGURUS SEBAGAI PENGHUBUNG DI DALAM ORGANISASI

Pengurus yang berada di dalam tingkat pengurusan, sama ada pada peringkat penyeliaan atau sehingga ke peringkat atasan, memainkan peranan sebagai penghubung antara tingkat pengurusan (Rensis Likert, 1961). Menerusi pengurus bahagian (fungsi) yang mewakili bahagian masing-masing, perbincangan, perundingan, dan penyelarasan berhubung dengan tugas, dan tanggungjawab dapat diadakan. Sebarang maklumat dari peringkat bawahan dapat disalurkan ke peringkat atasan menerusi pengurus bahagian. Begitu juga perhubungan dan penyelarasan antara satu bahagian dengan bahagian yang lain tentang sesuatu perkara dapat dibuat dan diselaraskan pada peringkat pengurus bahagian.



Rajah 1.5. Pengurus sebagai penghubung di dalam organisasi

 

1.12 KECEKPAN, KEBERKESANAN, PRODUKTIVITI, DAN KUALITI

Kejayaan mengurus sesebuah organisasi boleh diukur dari aspek kecekapan, keberkesanan, produktiviti dan kualiti produk, dan perkhidmatan yang ditawarkan oleh organisasi.

Kecekapan organisasi boleh diukur dari aspek kuantiti input yang digunakan oleh organisasi untuk menghasilkan satu unit pengeluaran atau perkhidmatan. Contohnya, apabila organisasi berupaya menambahkan bilangan produk atau perkhidmatan dengan menggunakan kuantiti input yang sama atau kurang, organisasi tersebut dianggap telah meningkatkan kecekapannya. Kecekapan juga bermaksud apabila pengurus membuat tugasnya dengan betul.

Keberkesanan boleh diukur dari segi sama ada pengurus membuat kerja yang betul dan matlamat organisasi berjaya dicapai. Contohnya, organisasi disifatkan tidak berkesan apabila ia gagal mencapai matlamatnya disebabkan oleh pelaksanaan rancangan yang lemah atau kerana kegagalan pihak pengurusan meramal perubahan persekitaran organisasi dengan lebih tepat.

Produktiviti disifatkan sebagia nisbah output yang dikeluarkan dibandingkan dengan input (sumber) yang digunakan dalam proses pengeluaran produk atau perkhidmatan. Input dalam sistem pengeluaran termasuk: tanah, bahan, mesin, wang, masa, dan tenaga pekerja. Produktiviti pekerja boleh diukur dari segi bilangan produk yang dikeluar atau bilangan pelanggan yang diberi perkhidmatan dalam jangka masa yang tertentu. Manakala produktiviti pengurus atau penyelia boleh diukur dari segi kecekapannya menggunakan tenaga pekerja ke tahap paling optimum. Sekiranya pekerja tidak dapat menjalankan kerja dengan lebih cekap atau pekerja terpaksa menunggu atau memperlahankan kerja kerana kelemahan sistem penyusunan dan penugasan, pengurus yang bertanggungjawab disifatkan tidak cekap dan tidak berkesan. Organisasi yang produktif berupaya bersaing pada peringkat nasional dan antarabangsa. Contohnya,

organisasi yang menggunakan teknologi moden dan terkini boleh memperbaiki produktiviti kerana ia mampu mengeluarkan produk dan perkhidmatan baru dengan harga yang lebih kompetitif. Persaingan sengit, perubahan cita rasa pengguna serta peningkatan tahap pendidikan masyarakat, kekurangan tenaga pekerja dan kekurangan bekalan sumber pengeluaran menyebabkan organisasi memberi penuh perhatian kepada program peningkatan produktiviti dan kualiti.
Kualiti produk atau perkhidmatan boleh diukur dari segi kepuasan pengguna atau pelanggan. Kualiti produk atau perkhidmatan merangkumi aspek daya tarikan produk, pembungkusan, kesenian, dan kehalusan kerja (pertukangan), layanan, hubungan inter-peribadi dan komunikasi, perkhidmatan sokongan, dan perkhidmatan lepas jualan.

Sama ada sesebuah organisasi ini organisasi sektor awam atau swasta, perkhidmatan atau keluaran industri, produktiviti dan kualiti adalah faktor penting yang boleh memimpin daya saing dan daya maju organisasi.

1.13 RUMUSAN

Pengurusan adalah satu bidang yang luas, merangkumi bidang-bidang sains sosial seperti sosiologi, antropologi, sains politik, ekonomi, dan juga psikologi. Kemahiran di dalam pengurusan bukan sahaja diperolehi melalui bacaan dan kefahaman tentang konsep dan prinsip-prinsip yang telah dikemukakan di dalam buku-buku teks. Malahan kemahiran ini dapat diperolehi melalui pengalaman yang dialami oleh pihak pengurusan semasa menjalankan tugas.
Peranan pengurus bukan sahaja tertumpu kepada aspek pengawasan dan pengawalan kakitangan, bahkan ia juga merangkumi tugas yang tidak tercatat di dalam gambaran tugasnya seperti peranan sebagai penyampai maklumat atau sebagai pendorong kakitangan atau sebagai seorang pemimpin atau tokoh.