Bolum 1

Proje Yönetimi Metodolojisi Nedir?

Proje Yönetimi Metodolojisinin amacı, IT projelerinin standart bir metod ve yöntemle, disiplinli, iyi yönetilen, ürünlerin yada sonuçların kaliteli teslimini güvence altına alarak belirli bir bütçe ve zaman kısıtı altında gerçekleştirilmesidir. Proje Yönetimi içerdiği değişkenlerin fazlalığından tek ve standart bir yol olarak çözüm sunmamaktadır. Her organizasyon kendi bünyesinde oluşturduğu metodolojiyi proje bazında tekrar değerlendirmeli ve daha sonra çalışmalara ba?lamalıdır.

Aşağıdaki şekilde Proje Yönetimi Metodolojisi görülmektedir

Proje Yönetimi Metodolojisi

Proje Yönetimi Devamlı Bir Süreçtir

Yukarıdaki şekilde de görüldüğü gibi proje yönetimi devamlı bir. süreçtir. Aktivitelerin sabit sıralandığı bir sistem değildir. Süreçler içiçedir ve birbirlerinden ayrı düşünmek imkansızdır.

Kontrol, gözden geçirme ve raporlama ise tüm çevrimde baştan sona devam eden işlemlerdir. Metodoloji projenin yönetimi ile ilgili akışı gösterir fakat geliştirme çalışmalarının proje spesifik ve tek olması sebebiyle uygulama detaylarını göstermez.
Proje Yönetimi Metodolojisi ile Geliştirme Hayat Çevrimi İlişkisi

Proje Yönetiminin Gelistirme Hayat Çevrimine İlişkisi

Yukarıda görüldüğü gibi geliştirme hayat çevrimi projenin uygulanması aşaması ile aynı anda gerçekleşmektedir. Proje Yönetimi ve ilgili aktiviteler spesifik geliştirme metodolojisinden bağımsızdırlar.

Metodolojinin Uygulanabilirliği

Proje Yönetimi Metodolojisi tüm projelerinde genel olarak uygulanabilir olarak düzenlenmiştir. Proje Yönetiminin hangi projelerde uygulanacağına şirket politikaları ile karar verilir. Bu kararı projenin büyüklüğü ve riski belirlemelidir. Bölüm Yöneticileri projelendirilmesini istedikleri projeleri yönetim toplantılarında sunacaklardır. Buradan çıkacak bir karar veya üst yönetimin direkt olarak projelendirilmesine karar verilen projeler Proje Yönetimi Metodolojisi çerçevesinde projelendirileceklerdir.

Metodolojinin Biçimlendirilmesi

Metodolojinin tasarımı projelerin genel yapısı üzerinden belirlenmiştir. Bu suretle metodolojinin gerekli esnekliğe sahip olması öngörülmüştür. Projelerin içerik ve nitelik itibariyle incelenmesi sonucu büyük ve karmaşık projelerde izlenecek yol ile daha küçük projelerde izlenecek yolun birbirinden ayırılması gerekmektedir.

Unutulmaması gereken büyük ve kompleks projelerin yönetimsel kontrole ve gözden geçirmelere daha çok ihtiyacı olduğudur. Küçük projelerde ise kontrolden çok uygulama temelli iş gerçekleştirmelerine yönelinmesinde fayda vardır.

Proje Yöneticisi ve/veya Sponsor proje gereklilikleri doğrultusunda projenin ana aşamalarına karar vereceklerdir. Metodoloji ile ilgili bu düzenlemeler ve uygun görülen uygulamalar proje yönetici tarafından yazılı bir şekilde proje ekibine bildirilecektir. Ana aşamalar Proje Planı'nında temeli olacaktır.

Proje Yönetimi Sihirli Değnek Değildir?

Bu çalışma projelerin gerçekleştirilmesi için gerekli adımları anlatmakta fakat projenin BAŞARIYLA tamamlanmasını anlatmamaktadır. BAŞARI Proje Yönetimi Metodolojisinin uygulanabilirliği ile orantılıdır. Projelerin onaylanma öncesi geçirdiği ARAŞTIRMA dönemide bu başarının sağlanmasında hayati öneme sahiptir. Herhangi bir fikrin ürüne dönüşebilmesi için gerekli ön çalışmalar (Piyasa araştırmaları, yazılım/donanım değerlendirmeleri vb.) disiplinli ve çok yönlü olarak gerçekleştirilmelidir. Bu konuda araştırmanın önemi farklı alternatiflerin zaman, para ve spesifik özelleri cinsinden karşılaştırılmaları ile olmaktadır. projeleri için Araştırma Formu ektedir.

Sürekli Gelistirmeler

Metodoloji sabit ve değişmez değildir. Projelerdeki deneyimler ve öneriler ile gelişmeli, yaşanan süreçlerin organizasyon açısından değerlendirmeleri yapılmalı, bu konuda görüş bildirmek isteyenler cesaretlendirilmelidir. Metodoloji canlı bir varlık gibi organizasyonla beraber büyümelidir. Süreçler organizasyona göre optimize edildikçe metodolojiyi de geliştirecektir.

Projenin ne olduğunu tanımlamak Proje Yönetimi Metodolojisinin ne olduğunu ve etkinliğini anlamak açısından önemlidir.

Proje Yönetimi Metodolojileri projelerin verimili çalışabilmesi için süre, maliyet, duyarlılık, personel sayısı, önem, aciliyet, karmaşıklık düzeyi vb. kriterlere göre değerlendirilmelerini ve kategorize edilmelerini öngörür. 'da yapılan çalışmalar sonucunda Proje Kategorizasyonunun ;
 

	BÜYÜK PROJE	ORTA PROJE	KÜÇÜK PROJE
SÜRE	> 4 AY	1-4 AY	< 1 AY
MALİYET	> 1000 iş günü	100-1000 iş günü	< 100 iş günü
DUYARLILIK	MAJ.	INT.	MIN.
KARMAŞIKLIK	> 4 Birim	2-4 Birim	< 2 Birim

olması öngörülmüştür. Bu değerler çalışmanın yapıldığı andaki durum dikkate alınarak hazırlanmıştır. Bu matris zaman içinde ve birimlerin kendi koşullarını değerlendirmesi sonrası değiştirilebilecektir.

NOT: Bu çalışmada ayrıca Proje Yönetimi maliyetlerinin proje maliyetinin % 2-10'u arasında değiştiği kabnul edilmiştir.

Proje sadece başarılması gereken aktiviteler bütünü olarak değil, amaçlara ulaşmak için bir süreç olarak ele alındığında proje yöneticisi işi aktiviteler düzeyine indirerek incelemelidir. Aktivitelerin bitişi projenin amacına ulaşmasını sağlayacak şekilde tüm proje ekibi tarafından belirlenmelidir.

Geçici Süreç

Projeler geçici süreçlerdir, son hedefe ulaşıldığında proje tamamlanmış olacaktır. Bu yüzden projenin başarıyla tamamlanması için projenin erken safhalarında projenin bitiş noktası yada ulaşılmak istenen hedefler tanımlanmalıdır. Birçok projenin bitmemesinin sebebi ise projeyi neyin sonlandıracağının tanımlanmamış olmasıdır.

Sponsor üst yönetiminde hem fikir olduğu son ürünü tanımlamalıdır. Projenin başarı kriteri taraflar arasında açık ve net bilinmelidir. Projenin başarı kriterinin tanımlanması için sorulabilecek en basit soru: "Bu projeyi neden yapıyoruz?" olacaktır. Başarı kriteri ölçülebilir olmalı ve yönetimsel (business) değerlerle dile getirilmelidir. Yönetimsel dile getirme ürünün piyasa araştırması, reklam beklentisi, tanıtımının nasıl olacağı, rakiplerin durumu vb. çalışmaların sonucunda ürünün kabul edilebilirliğini ortaya koymaktır.

İyi Tanımlanmış Hedefler

Projenin tamamlandığına ilişkin kararın verilebilmesi iyi tanımlanmış hedefleri gerektirir. İyi tanımlanmış hedefler olmadığında proje amacını yitirecektir.

İsteklerin yada problemin tanımlanması dikkatli ve çok yönlü düşünme gerektirir.(Araştırma Raporu) Bu sayede projenin hedeflerinde netlik ve çözüm yaklaşımının ne olacağı konusunda karar verilebilir.

Proje Yönetimi Nedir?

Projeleri gerçekleştirmek için gerekli tüm araç ve tekniklerin bir arada kullanılmasıdır. Projenin tanımlanmasını, kategorize edilmesini ve gerçekleştirilmesini sağlamaya yönelik çalışmalar bütünüdür. Bu suretle her projede yer alan tanımlama, planlama, uygulama ve kontrol süreçlerine ilişkin aktiviteler proje yönetiminin bir parçasıdır.

Altyapı Beklentileri

Başarılı Proje Yönetimi, organizasyonun var olan yapısındaki uygulamaları dikkate alarak süreçlerin değerlendirilmesini, şirket politika ve prosedürlerinin projelerde işlerlik kazanmasını amaçlamaktadır. Örneğin performans değerlendirme, problem raporlama vb. uygulamalar için örnek verilebilir. Proje Yönetimi aynı zamanda organizasyonun bu yöndeki ihtiyaçlarınıda tanımlayarak verimliliğin artmasını sağlayacaktır.

Projeler genellikle ideal koşullar altında gerçekleşirler, ancak istenmeyen ortamlar ki; personel dirençleri vb. başarıyı olumsuz yönde etkileyecektir. Örneğin, şirketin personel politikaları kişileri motive etmiyorsa bu bir direnç oluşturacaktır.

Proje Yönetimi genel yönetim bilgisini gerektirir. Genel yönetim kuralları, çalışmaları, kavramları, teknikleri, araçları ve yetenekleri Proje Yönetimi için temel oluşturur. Ayrıca, başkalarıyla kolay çalışabilme, sorumluluk alabilme, gruba liderlik edebilme ve karar almada bu istenen özellikler içerisindedir.

'da Kavramsal A?ama

İşin başlangıcında hangi teknolojiyi kimin teslim alacağına, teknolojiyi kimin kullanacağına ve proje ile ilgili anlaşmaların hazırlanmasına kimlerin katılacağı (PROJE EKİBİ) belirlenecektir. Bu süreç aşağıdaki şekille açıklanmaktadır

Tanımlama Bileşenleri

Tanımlama Bileşenleri

Bu a?amada proje ile ilgili parametrelerinin tanımlanması ve projede ne şekilde yer alacakları belirlenecektir.

Projenin başlatıldığını ve onaylandığını kabul ettiğimiz takdirde, beklentiler doğrultusunda kavramsal olarak proje tanımlanmaya hazır demektir.

Proje başlangıç bilgilerinin geliştirilmesi ile ilgili kurallar ve süreçler değişmeyecektir. 'ın proje başlangıcındaki tanımlama çalışması Proje Tanımlama Dokümanı ile olacaktır.

Tanımlama aşamasının temel adımları şunlardır;

• Tanımlama Başlangıcı
• Projede yer alacak SOL birimlerinin belirlenmesi
• Proje ekibinin belirlenmesi
• Proje tanım dokümanının hazırlanması
• İş analizlerinin tamamlanması

Proje Tanımı

Proje Tanımlama çalışması projeyi açıklayıcı nitelikte olup proje organizasyonunun yönetimsel ve teknik uyumun olduğu güvencesini vermeyi amaçlar. Üst düzey bir yaklaşımı, proje başarı faktörlerini ve üst düzey planlama bilgilerini tanımlar.

Proje tanımının içerdiği bilgi yönetimsel ve teknik olarak projenin ihtiyaç duyacağı bilgi ve diğer tüm desteğini tanımlamalıdır.

Tanımlama Başlangıcı

Tanımlamanın başlangıcında yapılan araştırmalar sonucunda sponsorun gerçekleştirilmek istenen işle ilgili temel bilgileri yazılı hale getirmesi gerekmektedir. Üst düzey bir bilgi olup değişiklik istekleri olduğunda yada planlama aşamasında bu bölümdeki bilgiler değişebilecektir.

Bu tanımlar ve araştırma sonuçları doğrultusunda sponsor ve proje yöneticisi projenin tanımlama ihtiyacını kararlaştırmalıdırlar. Bu konudada Fonksiyonel Gereklilik Kontrol Listesindeki alanlar üzerinde çalışmalıdırlar.

Proje ile ilgili birimler belirlendikten sonra Sponsor ve Proje Yöneticisi ilgili bölümlerin yöneticilerinden proje için kaynak talebinde bulunurlar. Bölüm yöneticileri yada sponsor projenin gereklerine göre uygun kaynağı temn ederler. Seçilen kaynaklar Yetki ve Sorumluluklar dokümanındaki genel tanımlamalar doğrultusunda projede görev almaya hazır olmalıdırlar. Belirlenen kaynaklara (eğer yapılmışsa) Araştırma Raporu gönderilerek Proje Başlangıç Toplantısı tarihi belirlenir. Bu toplantıda projenin amaç ve hedefleri ile o ana kadar belirlenmiş istekler anlatılır. Ekip üyelerinin görüşleri Toplantı Notu olarak yazılı hale getirilir. Yukarıdaki alanlara ilişkin eksik ve ek çalışmaların sorumluluğu bir sonraki toplantının gündemi olarak kayda alınıp ekip üyelerine bir zaman kısıtı altında dağıtılır. Yukarıdaki maddelerin tanımlanmasını takiben Proje Tanımlama dokümanı tamamlanır.

Proje Tanım Dokümanının Hazırlanması

Yukarıdaki bilgiler netleştikçe Tanım dokümanının kalan alanlarıda tamamlanabilecektir;

Kaynak İhtiyaçları

Teknik
 

	Konsept	Geli?tirme	İşletim
Donanım (Yeni/Ek yük)
Yazılım
İnsan Kaynağı (ünvan – adam/saat)
Diğer

Gayri Teknik
 

	Konsept	Geli?tirme	İşletim
İnsan Kaynağı
Diğer

Gelir Artışları

1. ...	2. ...	3. ...	Toplam

Bir Defalık Maliyetler

	1. ....	2. ....	Toplam
Konsept
Geli?tirme
İşletme
Eğitim
Diğer
Toplam

Finansal Özet

	1. .....	2. .....	3. .....	Toplam
Gelir Artışı
Ara Toplam
Bir defalık
Tekrarlayan
Ara Toplam
Toplam

Eğitim

Geliştirme İçin gerekli eğitim?

Operation ile ilgili eğitim?

Destek için gerekli eğitim?

Diğer  
Analiz

Projenin bu aşamasında proje ekibinden, sponsordan, proje yöneticisinden yada yönetimden gelecek istekler doğrultusunda diğer tanımlama başlıkları eklenir ve çalışma atamamlanır.

Tanım aşaması süresince proje kısıtları, alternatifleri ve ilgili varsayımlar analiz edilir. Olası problemler bu çalışmada farkedildiğinde çözüm önerileri yada problem olasılıkları araştırılmalıdır.

Dokümana eklenebilecek diğer kısımlar genel olarak;

• Risklerin tanımlanması,zayıflıklar ve güçlü yanların tanımlanması
• İlgililer ve müşteri analizi (Piyasa Araştırması)
• Fonksiyonel spesifikasyonlar
• Reklam ve Tanıtımla ilgili öngörüler
• Diğer ürünlerle ilişkiler

Proje Tanım dokümanı tamamlandıktan sonra Sponsor tarafından onaylanmalı gerekiyorsa tanım sponsor tarafından üst yönetime sunulmalıdır. Her türlü bilgi ve doküman tanımlama dokümanına eklenmelidir.

Proje Tanım Dokümanı ilgili diğer partilerinde gözden geçirmesi ve geliştirici yorum yapabilmeleri için Örneğin, All Public Folders altında bir bölüm açılabilir. Yada bir chat ortamı yaratılarak görüş alışverişi daha hızlı sağlanabilir.

Tanımı gözden geçirme ve onaylama sponsorun olup, tüm ilgililere ulaşmasını sağlama ve güncellemeleri yapma proje yöneticisinin sorumluluğudur.

Tanım Atmosferi

Tanım aşamasındaki atmosfer genellikle kararsızlık ve tereddütle örülü olabilir. Yapılan araştırmalar bu durumu genel olarak aşağıdaki gibi karakterize etmektedirler ve sponsor/proje yöneticisi bu duruma olanak vermeyecek şekilde akılcı, disiplinli olamalıdırlar;

• Proje Takımı Umutsuzluğu

• Yönetimin Sorumluluk Almaması

• Müşteri Kararsızlığı

• Bilgi Yetersizliği

Tanımlama aşamasındaki problemlerin çoğunluğu projenin ilerleyememesiyle ilgilidir. Bu zaten yukarıda açıklanan atmosferinde doğal sonucudur. Buradaki en zor görev üst yönetime ve sponsora düşmektedir. Örnek vermek gerekirse;

• Kıt Kaynaklar

• Koordineli Liderlik Kayıpları

• Proje Amaçlarında Fikir Ayrılığı

Tanımlama aşamasının sorumlulukları aşağıdaki gibidir;

Sponsor- Projenin amacını tanımlamaktan ve ürünle ilgili ekonomik analizleri yapmaktan sorumludur. Ürünün tanıtımı ve reklam gelirleri ile ilgili beklentileri tanımlar.

Proje Yöneticisi- Sponsor ve proje ekibinden gelen bilgiler doğrultusunda tanımlamayı tamamlatır.

Proje Ekibi - Sponsor ve proje yöneticisi ile ilişkiye girer, tanım dokümanının hazırlanması için gerekli bilgiyi sağlamak için teknik araştırmalar yapar ve beyin fırtınası toplantıları düzenler. Proje ekibi projenin tanımlanmasından ve analizinden sorumludur.

Organizasyon - Projeyi gözden geçirmeyi sağlamaktan ve tanım aktivitelerini tamamlamak için gerekli ortamı sağlamaktan sorumludur.

Proje Tanımı Nedir ?

Projelerin karma?ıklık düzeyi değişkenlik göstersede, başlangıç tanımlaması yapılmak zorundadır. Bu, bazı projelerde birkaç sayfa olabileceği gibi sayfalarca da sürebilir. Bu aşama projenin en kritik aşamasıdır.

Aşağıda proje aşamaları arasındaki ilişkiler görülebilir. Tanımlama aşaması ilk aşama olmakla beraber proje planıyla iç içedir. Tanımlama aşamasında elde edilen aktiviteler plana doğrudan aktarılabilir. Böylelikle projenin süre ve maliyet bilgileri ile ilgili çeşitli öngörüler yapılabilir.

Proje Tanımı Bileşenleri

Proje tanımlama sürecinin ilk işi proje tanım dokümanının hazırlanmasıdır. Proje Tanımlam dokümanlarının hazırlanması ile ilgili olarak bu bölümde genel bilgi verilecektir. Sonraki dokümanda 'da tanımlamanın nasıl yapılacağı anlatılacaktır. Proje Tanım Dokümanın hazırlanması ve geliştirilmesi organizasyonun aşağıdaki tanımlamaları yapmasına bağlıdır;:

• Sponsor Projenin sahibi olup üst yönetimi temsilen proje için gerekli kaynakların temin edilmesini garanti edebilecek düzeyde yetkilerle donatılmış olmalıdır.
• Proje Yöneticisi Projenin tanımlama ve planlama aşamalarını sahiplenen bir kişi olmalıdır.
• Proje Ekibi Gerekli efora ve bercerilere bağlı olarak tanımlama aşamasının gereklerine göre seçilmelidir.
• Tanımlama Katılımcıları. Organizasyonun diğer birimlerinden de proje tanımına girdi sağlayarak projenin yönünün netleşmesini sağlayacak kişiler/birimler belirlenmelidir.
• İlgililer ve Müşteriler Diğer ilgili parti katılımcıları belirlenmelidir.

• Proje Hedefleri
• Projenin organizasyonu
• Projenin İdari ve Teknik stratejik planlar ile uyumu
• Proje Başarı Faktörleri

• Yap yada Al Analizi Sonuçları
• Teknolojinin uygulanması ve yayılması ile ilgili metodların gözden geçirilmesi
• Kaynak İhtiyaçları

Süreçlerin gerektirdiği şekilde düzenlemeler yapılmasında, gerekli iş kararlarının alınmasında ve gözden geçirilmesinde kullanılır. Bilginin özetlenmesi yada sunulması bu dokümanla ve onun gerektirdiği süreç doğrultusunda yapılmalıdır. Bu suretle yapılan çalışmalar gözden geçirilirken değerlendirme içinde bir standart yaratılmış olacaktır.

Tanımlama dokümanı yaratmanın hedefi, proje durumuyla ilintili olarak, 200 sayfa doküman yaratmak değil incelemeye yarayacak düzeyde özet bilgiyi derleyebilmek ve projeile ilgili kararların alınmasını sağlayabilmektir.

Kim Ne Yapacak?

• Sponsor projenin sahibi, hedefleri ve amaçları koyan onay mekanizmasıdır.
• Proje Yöneticisi proje tanımının geliştiricisi ve orkestra şefidir.
• Üst Yönetim, bilginin gözden geçirilmesi ve onaylanması ile ilgili karar birimidir.
• Proje Ekibi, İlgililer gerekli girdileri sağlarken bir yandan da projenin görüntüsünün netleşmesi için gerekli tanımlamaları yaparlar.
• Danışmanlar, istendiğinde yardımcı olurlar ve gerekli araçları sağlarlar. Tanım aşamasında yaratılmış tüm yazılı materyalleri gözden geçirir ve üst yönetimin projenin başlangıç, onay ve karar vericiliğinin başlamasını sağlarlar.

Proje ekibinin kullanmak için istediği kavramsal bilginin geliştirilebileceği birçok metod mevcuttur. Bazıları;:

• Beyin Fırtınası
• İdari toplantılar
• İlgili ve kullanıcı toplantıları
• Teknoloji Araştırma ve Dokümantasyon Metodları
• Görüşmeler ve teknoloji izlenimleri
• Satıcı demoları

Planlamanın Planlanması

Tanım aşamasının tamamlanmasıyla proje planının yapılmasına karar verilmelidir. Burada ilk step en kısa zamanda planlama planlamasının yapılması ve gerekliliklerin belirlenmesidir.

Araştırma Raporu
 

İçerik  Araştırma Raporu aşağıdaki bölümleri içermelidir;  Başlık  Başlık Amaç Hedefler Malzeme/Metod/Alternatif Sonuçlar Görü?ler Kapama Amaç  Konunun başlığı yazılır. Başlık çekici, kısa ve raporun devamını özetler şekilde açıklayıcı olmalıdır.  Hedefler - Şartlar  Başarılmak istenen konu açıklanır. Araştırmanın konusudur. Başlığın biraz daha genişletilmiş ve açıklanmış halidir.  Durum  Varolan hipotezlerr yazılmalıdır.  Araştırma konusu ile ilgili beklenti ve şartlar konmalıdır. Araştırmanın hangi kısıtlar ve şartlar altında olduğu görülmelidir.  Bu kısım raporu inceleyecek kişiye karşılaştırma yada neyin peşinde olunduğunu anlayacağı şekilde düzenlenmelidir.  Araştırma konusunun neden önemli olduğu ve neyi çözmeyi amaçladığı yazılmalıdır. Metodoloji  Araştırma konusu ile ilgili mevcut durum, eldeki ve bilinen bilgiler yazılmalıdır. Bu konuyla ilgili daha önce yapılmış çalışmalar anlatılmalıdır. Araştırma konusu ile ilgili olmak üzere, yaşanılan problemin yada projenin yapılan araştırmayla nereye geleceği ve neden gerekli olduğu anlatılmalıdır.  Sonuçlar  Araştırmanın nasıl yapılacağı anlatılmalıdır. Araştırmada kullanılacak araçlar ve gereçler açıklanmalıdır. Araştırma ile ilgili ele geçen bilgilerin nasıl dokümante edileceği yada saklanacağı belirtilmelidir.  Bu bölüm aynı zamanda raporu isteyenin beklentilerini karşılayacak başlıkları içermelidir.  Araştırma konusu dikkate alınarak nelerin incelenmesi gerektiğine karar verilmeli ve yazılmalıdır. İncelenecek konular belirlendikten sonra bu konuların incelenmesine yönelik hangi yolun izleneceğine karar verilmelidir.  Alınan kararlar doğrultusunda araştırma için gerekli zaman ve kişiler belirlenmelidir. Görüşler  Araştırmayı yapanın konuyla ilgili yaptığı çalışmayı yazdığı bölümdür. Sonuçlar tarafsız olarak yazılmalı yorum katılmamalıdır.  Metodoloji bölümündeki kriterler dikkate alınarak yapılan çalışmalar özetlenir. Sonuçlar net ve açıklayıcı olmalı, karar vermeyi kolaylaştırmalıdır. Elde edilen tüm sonuçlar bu bölümde yer almalıdır. Yapılan çalışmalar grafik ve tablolarla kolay anlaşılabilir hazırlanmalıdır. Kapama  Çözümlerin değerlendirildiği bölümdür.  Araştırma sonuçlarının organizasyonun yapısı dikkate alınarak yarumlandığı bölümdür. Sonuçların avantaj ve dezavantajları ortaya konulur.  Sonuçların hangi koşullarda neler getirebileceği konusunda yorumlar yapılır. Sonuçların organizasyon açısından zaman, maliyet, kalite ve kaynak olarak ne anlama geldiği açıklanır.  Sonuçlarla ilgili tercihlerin getirilerinin ne olabileceği anlatılır.  Geçmiş çalışmalar, mevcut durum ve araştırma sonuçları arasında karar vericinin anlamasını kolaylaştırıcı ilişki kurulur. Beklenen veya beklenmeyen etkiler nedenleriyle anlatılır.  Açıklamaları destekleyici yaşanmış örnekler verilir. Uzun ve kısa dönemli, az ve çok kullanıcılı gibi kriterlerele sonuçlar değerlendirilir. Önceki araştırma sonuçları ile karşılaştırılır. Referanslar  Araştırmanın amacının son hali yazılır. Ana çıktılar yazılır. Teorik ve pratik olarak çıktıların etkileri değerlendirilir. Sonuçlar başka araştırmaları yada yanıtlanacak soruları doğrmuşsa bu çalışmalar önerilir. Araştırmada yararlanılan kitap, kişi, url, araştırma vb. yazılır.

 
Proje Planlama Nedir?

Proje planlaması, projenin nasıl gerçekleştirileceğinin tanımlanmasıdır. Proje planının amacı ise aktiviteleri tanımlamak, gereken zaman ve kaynak tahminlerini yapmak ve yönetimin gözden geçirme, kontrol vb. faaliyetleri yapmasını sağlamaktır.

Proje planlamanın hedefleri aşağıdaki gibidir;

• Projeyi tanımlayıcı ve bağlayıcı başarılacak işlerin belirlenmesi
• Proje ile ilgili tüm tahminlerin yazılı hale getirilmesi.
• Proje kontrol ve raporlama noktalarının belirlenmesi
• Kaynak kullanımlarının izlenmesi (Zaman, para, insan vb.)

Proje Planının Önemi

Proje Planı Proje Yönetimi Metodolojilerinde projelerin gerçekleştirilme süreçleri aşağıdaki gibi olmakatadır. Bu süreci organizasyonlar kendi yapılarına göre düzenlemektedirler. Aşağıdanda görüleceği gibi projenin başından sonuna yapılması gerekenler gözükmektedir. Planlama bu yüzden önemlidir. Daha ortada proje ile ilgilihiç bir şey yokken bile ana süreçlerin (araştırma, tanımlama, planlama vb.) planlamasına başlanmalıdır.

 

Proje Yönetim Planı Proje Planı Nedir ?

Projeyi yönetmek ve kontrol etmek için kullanılan formal ve onaylanmış dokümandır.

 

Planlama Süreci Aşamaları

Planlama süreci aşağıdaki basit görevleri içerir;

• Projenin ana aşamaları tanımlanır.
• Proje teslimatlarının gerçekleştirilmesi ile ilgili aktiviteler tanımlanır.
• Her aktiviter için gerekli kaynaklar belirlenir.
• Aktiviteler arasındaki ilişkiler tanımlanır. Bu ilişkiler Başlangıç-Başlangıç, Başlangıç-Bitiş, Bitiş-Başlangıç yada Bitiş-Bitiş olabilir.
• Aktiviteler ile ilgili süre tahminleri yapılır.
• Aktiviteler programlanır.
• Akrtivitelerin bütçeleri/maliyetleri tanımlanır.
• Proje riskleri tanımlanır.
• Kaliteyi sağlamak için gerekli aktiviteler tanımlanır
• Kontrol, İzleme ve Raporlama aktiviteleri tanımlanır.

Planın Gerçekleşmesi

Plan, projenin hedeflerini, yaklaşımlarını ve isteklerini tanımlar. Projenin erken safhalarında başlayıp, uygulama esnasına gelindiğinde projenin başarıyla tamamlanması için gerekli detaya sahip bir duruma gelmelidir. Gerekli detay seviyesi projenin büyüklüğüne, karmaşıklık seviyesine ve yönetimin isteklerine göre belirlenecektir. Uygulama başladıktan sonra gerekli görüldükçe yada tanımlanmış yollardan değişiklikler yapılmış ise plan güncellenecektir.

Tanımlamanın Planlanması

Proje tanımlama aşamasının planlaması Sponsor ve Proje Yöneticisi tarafından tanımlanmalıdır. Proje yöneticisi, proje tanımına odaklanılmalı Sponsorun belirlediği hedeflere ulaşmak için gerekli stratejiyi belirlemelidir. Proje için öngörülen problemleri tanımlamalı, projenin hedeflerini ve amaçlarını netleştirmeli, proje başarı kriterlerini yazılı hale getirmelidir. Tabiki kısıtlar, kabuller ve risklerde sponsor, proje yöneticisi ve proje ekibince tanımlanmalıdır. Planın anlaşılır olması önemlidir. Teknoloji ile ilgili araştırmalar ve değerlendirmeler yazılı bir şekilde proje yöneticisine iletilecektir.

Planlama Planlanması

Proje Planı çalışması proje yöneticisince planlanmalıdır. Büyük projelerde ayrı bir proje gibi küçük projelerde ise insanların işleri arasında yapabilecekleri bir aktivite olarak kabul edilebilir. Proje planının proje yöneticisi ve proje ekibinin birlikte çalışması ile gerçekleştirilmesi gerekir.

Proje Yöneticisi projenin bu aşamasında Proje Yönetim Planının hazırlanması ile ilgili çalışmaları tanımlar.

Proje Yönetimi Planının içermesi gereken bileşenler; proje bildirimi, aktivite listesi, proje organizasyon şeması, program(CPM-PERT), hedefler, risk listesi, bütçe ve maliyet tahminleri, teslimatlar, kalite aktiviteleri, kullanılacak konfigürasyon yönetimi süreci vb. dir.

Proje planının geliştirilmesi ise tekrarlayan bir süreçtir. Planın her bileşeni tekrar tekrar gözden geçirilmelidir. Bu sayede proje planı tüm proje ekibi ve ilgililer tarafından geliştirilmiş ve kabullenilmiş olur. Onaylanmış plan kaynakları da kendilerinden beklenen efor anlamında uyaracaktır. Projenin planlanması için girdiler ekipçe sağlanacaktır. Proje Yöneticisi tanımlama aşamasında planlama için bir süre tahmininde bulunacaktır. Bu süre dahilinde planın tamamlanmasına gayret edilecektir.
Plandaki tarihler ve aktivitelerle ilgili tüm kestirimler bunları sağlayan ekip üyelerince güvence altına alınmalıdır.

Proje Başlangıç Aşamasında Planlama

Proje başlangıç aşaması genel olarak planlamadan uygulamaya geçilen kısa period olarak adlandırılır. Başlangıç aşamasında proje ekibi bir başlangıç toplantısı yaparak Proje yönetim Planı genel olarak değerlendirilir. Proje Yöneticisi Proje Yönetim Planının ilgili tüm aktiviteleri kapsadığından emin olmak için başlangıç kontrol listesini gözden geçirir ve başlangıç toplantısında bu konuları görüşmeye açar. Eğer toplantıda Proje Yönetimi Planı birimlerce onaylanmişsa plan temellendirilir ve uygulamaya geçilir.

Uygulama Aşamasında Planlama

Değişiklikler meydan geldiğinde yapılır. Proje planlarının değişebileceği ve yeniden planlamanın belirli durumlarda gayet doğal olduğu taraflarca bilinmeli ancak değişikliğin boyut ve. sıklığı konusunda disiplinli davranılmalıdır. Değişiklik istekleri proje yöneticisinde toplanmalı, belli bir sıklıkta işleme sokulmalı, değişiklik isteklerinin sebepleri tanımlanmaya çalışılmalıdır. Planı yenilemek, planı atmaktan yada plansız çalışmaktan daha iyidir.

Proje Kapama Aşamasında Planlama

Kapama süreci proje, hedeflerine ulaştığında başlar. Kapama işlemleri genellikle rutin bir süreçtir. İlk aşama kullanıcıların sistemi onaylamalarıdır. Proje onaylandıktan sonra tüm dokümanlar arşivlenir. Proje ekibi çalışması ile ilgili bilgiler proje yöneticisi tarafından kişinin fonksiyonel yöneticisine yada İnsan Kaynakları yöneticisine aktarılmalıdır.

Proje Yönetimi Plan Sablonu

Proje Yönetim Planı, proje ile ilgili tüm teknik ve idari bilgiler ile tahminlerin yer aldığı dokümandır. Proje ile ilgili tarihsel bilgilere buradan ulaşılabilecektir. Buradaki önerilen format birebir uygulanmak zorunda değildir. Şablon farklı düzeylerdeki projeler için düzenlenmiştir.
Proje planlama süreci aşağıdaki görevleri içerir;

• Projenin ana aşamaları tanımlanır.
• Proje teslimatlarının gerçekleştirilmesi ile ilgili aktiviteler tanımlanır.
• Her aktivite için gerekli kaynaklar belirlenir.
• Aktiviteler arasındaki ilişkiler tanımlanır. Bu ilişkiler Başlangıç-Başlangıç, Başlangıç-Bitiş, Bitiş-Başlangıç yada Bitiş-Bitiş olabilir.
• Aktiviteler ile ilgili süre tahminleri yapılır.
• Aktiviteler programlanır.
• Akrtivitelerin bütçeleri/maliyetleri tanımlanır.
• Proje riskleri tanımlanır.
• Kaliteyi sağlamak için gerekli aktiviteler tanımlanır
• Kontrol, İzleme ve Raporlama aktiviteleri tanımlanır.

Proje planları projenin başından itibaren onaylanarak gelişmelidir. Bu onay aynı zamanda projenin ihtiyaç duyduğu desteğide almasını sağlayacaktır.

2.Proje Bildirimi

Proje Bildirimi tanım aşamasını takiben plana eklenir.

Proje planı proje fonksiyonlarına göre sorumluluk alacakların listesini içermelidir. Her projenin mutlaka bir sponsoru ve proje yöneticisi olmalıdır.

Birçok planda proje ekip üyeleri sorumlulukları belirlenmektedir. Bu bilgi kişinin adı, pozisyonu ve sorumlulukları olarak dokümante edilmekedir.

Küçük projeler daha az organizasyonel tanımlama gerektirmesine rağmen, sorumluluklar her zaman tanımlanmalıdır.

4.Proje Ana A?amaları

Proje ile ilgili hangi aşamaların gerçekleştirileceği aşağıdaki tablodan seçilmelidir. Bu tablo diğer projelerin standart özellikleri dikkate alınarak geliştirilmelidir.
 

Ana A?amalar	Var/Yok
Araştırma
Tanımlama
Planlama
Uygulama
Test
İşletim
Uygulama Aşamaları
Geliştirme
Tanıtım
Güvenlik
Yedekleme
Satış
Türkçele?tirme
Yardım Hazırlama
Satınalma
Tasarım
Reklam
Prototip

5.Aktivite Listesi

Aktivite listesi proje ana aşamalarının gerçekleştirilmesi için yapılacak işlerin listesidir. Gerçekleştirilme süre tahmini, başlangıç ve bitiş tarihi, sorumlu ve aktivite çıktısını tanımlamak için hazırlanır.

Yukarıdaki tablodaki aşamalar seçildikten sonra aktivite listesineaktarılacaktır. Daha sonra bu aktivitelerin gerçekleştirilmesi için şirket içinde yapılacak işler yazılacaktır. (Bakınız Aktivite Tanımlama)

Başarıyı ölçebilmek ve ilerleyişi güvence altına almak için proje süresince ortaya çıkacak teslimatlar tanımlanmalıdır. Teslimatlar tamamlandıkça sonuca doğru ilerlendiği anlaşılacaktır.

Proje teslimatları listesi ile bu teslimatın sorumlusu ve teslim tarihleride proje planında yer almalıdır. (Bakınız Teslimatların Tanımlanması)

Teslimat	Onay Kriteri	Teslim Tarihi	Sorumlu

 

Proje programı

Proje programı proje planının PERT yada GANTT şeması olarak gösterimidir. (Bakınız. Proje Programlama)

 
 

Tamamlanma Maliyet Tahmini

Kaynak Kullanım Oranları

Dönemsel bazda tip ve sayı olarak projede kullanılan kaynak oranlarıdır.

Bilgiler MS Project'e girildiğinde standart raporlama olaraka görülebilecektir. Zaman cetveli üzerinde ne zaman, kim ve ne süreyle çalışıyor görülebilir. Bunun yanısıra projenin kaynak kullanım oranları kümülatif olarak görülebilir. Aşağıda bir örnek gösterilmektedir.

Risk Tanımlama

Proje için tanımlanmış risklerle ilgili açıklamalar proje yönetimi planında yer almalıdır. Risk projenin başarıyla tamamlanmasını engelleyici herhangi bir şeydir. Sözleşmelerden kaynaklanan, yönetsel ve teknik riskler tanımlanmalı, gerçekleşme olasılığı analiz edilmeli, gerçekleşirse yaratacağı maliyet ortaya konulmalı, genel anlamda projeye etkisi düşünülmeli, etkisini düşürme yada önleme çalışmaları maliyetleriyle tanımlanmalıdır.

Konfigürasyon Yönetim Planı

Konfigürasyon yönetim planı, bu dokümanın hazırlama sorumluğunu, kullanılacak prosedürleri, planlanmış konfigürasyon kalemlerini ve Konfigürasyon yönetimi ile kontak kuracak kişileri tanımlamalıdır.

Kalite planı, projede kalite aktivitelerinden sorumlu olacak kişiyi, kullanılacak prosedürleri, planlanmış kalite aktivitelerini ve bu konuda kontak kurulacak kişileri tanımlamalıdır.

Bu aktivite listesine İş Ayrışım Yapısı (İAY) adı verilir. İAY'nın oluşturulma amacı projenin daha küçük yönetilebilir parçalar haline getirilmesidir. Böylelikle projenin kontrolü kolaylaşacaktır. Zaman ve maliyet tahminleri kolaylıkla yapılabilecektir.

İAY tüm proje aktivitelerini içerir. Proje yöneticisi aktivitelerin tanımlanmasından sorumludur. Proje Sponsoru ve Proje yöneticisi projenin atnımlanması aşamasında Ana Aşamaları belirlemelidirler. Eğer projenin uygulama aşamasında teknik konularda varsa bu bölümdende IT Koordinatör tanımlamaya katılmalıdır.

Aktivite listesi yazı yada grafik.olarak iki şekilde hazırlanabilir. Örnekleri aşağıdadır;

1.0 YÖNETİM

1.1 Proje Planlaması

2.1 Ön tasarımın hazırlanması

3.0 GELİŞTİRME/ENTEGRASYON

3.1 Yazılım Geliştirme

3.1.1 Server uygulamasının geliştirilmesi

3.1.2 Kullanıcı Arayüzü geliştirilmesi

3.1.3 XYZ arayüzü geliştirilmesi

3.2 Donanım Alımı

3.2.1 Server alımı

3.2.2 Workstation tedariki

3.3 Yazılım alımı

3.3.1 Veritabanı tedariki

3.3.2 Kullanıcı Arayüzü yapım aracı satınalma

3.3.3 İşletim sistemi satın alınması

3.4 Entegrasyon testi yapılması

3.5 Veri çevrimi

3.5.1 Çevrim planı geliştirilmesi

3.6 Kullanıcı el kitabı hazırlanması

3.7 Geçi? Yönetimi

4.0 ONAY TESTİ

5.1 Kurma planının geliştirilmesi

5.2 Site Hazırlığı

5.3 Belirlenen yerlere yükleme

5.3.1 Müdürlükler

5.3.2 1. Site

6.0 BAKIM

6.1 Donanım Bakımı

6.2 Yazılım Bakımı

Grafiksel olarak da gösterilebilir;

Proje Aktivitelerinin Tanımlanması

İAY'nı oluşturan aktiviteleri belirlemek için sorulması gereken soru:" Proje hedeflerine ulaşmak için yapılması gerekenler nelerdir?" olacaktır.

Bu sorunun ardından projeyi bölümlemek için en çok kullanılan iki yol şunlardır;

1- Ana Aşamalar belirlenir. Projenin başlama-gelişme-bitiş süreci kaba hatlarıyla tanımlanır. Bu tanımlama yapıldıktan sonra her bir aşamayı tamamlamak için gerekli yapılması gereken görevler belirlenir.

2- Proje rol alacak birimler belirlenir. Daha sonra her bir birimin projede yapacakları yada sorumlulukları belirlenir.

Bölümleme sonrasındaki en küçük aktivitelere, iş paketleri denir. İş paketleri, bağımsız ve yönetilebilir birimler olarak planlanmış, bütçelenmiş, programlanmış ve kendi bünyelerinde kontrolü sağlanmış birimlerdir.

İAY'nın hangi detayda yaratılması gerektiğine dair bir formül bulunmamakla birlikte "KONTROL EDİLEBİLECEK DÜZEYDE" olmalıdır. Aktivitelerin tanımlanmasına ilişkin bazı yardımcı bilgiler aşağıdadır;

İAY planlananla gerçekleşen arasındaki sonuçların değerlendirilebileceği kullanışlı bir yönetim aracı olarak burada karşımıza çıkmaktadır.

Proje Geliştirme Süreçlerinin Tanımlanması

Proje Geli?tirme Süreçlerine projenin Ana Aşamaları'da diyebiliriz. Projenin nasıl başlayıp, gelişeceği ve tamamlanacağına ilişkin yapılacakların genel olarak tanımlanmasıdır.(Ör. Araştırma-Tanımlama-Prototip-Test-Geliştirme vb.) Proje sponsoru ve yöneticisi gerektiğinde teknik desteğide alarak projenin tanımlama aşamasında Ana A?amaları tanımlamalıdırlar.

Ana Aşamalar belirlendikten, bu aşamaları tamamlamak için yapılacak görevler belirlenecektir. Görevler belirlenirken şirketin iç dinamikleri dikkate alınacaktır. Yönetimsel öncelikler, hiyerarşi vb. unsurlar aşama geçişlerinde belirleyici olmalıdır.

Projenin görevler halinde tanımlanması planlama aşamasının erken safhalarında olmalıdır. Ana Aşamalar belirlendikten sonra bir sorumlu atanarak aşamanın gerektirdiği görevlerde ve bu görevlere ilişkin parametrelerde birliktelik sağlanmalıdır. Örneğin, tek kullanıcı yada 1000 kullanıcı öngören uygulayıcı farklı tanımlarda bulunacaklardır. Bu farklılıktan diğer ekip üyeleride olumsuz etkileneceklerdir.

Aşamaların diğer fonksiyonel alanlardaki etkileride göz önünde tutulmalıdır. Ayrıca her aşamanın ele alınışı her uygulamada farklı olacaktır.

Aktivitelerarası İlişkileri Tanımlamak

İAY'de aktiviteler arasındaki hiyerarşisi görülmelidir. Bu hiyerarşi eğer aktiviteler arasındaki bağlantılar doğru yapılmazsa bir işe yaramayacaktır. Projelerde genellikle bütün aktiviteler bitme-başlama ilişkisi doğrultusunda dizilmezler. Yani bir aktivite bittiğinde diğeri başlar ve proje tamamlanana kadar bu şekilde gider. Projelerde aynı anda birçok iş başlar yada biter.Bağlantılarda dikkat edilmesi gereken hususlar;

• Aynı anda başlayabilecek işler belirtilmelidir.(Grafik Tasarım ve Veritabanı tasarımı vb.)
• Başlaması başka işlerin bitmesine bağlı olan işler belirtilmelidir. (Yazılımın alınması ve Türkçeleştirme vb.)
• Bir aktivite bittikten belli bir süre sonra diğer aktivite başlayabiliyorsa belirtilmelidir.(Sipariş verilmesi-Teslim alma vb.)
• Aktivitenin belirli bir oranda tamamlanmasıyla diğer aktivite başlayabiliyorsa tanımlanmalıdır. (Tek sayfa grafik tasarım bittiğinde diğerlerinin çalışması devam ederken ajansa tasarım onayına gönderme vb.)

• Başlaması için birkaç aktivitenin bitmesi gereken aktiviteler tanımlanmalıdır ve bu aktivite sorumlusu kaynak başka alanlarda değerlendirilmelidir.

Teslimatların Tanımlanması

İAY'nda teslimatlar gösterilmelidir. Aşağıda bir örnek yer almaktadır. Planlama esnasında teslimatların teslim tarihleri ile gerçekleştirme sorumlulukları tanımlanmalıdır.

Teslimatlarla ilgili durum raporlarında teslim tarihi ile teslim edildiği tarih proje ekibinin tahmin gücü ile başarısı için önemli bir ölçüm oluşturacaktır..

 
 

Teslimat	Onay Kriteri	Teslim Tarihi	Sorumlu
Beklenti Spesifikasyonu	Tanımlama dok. Onaylanmış	4/1/96	Ahmet G.
Tasarım Spesifikasyonu	Tasarım dok. Onaylanmış	8/1/96	Ahmet G.
Test planı	Test prosedürüne uygun	8/1/96	Ali A.
Kurma Planı	Kurma prosedürüne uygun	11/1/96	Bahri B.
Test Raporu	Tanım dok belirtilen tüm test sonuçlarını içermek	1/30/97	Ali A.

İAY'de tanımlanmış bilgilerden oluşan teslimatlar listesi proje için ölçüm, proje ekibinin ve tüm ilgililerin iletişimi içinde önemli bir araç olmaktadır.

Proje Süre Tahminleri

Aktivitelerin belirlenmesinden sonra süresel olarak değerlendirilmeleri gerekir. Aktivitenin süresini tahmin etmede iki yol izlenebilir;

1. Aktivite kaç günde tamamlanır?
2. Aktiviteyi gerçekle?tirmek için harcanmacak efor nedir?

NOT: Çalışanların verimi üzerine yapılan çalışmalarda mesai süresinin %80'I kadar çalışma beklenebileceği ortaya çıkmaktadır. Yani 8 saatlik mesai ile çalışılan bir yerde 6,4 saatlik verim beklenmelidir. %20 ise kayıp zamanlardır(WC, çay içmek , telefon vb.)

Örnek : 24 saatlik bir iş kaç gün sürer? Mesai 8 saatse ve verimde 8 saat düşünülürse 3 günde biteceği tahmin edilir. Mesai 8 saat ve Verim:6,4 kabul edilirse 4 günde biteceği öngörülür. Bu örnekte sadece 1 gün olan yanlış tahmin %25 yanılındığını göstermektedir. Projenin bütününde aynı hata yapıldığında çok büyük tahmin hatalarına yol açabilmektedir.
 

Proje Programlamaya Genel Bakış

Proje aktivitelerinin belirlenmesinden sonra, proje programı oluşturmak için zaman tahminleri yapılır.

Proje programı, aktivitelerin, kilometre taşlarının, bağlantıların, kaynak gerekliliklerinin, aktivite sürelerinin ve bitişlerin grafiksel gösterimidir. Proje programı tüm görevleri ortak bir zaman skalasında birleştirir. Proje programı İAY'nda gösterilen aktivitelerin tümünü içermelı, tamamlama sorumluluğundaki kaynağı göstermeli, başlama ve bitiş tarihleri ile aktivitenin beklenen gerçekle?me süresini göstermelidir.

Proje programının geliştirilmesi tekrarlayan bir süreçtir. Değişiklik istekleri yada sonradan çıkan işler programa sürekli eklenerek durum analizi yapılır.

Proje süresince, gerçekleşme bilgileri temel planla sık sık karşılaştırılır ve değerlendirilir.

Proje programının geliştirilmesiyle ilgili bazı aktiviteler aşağıdadır;

• Program tipinin tanımlanması
• Kilometre taşlarının tanımlanması
• Önceliklerin tanımlanması
• Kritik yolun tanımlanması
• Risklerin tanımlanması
• Sonuçların gözden geçirilmesi

Programın tipi projenin karmaşıklık düzeyine göre değişir. Büyük ve kompleks projelerde PERT tabloları kullanılır. PERT, aktivitelerarası çoklu ilişkilerin gösterilmesinde ve bu ilişkiler doğrultusunda projenin planlanmasında rol oynar. En önemli özelliği kritik yolu göstermesidir. MS Project98'e aktivite listesindeki bilgiler girildiğinde program otomatik olarak PERT diyagramını gösterecektir.Örnek PERT Tablosu aşağıdadır.

Küçük projelerde GANTT tablosu kullanılır. Görevleri ve görevlerin tamamlanma sürelerini gösteren iki boyutlu gösterimdir. İlişkilerin gösterimi için çok uygun olmadığından büyük ve kompleks projeler için tercih edilmez.
Raporlama olarak ise küçük projeler için uygundur.

Kilometretaşlarının Tanımlanması

Projelerin başarıyla tamalanması teslimatların tamamlanmasıyla mümkündür. Terslimatların tamamlanmalarını genellikle bir onay aktivitesi izler. Bu süresiz aktivitelere (Süre=0 gün) Kilometretaşları denir.

Proje kilometre taşlarına bazı örnekler aşağıdadır;

• Tanımlama onayı
• Gözden Geçirme Onayı
• Prototip Onayı
• Tasarımın Tamamlanması
• Test onayları
• Sipari? Verme
• Teslim Alma
• Onay testinin tamamlanması
• Kullanıcının testinin tamamlanması
• Alternatifin Seçilmesi
• Dokümanın teslimi

Görev Sürelerinin Tahmin Edilmesi

İyi bir süre tahmini taraflar arasındaki denge, muhakeme yeteneği ve takım moraline bağlıdır. Aktivite süreleri tahmin edildiğinde ekip üyeleri onları bekleyen şeyleri ve kendilerinden ne beklendiğini görebilirler.

Tahminler planlama aşamasında ortaya çıkan birçok değişkenden etkilenirler. Örneğin kaynakların uygunluğu, atanan personelin yetenek seviyesi, beklenmeyen olaylar, iş zamanı verimliliği, hatalar ve bilinmeyenler örnek verilebilir.

Görevin süresini tahmin etmede en önemli ?ey gerçekçiliktir.

Proje Yöneticisi verimleri, toplantıları, görüşmeleri ve personel arasındaki iletişimi, yönetimin karar boşluklarını hesaba katmalıdır. Hiç kimse %100 verimli değildir. %100 üzerinden yapılmış olan plan mutlaka sapacaktır.

Aktivitenin süresini tahmin etmede iki soru sorulabilir;

1. Aktivite kaç günde tamamlanır?
2. Aktiviteyi gerçekle?tirmek için harcanmacak efor nedir?

NOT: Çalışanların verimi üzerine yapılan çalışmalarda mesai süresinin %80'I kadar çalışma beklenebileceği ortaya çıkmaktadır. Yani 8 saatlik mesai ile çalışılan bir yerde 6,4 saatlik verim beklenmelidir. %20 ise kayıp zamanlardır(WC, çay içmek , telefon vb.)

Örnek : 24 saatlik bir iş kaç gün sürer? Mesai 8 saatse ve verimde 8 saat düşünülürse 3 günde biteceği tahmin edilir. Mesai 8 saat ve Verim:6,4 kabul edilirse 4 günde biteceği öngörülür. Bu örnekte sadece 1 gün olan yanlış tahmin %25 yanılındığını göstermektedir. Projenin bütününde aynı hata yapıldığında çok büyük tahmin hatalarına yol açabilmektedir.

Görev süresi tahmini için birçok teknik mevcuttur. En çok kullanılan teknik geçmiş deneyimlerden çıkarılacak tahminlerdir. Saklanmış ve arşivlenmiş proje dataları sonraki projelerin başarısında önemli rol oynarlar.

Veri temelli personel efor tahminleri endüstri standartlarından çok daha gerçekçi olacaktır. Eğer tarihsel kayıtlar mevcut değil ise, uzman görüşünden yada benzeri işleri tamamlamış kişilerden destek alınmalıdır.

Eğer tarihsel kayıtlar yada uzman görüşü müsait değilse, kaynaklardan çoklu tahminler alın ve ortalamalarıyla hareket edin.

Önceliklerin Tanımlanması

Görev önceliklerinin tanımlanması, programlama yada kaynaklarla ilgili çatışma çıktığında çözümleme için önemlidir. Eğer görevlerin öncelikleri ve ilişkileri tam olarak anlaşıldıysa her türlü çatışma kolayca çözümlenebilir.

Kritik Yolun Tanımlanması

İşlerin olası en erken tamamlanmasını gösteren yoldur. Kritik yolda oluşacak bir gecikme projenin tamamlanma süresini uzatacaktır. Proje yöneticisi kritik yolun önemini ve yorumlayabilmeyi bilmeli bu doğrultuda hareketlerini düzenlemelidir.

Proje yöneticisi, tüm kaynakların durumundan haberdar olmalıdır. Örneğin personelin yıllık izinleri yada kurma ekipmanı 6 ay gecikirse kurma sürecide bu süre kadar sapacaktır.

Riskleri Tanımlamak

Riskler genellikle projelerin sınırlı kaynaklarla gerçekleştirilmeye çalışılmasında ortaya çıkarlar. Programlama riskleri, karşı hareketleri ve alternatifleri ortaya koymalıdır. Örneğin;:  

• Riskler farkedildiğinde, projeyi ertelememesi için gerekli aktiviteler programa eklenebilir.
• Riskli aktivitelerin zaman tahminleri artırılabilir. Bunun bir kuralı olmamakla beraber riskin olasılığına ve etki derecesine göre değişir.
• Programa yüzdesel zaman çarpanı konarak, yeni teknolojinin beklenmeyen etkileri yansıtılmaya çalışılır yada iyimser tahminler düzenlenebilir.

Program geli?tirilmesi birden fazla ki?iden girdi ihtiyacını gerektirir. Hiç kimse projenin programa etki eden tüm faktörleriyle ilgili bilgi sahibi olamaz. Programın farklı kişilerce gözden geçirilmesi bu yönden faydalıdır. Proje ile ilgili kişilerin/birimlerin görüşlerinin alınması gerekir.

Programın ilk durduğu noktada, proje ekibi durumu gözden geçirmelidir. Bu görüşmeler sonrasında iş tanımlarının tamam ve net olduğu konusunda hem fikir olunmalıdır.

Yapılacaklara ilişkin ortak bir anlayış sağlanmalıdır. Programı gözden geçirdikten sonra tüm ilgililerin görüşlerini ve varsa tahminlerini(yeni) toplayın. Sapmanın çok olup olmadığını kontrol edip, değişikliklerle ilgili nedenleri inceleyin ve aktivitelerde gerekli düzeltmeleri yapın.

Programlama Araçları

Proje programı geliştirmede kullanılan birçok araç vardır. Bunlar GANTT ve PERT Tablolarını otomatik olarak yaratırlar. Bu araçları kullanmak için proje deneyimi, görevlerarası ilişki ve bağlantıların kurulması ile ilgili tecrübe gerekmektedir.

Her organizasyon ihtiyaçlarına hitap eden en uygun aracı seçmelidir.