Pendahuluan

Tertakluk kepada Akta Arkib Negara 44/66, tangggungjawab utama Arkib Negara adalah mengumpul, memelihara dan membolehkan rekod-rekod awam yang ada dalam simpanan Jabatan dirujuk oleh orang ramai. Rekod-rekod awam yang bernilai sejarah atau kebangsaan yang dipindahkan ke Arkib Negara untuk disimpan kekal akan dipelihara supaya dapat dijadikan bahan rujukan pada masa hadapan. Oleh hal yang demikian, Arkib Negara berperanan sebagai pusat sumber maklumat sejarah negara. Bagi mencapai objektif tersebut, kemudahan rujukan dan penyelidikan awam, dengan matlamat untuk membina sikap cintakan tanah air dan membantu ke arah pembentukan dasar disediakan dikendali oleh Unit Rujukan, Cawangan Panduan dan Rujukan dan semua Cawangan Negeri.

 Bahan-bahan yang boleh dirujuk

 Bahan-bahan arkib yang terdiri dari semua jenis bahan yang diperolehi daripada sumber rasmi dan persendirian. Bahan sumber rasmi yang diperolehi dari Jabatan Kerajaan adalah seperti fail-fail, terbitan. ordinan, audio video, wawancara dan sebagainya. Bahan daripada sumber persendirian adalah seperti surat-surat, tesis, gambar dan sebagainya.

 Bahan-bahan boleh dirujuk, kecuali:

1.  Kumpulan arkib jenis fail yang belum mencapai taraf arkib iaitu rekod yang belum berusia 25 tahun;
2.  Bahan arkib yang dikelaskan sebagai bahan terperingkat, rahsia, atau sulit yang mana belum diturunkan tarafnya oleh agensi pewujud; dan
3.  Rekod-rekod yang mengandungi isu-isu yang sensitif yang mana boleh mencetuskan isu perkauman, menggugat kestabilan politi dan negara.

Syarat membuat penyelidikan

Seseorang yang hendak membuat penyelidikan di Arkib Negara perlu memohon kepada Ketua Pengarah dengan melengkapi borang A - Permohonan Untuk Merujuk Kepada Arkib. Penyelidik-penyelidik yang boleh merujuk bahan arkib terbahagi kepada dua kategori:

1.  Warganegara Malaysia; dan
2.  Warganegara asing, warganegara Malaysia yang menetap di luar negara dan pelajar lepasan ijazah lanjutan. Kategori ini perlu mendapat surat pengesahan daripada Unit Perancang Ekonomi, Jabatan Perdana Menteri sebelum memuat permohonan.

Apabila anda telah didaftarkan sebagai penyelidik, kerja-kerja penyelidikan boleh diteruskan di Dewan Penyelidikan. Akses kepada bahan-bahan arkib adalah tertakluk kepada Akta Arkib Negara 44/1966, Peraturan Arkib Negara (Kemudahan Untuk Rujukan) 1974 , Peraturan-peraturan Penggunaan Bahan Arkib dan Akta Rahsia Rasmi 1986. Rujukan hendaklah dibuat hanya dalam bilik atau kawasan yang disediakan untuk maksud itu dan tidak boleh dipindahkan darinya. Bahan-bahan arkib tidak boleh dibawa keluar dari kawasan Dewan Penyelidikan.

Walau bagaimana pun, bahan-bahan boleh dibuat salinan untuk tujuan rujukan di luar. Perkara ini adalah tertakluk kepada Peraturan Penyalinan Bahan, Arkib Negara dan Akta Hakcipta 1987. Setiap salinan dikenakan bayaran mengikut kadar kos yang ditetapkan dalam Peraturan Arkib Negara (Bayaran)(Pindaan) 1984.

 Penyelidikan arkib

Setiap penyelidik yang ingin merujuk bahan-bahan arkib terlebih dahulu meneliti dan menyemak panducari yang disediakan di Dewan Penyelidikan. Panducari yang terpenting adalah Senarai Penerimaan, Senarai Penjelasan Fail, Senarai Mikrofilem, Siri Iventori Rekod, Katalog, Siri Bibliografi, Kad Indeks Gambar, Kad Indeks Terbitan Rasmi, Senarai bahan-bahan Arkib Perdana Menteri, Wira Negara dan Peta.

Terbitan-terbitan lain juga disediakan bagi membantu penyelidik dan untuk memberi maklumat tambahan. Antaranya Siri Anotasi Tesis, Panduan Rekod Persekutuan dan Negeri, Panduan Rekod Cawangan, Panduan Surat Persendirian, katalog, Pameran, Buku Hari ini Dalam sejarah dan sebagainya.

Perkhidmatan-perkhidmatan yang disediakan

1.  Perkhidmatan penyelidikan, pertanyaan dan permintaan;
2.  Perkhidmatan pinjaman bahan kepada Jabatan kerajaan;
3.  Perkhidmatan penyalinan bahan fotokopi, gambar, mikrofilem dan salinan taip;
4.  Perkhidmatna pengesahan salinan dokumen arkib; dan
5.  Perkhidmatan membuat transliterasi.

Bilik membaca mikrofilem
Bilik ini dikhaskan bagi penyelidik-penyelidik yang ingin merujuk kepada bahan arkib yang terdapat dalam bentuk mikrofilem.

Bilik Audio Visual
Bahan-bahan yang terdapat dalam bentuk video dan pita magnetik/kaset boleh dirujuk/didengar dalam bilik Audio Visual. Alat-alat seperti TV, alat penayang video dan alat perakam disediakan.

Kemudahan merezab bahan
Bagi penyelidik-penyelidik yang belum/tidak dapat merujuk habis bahan-bahan arkib yang dipesan, boleh merezabkan bahan-bahan tersebut selama satu minggu. Borang rezab hendaklah dilengkapi dan diserahkan kepada kaki tangan bertugas.

Sudut Mikrofilem dan audio visual

Sudut ini menyediakan kemudahan rujukan terus kepada bahan-bahan dalam bentuk mikrofilem dan audio visual yang terpilih mengikut kepopularan bahan-bahan tersebut. Bahan-bahan tersimpan di dalam Bilik Mikrofilem dan Bilik Audio-Visual. Penyelidik-penyelidik perlu menghubungi kakitangan bertugas untuk menggunakan kemudahan ini.

Penyerahan salinan hasil penyelidikan

Penyelidik-penyelidik yang menggunakan perkhidmatan rujukan ini dikehendakki menyerahkan satu salinan hasil penyelidikan mereka kepada Arkib Negara selaras dengan Peraturan-peraturan Arkib Negara (Kemudahan Rujukan) 1974. Sijil-sijil Penghargaan akan diberi kepada setiap penyelidik yang menyerahkan hasil penyelidikan mereka.

Waktu Penyelidikan

Isnin dan Jumat - 9.00 pagi - 4.00 petang
Selasa, Rabu dan Khamis - 9.00 pagi - 6.00 petang
Sabtu - 9.00 pagi - 12.30 tengahari
Waktu Pendaftaran - 2.00 petang - 4.00 petang.
Kemudahan penyelidikan selepas waktu pejabat pada hari selasa, Rabu dan Khamis hanya dibenarkan kepada penyelidik berdaftar sahaja.

Cawangan Panduan dan Rujukan
Jalan Duta,
KUALA LUMPUR