Todos los sistemas de Gestión Operativa o Gestión
Administrativa proveen en forma directa y en línea la información
necesaria para que los sistemas financieros procesen la información
necesaria. Cada tarea involucrada con cambio de la situación financiera
refleja inmediatamente el asiento contable respectivo proveyendo con
ello una herramienta fundamental para la toma de decisiones, análisis
financiero y mejoramiento permanente de la rentabilidad del negocio.
Todos los sistemas de Gestión Financiera son
Multiempresa, lo que significa que independientemente pueden controlar
operaciones no solo del centro hospitalario sino incluso de empresas
asociadas.
CONTABILIDAD
Para reforzar el análisis de resultados financieros,
el sistema integra dos mundos contables que a menudo se consideran
irreconciliables, por una parte el requerimiento fiscal o gubernamental
de presentar informes financieros en formatos estándares lo que muchas
veces provoca que la empresa se ate a un plan contable que no
necesariamente representa los intereses de la administración en cuanto
a información analítica. Por ello, el sistema cuenta con dos modelos
contables integrados, por una parte, un sistema contable orientado a
costos y otro sistema contable de cuenta directa orientado a la
presentación fiscal de documentos (en Colombia PUCH).
El sistema cuenta con un módulo completo de
contabilidad orientado a costos, diseñado especialmente para soportar
por una parte los requerimientos de instituciones gubernamentales de
control y por otra parte el requerimiento natural del administrador
hospitalario de poseer una herramienta de análisis financiero para la
toma de decisiones.
CONTABILIDAD
GENERAL CON ORIENTACION A COSTOS
El núcleo de iHOSPITAL es la Contabilidad General con
Orientación a Costos, este sistema ha sido desarrollado pensando en el
control de Costos por Departamentos y por Elementos de Ingreso, Gasto y
Costo de tal forma que a cada Centro se le asignen las posibles
permutaciones, es así como se forma la cuenta de movimiento.
El sistema controla cuatro niveles de totalización
por cada Centro, un nivel adicional por Elemento y permite la permutación
de cuentas auxiliares que son controladas externamente a través de un
sistema de control de individuales que provee información a todos los
subsistemas.
Ejemplo:
Centros:
Ingresos |
6 |
Ingresos Médicos |
6.01 |
Cirugía
---->Departamento |
6.01.01 |
Quirófanos |
6.01.01.01 |
Medicamentos |
6.01.01.02 |
Otros Ingresos
Departamentales |
6.01.01.03 |
Terapia Intensiva |
6.01.02 |
Camas de Terapia Intensiva -
Det |
6.01.02.01 |
Medicamentos |
6.01.02.02 |
Otros Ingresos
Departamentales |
6.01.02.03 |
Elementos:
Uso de Quirofano 1 |
9001 |
Uso de Quirofano 2 |
9002 |
Curaciones |
9003 |
Uso de Oxigeno |
9004 |
De esta forma el cargo a los pacientes por uso de Oxígeno
en Cirugía se contabilizará en la cuenta:
Uso de Oxígeno en Cirugía 6.01.01.03-9004
y el cargo a los pacientes por el uso de Oxígeno en
Terapia Intensiva, en la cuenta:
Uso de Oxígeno en Terapia Intensiva 6.01.02.03-9070
Después, es fácil obtener informes especiales como
el RESUMEN POR ELEMENTO DE INGRESO:
9070 Uso de Oxígeno |
Anterior |
Movimiento |
Acumulado |
6.01.01.03 Cirugía |
150.000 |
200.000 |
350.000 |
6.01.02.03 Terapia |
100.000 |
120.000 |
220.000 |
TOTAL Uso de Oxigeno |
250.000 |
320.000 |
570.000 |
de igual forma se estructuran los RESUMENES por
ELEMENTOS de GASTO y COSTO.
De tal forma que es rápido analizar ingresos o gastos
por Departamento y por rubro de gastos, lo que ayuda a la optimización
de recursos.
El sistema de contabilidad provee entre otras
facilidades:
Control por Centros (Ingresos, Costos, Gastos)
Control de Elementos de Gasto / Ingreso / Costo / Mixtos
Consolidación de Cuentas Corrientes
Emisión de Balances de Comprobación
Emisión de diarios de Contabilidad
Emisión de Estados Financieros
Consulta de Saldos en Terminal a requerimiento y en línea
Resumen por tipo de Elementos
Elaboración de Informes Especiales
y muchas más.
CONTABILIDAD
DIRECTA (o PLAN UNICO DE CUENTAS)
La tradicionalidad del manejo contable de muchas
instituciones, requiere el manejo de cuentas contables, definidas en
forma directa y de esta manera, incluso presentar estados financieros y
resúmenes fiscales tradicionales.
Las cuentas son definidas por el usuario en un modelo
tradicional y permiten la emisión de:
Emisión de Balances de Comprobación
Emisión de Diarios de Contabilidad
Emisión de Estados Financieros
Consulta de Saldos en Terminal a requerimiento y en línea
Elaboración de Informes Especiales Definidos por el Usuario
CONTROL DE
CUENTAS INDIVIDUALES
El concepto de cuenta individual única permite con
facilidad lograr estados de situación consolidados para los cuenta
correntistas, ya que un código auxiliar identifica plenamente a la
cuenta, no importa cual sea el movimiento, el subsistema, el centro y
elemento o la cuenta mayor imputada.
Ejemplo:
INTEGRA S. A. Código: OT15
1.02.02.23.0045.OT15 Anticipo a Proveedores- INTEGRA
S.A.
2.02.03.12.0094.OT15 Cuentas por Pagar- INTEGRA S.A.
El sistema de Control de Individuales garantiza la
unicidad de codificación y control de información vital para toda la
empresa, a más de direcciones, NIT o Números de Documentos de
Identificación, dirección de correo, teléfonos, GRUPO DE
CLASIFICACION, indicadores de exoneración de IVA, ICA o Retención en
Fuente, Nombre Comercial, de:
Clientes
Adicionalmente, información necesaria de crédito,
montos máximos de crédito, formas de aceptación de documentos,
direcciones de entrega y contactos de negocios.
Empleados
Información demográfica Básica, porcentajes de
comisiones en caso de vendedores y cobradores.
Proveedores
Información general de negociación, moneda de
compras, direcciones adicionales y nombres de contactos.
Cuentas Bancarias
Compañías de Seguro
Empresas Asociadas
EPS
ARS
AFP
IPS
Definiciones Contables
Individuales requeridos para efectos contables como:
Bodegas
Mostradores
Usuarios del Sistema (Cajeros)
Departamentos
Especializaciones
Los Grupos de Clasificación permiten relacionar los
Individuales entre sí, definiendo asociaciones necesarias para la
empresa, como grupos financieros o empresariales, empresas con similitud
de intereses, etc. dependiendo de las necesidades del administrador.
CAJA HOSPITALARIA
El sistema de Caja es un producto integrado a todos
los sistemas y permite realizar recepción de pagos en cualquier punto
del hospital, sobre cualquier transacción pendiente, ya sea de
pacientes o de empresas responsables.
Módulo de Caja
Hospitalaria
El Núcleo de este sistema es el módulo operativo de
caja, éste permite al usuario realizar las siguientes funciones:
Cobro de valores directamente de los pacientes en
diferentes formas:
Efectivo
Cheques
Tarjetas de Crédito
Letras y Documentos
Registro de Impuestos retenidos por empresas.
Autorizaciones de:
Crédito de empresas
Descuentos a pacientes:
Global a la factura
Detallado por cargo
Consulta de Pagos realizados por el paciente.
Consulta detallada de cargos en la cuenta del paciente
con la opción de imprimir el detalle o un resumen o incluso cada cargo
detalladamente.
Impresión detallada de los medicamentos y materiales
utilizados para la atención del paciente.
Impresión de prefactura en formato propio del
hospital, en formato libre, en forma detallada o resumida agrupada por
conceptos de cargo.
Elaboración de Notas de Crédito para devolución al
paciente por efectos de exceso en los abonos u otros conceptos.
Como el sistema recibe los cargos en forma inmediata
desde los centros de servicio, el sistema de caja emite cortes de cuenta
en cualquier instante con el total real de la cuenta del paciente ya
ingresado.
Consulta de
Cartera Interna
El sistema cuenta con un módulo especialmente diseñado
para proveer la consulta y seguimiento de cuentas de pacientes que se
encuentran en servicio en el sistema. Este módulo permite emitir el
corte de cuenta del paciente y emitir informes en forma de recordatorio
de pago o solicitud de pago.
Consulta y Cierre
de Caja
El usuario cajero debe cerrar al final de su turno,
(que es iniciado automáticamente por el sistema), su caja, para ello
con un procedimiento sencillo, el sistema provee el cierre y emisión de
documentos de soporte respectivo.
Auditoría de
Caja
Para los usuarios de control, el sistema provee un
mecanismo de control de auditoría que permite que el usuario de control
de auditoría realice un corte de una caja y se pueda dirigir a ella
para elaborar una cuadratura en cualquier momento.
Depósito de Caja
Una vez que los usuarios cajeros han realizado su
cierre de turno, el sistema provee el mecanismo para que el personal de
tesorería pueda transferir los valores en cajas temporales hacia una
cuenta de banco registrando la transacción en el sistema de bancos,
realizando la contabilización de la misma y emitiendo los informes
requeridos.
BANCOS
El sistema de Bancos está íntimamente ligado a la
operación de Caja Hospitalaria y a los diferentes módulos de Cuentas
de Cobrar, Cuentas por Pagar y Contabilidad.
El sistema permite el manejo de diferentes cuentas en
diferentes instituciones bancarias.
Cada cuenta en cada institución bancaria puede ser de
diferente tipo e incluso manejar moneda distinta.
Todas las transacciones son definidas por el usuario y
controlan operaciones como:
Cheques
Depósitos
Retiros de Efectivo
Transferencias entre Cuentas
Depósitos de Terceros (cruce con Cuentas por Cobrar)
Depósitos a Terceros (cruce con Cuentas por Pagar)
Registro de Pagos de Tarjetas de Crédito (cruce con Cuentas por
Cobrar)
Registro de Depósitos de Caja (cruce con Caja)
Otras requeridas por los usuarios finales
Cada transacción involucra en forma inmediata el
comprobante contable respectivo en línea y los saldos son afectados
inmediatamente.
En el caso de cuentas de diferentes monedas a la
moneda corriente el sistema lleva un control de inventario real en
moneda extranjera independiente para cada cuenta.
El sistema permite realizar las conciliaciones
bancarias en cualquier momento, a requerimiento del usuario.
El cualquier instante es posible emitir reportes de
situación bancaria con una periodicidad mensual. Al tiempo que todas
las transacciones pueden ser consultadas en línea.
CUENTAS POR
COBRAR
El subsistema de Cuentas por Cobrar en forma natural
recibe directamente del subsistema de Caja la información base, procesa
y controla las deudas contraídas por los pacientes (o sus empresas
auspiciantes) hasta el cobro final.
Provee mecanismos de control por cobrar y reporta
vencimientos y presupone vencimientos futuros de tal forma que se pueda
prever la cobranza.
El sistema es totalmente interactivo y está
conformado por módulos de:
Procesamiento de Documentos:
Cheques post-fechados
Documentos (letras o pagarés)
Facturas
Control de Anticipos
Generación y Control de Notas de Débito
Generación y Control de Notas de Crédito
Operaciones Generales:
Cruce de Cuentas
Conciliación de Deuda
Consulta de Transacciones
General
Por cliente
Por transacción
Por fecha
etc.
Emisión de Estados de Cuenta
Reportes Periódicos
Reportes por Grupos de Consolidación
Reportes por Tipo de Documento
Reportes Generados por el Usuario
Generación de Cuentas de Cobro
Entrega de Documentos de Soporte
Emisión de Documentos Electrónicos de Cobro
Reportes especiales de comprobación de cartera Vencida o por Vencer
Posee su propio control de cheques cobrados y registro
de depósitos, los que afectan al subsistema de Bancos y obviamente a
Contabilidad.
Es capaz de convertir una deuda, por ejemplo, de
factura en documentos o de factura en cheques post-fechados.
Está integrado directamente con el subsistema de Caja
y Control de Bancos, contabiliza sus transacciones en forma inmediata.
COMPRAS
En un ambiente hospitalario descentralizado es
importante el control de compras de medicamentos, repuestos y
suministros, y su administración puede reducir costos y agilitar los
procesos de pago a proveedores y provisión de recursos.
El subsistema de COMPRAS controla las órdenes de
compra emitidas por cada uno de los departamentos, registrando toda la
información pertinente. Estas órdenes de compra son luego procesadas y
usadas para validar el ingreso de los artículos a la bodega principal o
a las departamentales, dependiendo del tipo de producto, la compra
afecta las diferentes cuentas contables y actualiza el inventario
respectivo.
El subsistema de COMPRAS incluye funciones para el
registro y control de :
Solicitudes Departamentales de Compra
Solicitud a Proveedores de Cotizaciones
Ordenes de Compra
Ingreso de Mercadería física a bodega
Registro de las facturas de los proveedores
Devoluciones y generación de notas de crédito
Una vez que el sistema ha procesado una compra y se
han registrado los diferentes ingresos de mercadería debidamente
autorizados, automáticamente realiza los registros respectivos en
contabilidad y genera las transacciones al sistema de CUENTAS POR PAGAR
para que sean procesados los desembolsos respectivos.
CUENTAS POR PAGAR
Una vez que una transacción de compra es registrada
por el subsistema de COMPRAS o en el módulo de COMPRAS LOCALES en el
subsistema de INVENTARIOS, el subsistema de CUENTAS POR PAGAR las recibe
y las procesa.
Una vez que se encuentran bajo el control de CUENTAS
POR PAGAR, el sistema tiene la capacidad de procesar cada una o todas
las obligaciones por proveedor.
El control de las obligaciones generadas por la
adquisición de productos para consumo, se realiza a través de los
diferentes subsistemas como COMPRAS o INVENTARIO GENERAL los que generan
transacciones con los proveedores.
El subsistema de CUENTAS POR PAGAR realiza los pagos
y/o conversiones a documentos, letras, etc.
Otro tipo de obligaciones también pueden ser
controladas como pagos a aquellas empresas que proveen servicios a
pacientes del Hospital y que cobran las planillas a través de los
subsistemas del GRUPO DE PRODUCCION.
Obligaciones especiales pueden ser ingresadas para ser
controladas directamente como contratos de mantenimiento o servicios que
tienen que ser pagados periódicamente como documentos, letras u otro
tipo de obligaciones.
El sistema provee reportes de vencimiento y
provisiones y registra los movimientos directamente al Subsistema de
Contabilidad.
Obviamente al pagar, el sistema tiene la capacidad de
emitir directamente los cheques-comprobantes y comprobantes de retención
en la fuente al subsistema de BANCOS registrando las obligaciones
generadas.
Es posible también realizar pagos en efectivo.