Antes de Escrever um Relatório, Leia-me
Silvia H. Bonilla e Biagio F. Giannetti
(Laboratório de Físico-Química Teórica e Aplicada
Inst. de Ciências Exatas e Tecnologia da Univ. Paulista
R. Dr. Bacelar 1212, CEP 04026-002, S. Paulo, Brasil)
Leia-me
É capaz que o título tenha despertado sua curiosidade ou quem sabe você está prestes a escrever um relatório e interessou-se por este artigo. Qualquer que seja sua motivação para estar lendo estas linhas esperamos nos próximos parágrafos passar algumas informações úteis para escrever um relatório. É possível que algumas sugestões você já conheça, mas sempre é bom relembrá-las.
Por que escrevemos relatórios?
A resposta é bastante direta: para comunicar nosso trabalho e nossas idéias por escrito. Todo relatório tem que ser claro, conciso e exato. Com um relatório que tenha estas qualidades você terá mais chances de obter a colaboração ou a resposta esperada de seus superiores e de seus colegas. Por este motivo, a arte da boa comunicação por escrito não é um luxo, é uma questão de sobrevivência profissional.
Além do mais, quando se escreve um relatório tem-se a responsabilidade de fazer uma autocrítica honesta dos resultados experimentais. O bom profissional deve avaliar o próprio trabalho e relatar aos outros, quantitativamente se possível, se são bons ou maus, exatos ou incorretos os dados apresentados. É necessário avaliar os erros das medidas e como esses erros são refletidos nos resultados que foram calculados. A responsabilidade de avaliar a qualidade do trabalho experimental é de quem escreve e não do leitor.
E na escola, por que escrevemos relatórios? Basicamente, os relatórios na escola servem para treinar a habilidade da comunicação escrita e para exercitar a autocrítica dos estudantes.
O início do relatório: planejamento
Antes de começar a escrever um relatório é necessário algum planejamento. Inicialmente definimos a estrutura que o relatório vai ter. Geralmente, os relatórios acadêmicos possuem a estrutura de um artigo científico, incluindo (mais ou menos) os seguintes tópicos:
Título
Resumo
Introdução
Experimental
Resultados (ou Resultados e Discussão)
Conclusões
Apêndices
Referências Bibliográficas
Existe outro tipo de relatório, que é o chamado relatório executivo. Este tipo de relatório é empregado freqüentemente na indústria quando prestamos conta de nossas atividades ou apresentamos soluções a um superior. Muitas vezes o superior não está muito disposto a ler todo o relatório, embora precise tomar uma decisão rápida, especialmente neste caso, é oportuno inverter a ordem, colocando as conclusões no início do relatório.
Por este motivo, sempre é bom perguntar se há algum modelo de relatório a ser seguido, se não houver normas siga o seu bom senso.
A idéia fundamental é a de que estamos tentando nos comunicar com alguém que sabe menos sobre nosso trabalho, mesmo que seja nosso professor ou nosso superior numa empresa e, geralmente, o leitor vai tomar uma decisão baseado no conteúdo do relatório (uma avaliação na escola ou - até pode ser o caso - uma promoção, na empresa). Enfim, é preciso que nos preocupemos com o destinatário, por exemplo, construímos uma tabela e fazemos imediatamente a seguinte pergunta: "A tabela é clara? A informação flui facilmente para o leitor?".
Resumo do conteúdo de cada tópico
A seguir apresentamos algumas descrições gerais e breves do conteúdo de cada tópico do relatório acadêmico.
Título
Não esqueça de identificar-se.
Resumo
Em poucas linhas, descreva a experiência e talvez o método experimental ou o aparelho empregado. Sempre, que possível, dê um resultado numérico da experiência. Seja breve.
Introdução
Coloque a motivação do trabalho, faça um resumo curto da teoria relevante e apresente as equações matemáticas e químicas importantes para facilitar o entendimento do relatório.
Numere cada equação matemática e química na margem direita.
Não faça diferença na numeração entre equação matemática e química, por exemplo:
equação química (1)
equação matemática (2)
Apresentada a equação matemática dê a seguir o significado de cada símbolo empregado. Quando for a primeira vez que aparecem, no texto, termos técnicos ou parâmetros experimentais, escreva-os por extenso, e coloque a correspondente abreviação ou símbolo entre vírgulas ou parênteses. Feito isto pode-se escrever a abreviação ou o símbolo no decorrer do texto que o leitor já conhece o significado, como é mostrado no exemplo a seguir:
"Inicialmente o gás se encontrava nas condições normais de temperatura e pressão, CNTP."...e mais adiante... "O volume do gás, V, medido nas CNTP tinha um valor muito próximo ao esperado para um gás ideal..."
Se no final do relatório se percebe que há um grande número de abreviações e símbolos, o melhor a fazer é colocar todos as abreviações e símbolos num apêndice (que pode ter como título "Simbologia Empregada" ou simplesmente "Simbologia").
Seja original e breve. Não seja exibicionista, nem faça ostentação esnobe de seus conhecimentos. Lembre-se que a introdução serve de base para o leitor.
Use o tempo verbal em presente.
Experimental
Descreva o aparelho, a pureza e purificação de reagentes, o método de análise química, como o sistema foi montado, quais foram as variáveis independentes e como foram medidas e controladas.
Aqui é apropriado colocar as curvas de calibração (se forem muitas as curvas de calibração é melhor passá-las para o apêndice).
A apresentação é quase sempre cronológica e é escrita no tempo verbal em passado.
Resultados
Nesta seção os resultados experimentais são apresentados e discutidos.
Nunca inicie os parágrafos com tabelas ou figuras.
Geralmente, inicia-se cada parágrafo apresentando uma tabela ou uma figura (como: "A figura 1 mostra a variação de P com T"), dá-se continuidade com a descrição dos resultados obtidos (por exemplo, se a curva da figura apresenta um máximo ou, no caso de uma tabela, uma frase do tipo "As medidas de densidade realizadas, tabela 2, apresentavam erros da ordem de 10%") e, se for possível, finaliza-se com a interpretação causa-efeito dos resultados experimentais.
As tabelas e figuras devem entrar no texto de uma maneira lógica, de modo que a informação flua claramente para o leitor. O leitor não deve ser forçado a ficar virando a página de trás para frente para encontrar os dados citados. Numere de forma independente as tabelas e as figuras (por exemplo, tabela 1, tabela 2, figura 1, tabela 3, ...).
Apêndices
Aqui é um bom lugar para colocar os programas de computador empregados ou as listas geradas no computador. Cada apêndice deve ter um número e um título.
Referências Bibliográficas
Apresente uma lista numerada das referências citadas no texto do relatório.
Apresentando os dados
No corpo do relatório temos tabelas e figuras com a finalidade de apresentar os dados obtidos. A seguir daremos algumas recomendações sobre estes componentes do relatório.
Tabelas
Não esqueça de colocar um número e um título na tabela. O título deve ser informativo e deve descrever especificamente o conteúdo da tabela. Os títulos tal como "Dados Experimentais" ou "Pressões e Temperaturas" não são satisfatórios. Se possível, coloque no título informações sobre o sistema sob investigação e as condições experimentais; por exemplo, "A Pressão de Vapor de Soluções de Etanol de 30 a 50 oC."
A fluência da informação numa tabela é de esquerda para direita e de cima para baixo. Os dados experimentais ficam nas colunas da esquerda, enquanto dados numéricos calculados ficam nas colunas à direita dos respectivos dados experimentais que geraram estes resultados.
As variáveis devem ser definidas no texto do relatório antes da tabela. Freqüentemente a apresentação de alguma equação matemática que acaba servindo para gerar dados numéricos na tabela é feita na introdução. Assim sendo os parâmetros empregados na equação com seus respectivos símbolos foram apresentados anteriormente. Feito isto, geralmente, é suficiente encabeçar cada coluna com um símbolo (P, T, M), com a unidade separada por parênteses (P (atm), T (K), M (g/mol)) ou por uma barra (P/atm, T/K, M/g mol-1). O mesmo critério para indicar as unidades (parênteses ou barra) deve ser usado em todas as tabelas e figuras.
Os valores numéricos apresentados numa coluna deveram ficar alinhados com a mesma casa decimal (casa das unidades uma em baixo da outra, o mesmo para a casa dos décimos, centésimos, etc.). Um zero deve preceder a vírgula de fração decimal se o número é menos que um (por exemplo, 0,123). Se os números são muito grandes ou muito pequenos, todas as entradas numa coluna podem ser multiplicadas por uma potência apropriada de dez, como no exemplo:
103 P / atm
4,67
5,34
No exemplo apresentado, é freqüente que alunos tenham a seguinte dúvida: na primeira entrada o valor da pressão é 4,67 103 atm ou 4,67 10-3 atm?
Aconselha-se nestes casos que se faça leitura como uma sentença matemática 103 P / atm = 4,67, portanto, P = 4,67 103 atm.
Figuras
De maneira mais eficiente que uma tabela, um gráfico serve para informar ao leitor de forma rápida a relação entre um parâmetro experimental (variável independente) e um valor calculado ou obtido experimentalmente (variável dependente). A variável independente deve ser representada ao longo do eixo horizontal (abcissa) e a variável dependente deve ser representada ao longo do eixo vertical (ordenada).
Como as tabelas, os gráficos devem ter um número, independente da numeração das tabelas (mesmo que só exista um gráfico no relatório), e sua legenda correspondente. As legendas são colocadas, geralmente, sob o gráfico e devem descrever as condições experimentais. Portanto, uma legenda do tipo "P vs T" não é satisfatória, pois não diz o gás que foi empregado nem o volume ou a massa de gás, além disto, não esclarece se o valor de P foi obtido experimentalmente ou calculado. Enfim, são muitas as duvidas que o leitor pode ter com relação a uma legenda tão sucinta. A melhor legenda é aquela que junto com o gráfico forma um conjunto auto-explicativo, isto é, sem ler o texto o leitor consegue saber como uma determinada variável influencia o comportamento de outra num determinada condição experimental.
Além dos gráficos os relatórios podem conter fotografias, esquemas ou desenhos. Todas estas ilustrações, inclusive os gráficos, são chamadas de figuras, e todas elas possuem uma numeração e uma legenda. Para exemplificar como se faz a numeração das figuras apresenta-se um texto hipotético, onde se faz referência primeiro ao desenho de um aparelho e depois a um gráfico:
"A montagem experimental (Fig. 1) consistia ..." e mais adiante "Na figura 2 são apresentados os valores de ...".
Note que no exemplo chama-se o "gráfico" de "figura", isto é sempre assim, nunca é usada a palavra "gráfico" (tanto no texto como na legenda), a denominação correta é de "figura". Note, também, no exemplo que Fig. é a abreviação de figura.
Para facilitar a leitura, sempre que possível, coloca-se a figura logo após a sua citação no texto, desse modo o leitor pode ler com fluência o relatório sem ter que parar a leitura para ficar procurando a referida figura.
Sem receitas
Escrever relatórios é uma arte, que serve para comunicar nosso trabalho e nossas idéias e, como toda arte, para dominá-la deve ser exercitada. Este artigo, portanto, não pretende ser uma "receita" e sim um guia breve de consulta, especialmente dirigido ao aluno iniciante nesta arte. Para finalizar, vamos repetimos um trecho, que consideramos especialmente importante: procure fazer relatórios "claros, concisos e exatos".
Você é o leitor No.