Bolum 3

Neden Proje Kontrol Listesi?

Projeye başlamak için gerekli tüm görevlerin yapılıp yapılmadığının kontrolünün en kolay yolu proje başlangıç kontrol listesini oluşturmak ve liste üzerinden kontrol etmektir. Kontrol listesinin hazırlanması ve kullanılması projenin temellendirilebilmesi için gerekli tüm aktivitelerin gerçekleştirilmiş olmasının kontrolüdür. Bu bir gereksinim olmayıp, organizasyon için idari bir araç olarak önerilmektedir.

Liste, proje yöneticisi için internet ile ilgili projenin başlayabilmesi için gerekli bilinen standart organizasyon ve iletişim aktivitelerini projenin başında görebilme şansı tanır. Bazı büyük projelerde bu başlangıç görevlerinin en az planlama aktiviteleri kadar sürdüğü gözlemlenmiştir.

Kontrol Listesi Nedir?

Kontrol listesi, gerekli işlemlerin tamamlandığına dair bilgi veren eylem listesidir. Başlangıç kontrol listesi, dikkat edilmesi gereken ana alanlar doğrultusunda proje başarısını sağlayacak şekilde düzenlenmelidir. Bu listede;

• Planlama
• Organizasyon
• İzleme ve takip süreçleri
• Neyin takip edildiğinin tanımlaması ve bu bilginin formatı
• Programların ve formatların gözden geçirilmesi
• Konfigürasyon yönetiminin gözden geçirilmesi ve sorumluluk atamalarının güvencesi
• Değişim kontrol süreçlerinin gözden geçirilmesi ve yerleşikliği
• Projede kullanılacak yayınlar ve bunların sonuçlarını kimin denetleyeceği
• Risk yönetim sürecinin tanımlanması
• Değişim yönetimi sürecinin tanımlanması

• Proje ortamının tanımlanması
• Proje temelinin tamamlanması
• Proje araçlarının ve standartlarının tanımlanması
• Proje ekip üyelerinin rol ve sorumluluklarının tanımlanması
• Proje ekibi beklentilerinin tanımlanması
• Tüm proje kontrol süreçlerinin tanımlanması
• Kaynakların temini ve dağıtımı
• Proje başlangıç toplantısının başlatılması

Kontrol Listesi Formatı

Listenin formatını proje ekibi tanımlar. Listede her kalemin yanında durumunun gösterilebileceği bir yer olmalıdır.

• E = Evet - İşlem tamamlandı
• H = Hayır - İşlem yapılmadı
• X = Uygun değil yada projeyle ilgisi yok
• Y = İşlem devam ediyor

Kontrol listesindeki her kalemin yorum alanı olmalı, H ve Y cevapları mutlaka yorumlanmalıdır.

Örnek

Uluslararası Standart Proje Kontrol Listesi
 

Proje Başlangıç Kontrol listesi
	Yapılması Gereken Standart Görevler	Durum	Uyarılar/Çözüm Planı
1	Planlama
1.1	Proje Durumu(kapsam, tanımlama ve amaçlar) proje başlangıcında yada anlaşmadaki ile aynı mıdır?
1.2	Proje tanımı temellendirme sürecinin bir parçası olarak gözden geçirilmiş midir?
1.3	İşleyişin ölçülebileceği temel plan var mıdır?
1.4	Temel plan aşağıdaki alanları içermekte midir?
1.4.1	Proje kapsamı, Teslimatlar ve Kilometretaşları
1.4.2	İş Ayrışım Yapısı
1.4.3	Görev planları, tahminler, kaynak atamaları
1.4.4	Görevler arası ilişkiler
1.4.5	Proje programı
1.4.6	Kilometretaşları ve ilgili bilgiler
1.4.7	Proje ilerleyişini izleme kuralları
1.4.8	Bilgi Dağıtım ve Değişim Yönetimi
1.4.9	Kalite planı
1.4.10	Risk Yönetimi Planı
1.4.11	Proje organizasyonu
	Gerekli diğer planlar:
1.4.12	Uygulamalar planı
1.4.13	Dokümantasyon planı
1.4.14	Malzeme planı
1.4.15	Eğitim planı
1.4.16	Yedekleme ve Kriz planı
1.4.17	Olasılık planı
1.4.18	Durdurma planı
1.4.19	Garanti planı
1.4.20	Geçiş planı
1.4.21	Diğer…………………………..
1.5	Proje kaynakları yeterli midir?
1.6	Proje programı ve bütçe gerçekçi midir?
1.7	Proje kaynaklarının yeterliliğini organize etmek için plan yapılmış mıdır?
1.8	Yeterli proje kontrol sistemleri var mıdır?
1.9	Proje için bilgi sistemi var mıdır?
1.10	Tüm kilit ilgililer ve birimler proje planına dahil edilmiş midir?
1.11	Potansiyel kullanıcıların planlamanın başında projeye katılmaları sağlanmış mıdır?
1.12	Proje başlamadan plan tamamlanmış mıdır?
1.13	Plan konfigürasyon yönetimi altında mıdır?
1.14	Pazarlama/Satış proje planını onaylamış mıdır?
1.15	Tüm ilgililer proje planını onaylamışlar mıdır?
2	Organizasyon
2.1	Proje organizasyonu yazılı mıdır?
2.2	Proje yöneticisinin proje yönetimi deneyimi var mıdır?
2.3	Organizasyondaki yetki ve sorumluluk tanımlı ve tüm ilgililere açıkça iletilmiş midir?
2.4	Organizasyonun yapısı projenin boyutuna ve karmaşıklık düzeyine göre belirlenmiş midir?
2.5	IT Koordinatörü'nün rolü tanımlı mıdır?
2.6	Kalite fonksiyonu tanımlı ve atanmış mıdır?
2.7	Proje sponsoru tanımlı ve atanmış mıdır?
2.8	Değişim yönetimi komitesi var mıdır?
2.9	Konfigürasyon yönetimi fonksiyonları atanmış mıdır?
2.10	Proje yedeklemesi ile ilgili stratejiler belirlenmi? midir?
2.11	Diğer organizasyon kalemleri
3	İzleme
3.1	Raporlar, içerikleri, sıklıkları, dağıtımı tanımlanmış ve proje ekibine iletilmiş midir?
3.2	Takım elemanlarının girdi ihtiyaçları yazılı ve iletilmiş midir?
3.3	Raporların üretilmesi, dağıtılması ve dosyalanması tanımlı mıdır?
3.4	İzleme program ve maliyetleri tanımlı mı?
4	Gözden Geçirme
4.1	Toplantıların amaç, içerik, yapılma sıklığı, katılımcıları tanımlı ve duyurulmuş mudur?
4.2	Tanımlı toplantı malzemeleri ve yeri nelerdir?
4.3	Toplantılarda sekreter/yazıcı var mı?
5	Yayın Yönetimi
5.1	Yayın yönetim süreci yazılı ve dosyalı mıdır?
5.2	Bu süreç takıma ve müşterilere iletilmiş midir?
5.3	Kullanılasn yayın formu var mı?
5.4	Proje yayınları yayın çözülme sürecinde rasgele izleniyor mu?
5.5	Yayın sonucu çıkan görevler proje planına eklenip izleniyor mu?
5.6	Çözülemeyenler sonraki bir tarihe çözülmek üzere erteleniyor mu?
6	Konfigürasyon Yönetimi
6.1	Değişim kontrol süreci var mı?
6.2	Değişim kontrol süreci yazılı ve dosyalı mı?
6.3	Mü?teriye ve ekibe duyurulmu? mudur?
6.4	Kullanılan değişiklik istek formu var mıdır?
6.5	Tüm proje teslimatları ve konfigürasyon sadece değişim kontrol süreci ile mi değişiyor?
6.6	Tüm değişiklik istekleri bu süreçte izleniyor mu?
6.7	Tüm değişiklik istekleri ve bugünkü durum kayda alınıyor mu?
6.8	Onaylanmış değişiklik sonucu ortaya çıkan görevler proje planına ekleniyor ve izleniyor mu?
6.9	Değişiklik istekleri zaman içinde duyuruluyor mu?
7	Risk yönetimi
7.1	Proje riskleri risk yönetimi sürecinde yönetiliyor mu ?
7.2	Risk tablosu belirli düzen ve aralıkta güncelleniyor mu?
7.3	Risk durumu belirli düzen ve aralıkta yönetime raporlanıyor mu?
7.4	Risk dokümanları dosyalanıyor mu?
7.5	İlk 5-10 risk için olasılık planları var mı?
7.6	İlk 5 risk için önleyici planlar tanımlı ve proje planında yer alıyor mu?
8	Kalite güvence
8.1	Kalite güvence planı yazılı ve dosyalarda mı?
8.2	Kalite güvence yetki ve sorumlulukları açıkça tanımlı mı?
8.3	Her görevin başarıyla tamamlanma kriteri tanımlı mı?
8.4	Görevlerin çıktılarının değerlendirilebileceği süreçler tanımlı mı?
8.5	Sadece Kalite Güvencenin tamamlandı dediği görevler başarıyla tamamlandı kabul ediliyor mu?
8.6	Kalite güvence gönder-test-(ek iş)-yine gönder-yine test aşamalarının tümünde gönderme, kayıt, izleme ve raporlama için formal süreçler var mı?
8.7	KG istatistikleri tutuluyor, trendler analiz ediliyor ve problem görülebiliyor mu?
8.8	KG ilişkili bilgiler durum raporlamasının bir parçası olarak raporlanıyor mu?
8.9	Gereksinimlerin izlenmesi için geliştirilmiş bir metod yada süreç var mı?

 

Örnek Proje Kontrol Listesi
 

Yapılacaklar	Durum	Uyarı/Çözüm
Onay
Onaylama hangi aktivitelerden sonra olacaktır?
Onaylama yetkilerinin belirlenmesi
Onaylama kriterleri nelerdir?
Onay testleri planlanmış mıdır?
Onay testlerini kimler yapacaklardır?
Onay testleri için malzeme yada insan gerekiyor mu?
Onay test sonuçlarını kim hazırlayacaktır? Kime verilecektir?
Onaylanmış raporlar uygulamaya nasıl aktarılmaktadır?
Erişim
Hangi uygulamalara kimler erişebilmektedir?
Erişim hakkı kime ve nasıl verilmektedir?
Erişim hakkını kim vermektedir?
Erişimle ilgili şifreler kayıtlı mıdır?
Erişim şifreleri periyodik olarak değişmekte midir?
Erişim prosedürü var mıdır?
Öneri
Proje içinde öneriler kimde toplanmaktadır?
Öneriler nasıl değerlendirilecektir?
Öneri formatı var mıdır?
Mimari
Proje araştırması mimari alternatifleri çıkarıyor mu?
Mimarinin tanımlanmasında kullanılan format var mıdır?
Mimari yazılı olarak tanımlanıyor mu?
Mimari standartları tanımlanmış mıdır?
İşbirliği
Proje gereği birlikte çalışması gereken birimler hangileridir?
3. partilerle birlikte çalışılacak mıdır? Kimlerle?
Birlikte çalışılacak 3. Parti nasıl seçilmektedir?
3.partilere ilişkin bir veritabanı var mıdır?
3. partilerle ilişkinin kurulmasıiçin kontak kişi seçilmiş midir?
3. Partilerden ne istendiğinin anlatılacağı bir format var mıdır?
Test
Projenin hangi testlere ihtiyacı olduğu belirlenmiş midir?
Testleri yapacak yetenekte personel ve malzeme mevcut mudur?
Test sonuçlarıperformans kriterleri var mıdır?
Hangi testlerin yapılabildiğine ilişkin bilgi var mıdır?
Test prosedürü var mıdır?
Test kayıtları tutuluyor mudur?
Test sonuçlarının olumsuz olması durumunda ne yapılıyor?
Teste alma ve operasyona devretme prosedürü var mıdır?
Testlerden sorumlu bir kişi var mıdır?
Projenin hangi aşamalarında testler başlamaktadır?
Test ekipmanı yeterli midir?
Elle yada otomatik testler yapılmakta mıdır?
Denetim
Proje süresince tam bir denetim sağlanmış mıdır? Nasıl?
Denetim sorumluluğu kimindir?
Denetleme kayıtları tutulmakta mıdır?
Denetimde esasc alınacak prosedür ve standartlar mevcut mudur?
Gerçekleme (Authentication)
Proje gerçekleme gerekliliği var mıdır?
Gerçekleme bilgileri neler olacaktır?
Bu bilgiler nereden ve nasıl temin edilecektir?
Gerçeklemenin işleyişi tanımlanmış mıdır?
Gerçekleme hangi veritabanını kullancaktır?
Gerçeklemenin ne kadar sürmesi beklenmektedir?
Temelleme (Baseline)
Projede neler temellendirilecektir?
Ana Aşamalar
Plan temellendirilmiş midir?
Temellendirme parametreleri ve birimleri belirlenmiş midir?
Gerçekleşme raporları bu parametrelere göre düzenlenmiş midir?
Onaylanmış değişiklik istekleri temellendirilmişlere nasıl yansıtılmaktadır?
Temel ile gerçekleşen karşılaştırılıp değerlendiriliyor mu? Nasıl?
Tasarım
Müşteri istekleri tanımlanmış mıdır?
Organizasyon politikaları tanımlanmış mıdır?
User friendly midir?
Tasarımda hangi alanların yer alacağı belirlenmiş midir?
Kaç sayfa olacağı belirlenmiş midir?
Hedef kitle tanımlanmış mıdır?
Tasarımı kimin, nasıl ve kime onaylatacağı tanımlanmış mıdır?
Grafik Tasarım standartları tanımlanmış mıdır?
Tasarım kayıtları tutulmakta mıdır?
Tasarım gözden geçirilmekte midir?
Kurma
Kurma standartları tanımlanmış mıdır?
Kurma sorumluluğu tanımlanmış mıdır?
Kurmadan operasyona geçiş tanımlanmış mıdır?
Kurma kayıtları tutuluyor mu?Kim, ne zaman, nereye?
Sertifikasyon
Sertifikasyon ihtiyacı var mıdır?
Kullanılacak sertifiklar yasal mıdır?
Lisans gerekmekte midir?
Lisans yada sertifika alma koşulları nelerdir? (maliyert-zaman)
Proje ürünü ile ilgili sertifika verilecek midir?
Sertifika bilgileri nelerdir?
Nerede saklanacak ve nasıl bir gerçekleme kullanılacaktır?
Sertifika destek hizmetleri verilcek midir?
Değişiklikler
Değişiklik istek formu var mıdır?
Değişiklik istekleri kayıt altına alınıyormudur?
Değişiklik istekleri değerlendiriliyor mudur? Kim yada kimlerdir?
Değişiklik istekleri belirli zamanlarda ve biriktirilerek mi inceleniyor?
Değerlendirme sonucu istek sahibine iletiliyor mu?
Değişim yönetimi prosedürü var mıdır?
Veritabanı
Projede veritabanı olacak mıdır?
Proje veritabanı var mıdır?
Veritabanınde kullanılacak bilgiler nelerdir?
Veritabanına bilgi girişini kim, nereden ve neyle yapacaktır?
Veritabanından nasıl raporlama yapılabilir?
Veritabanındaki alanlardan üretilebilecek bilgiler nelerdir?
Veritabanı çıktılarından faydalanabilecek birimler nelerdir?
İlgili birimlerin isteklerine ilişkin görüşleri alınmış mıdır?
Donanım
Projede donanım ihtiyacı var mıdır?
Donanım tanımlanmış mıdır?
Elde var mıdır yoksa satın alınacak mıdır?
Eldeki ihtiyaçları karşılayabilecek midir?
Satın alınacaksa siparişi kim ve ne zaman yapacaktır?
Satınalmada teslim süresi ne kadardır?
Garanti var mıdır?
Destek var mıdır?
Donanım alternatifleri var mıdır?
Genel mimariye uygun mudur?
Yazılım
Projenin herhangi bir aşamasında yazılıma ihtiyaç var mıdır?
Elde var mıdır yoksa satın alınacak mıdır?
Yazılım alternatifleri araştırılmış mıdır?
Yazılımın özellikleri tanımlanmış mıdır*
Yazılımla ilgili özellikler tanımlanmış mıdır*
Eğitim gerekiyor mu?
Yazılımın türkçeleştirilmesi gerekiyor mu?
Destek var mıdır?
Yazılım diğer uygulamalarla ilişkili midir?
Diğer uygulamalarla uyumlu mudur?
Yazılım istenen özellikleri karşılıyor mudur?
Uygulama
Tanımlanmış mıdır?
Planlanmış mıdır?
Gerekli prosedür ve standartlar tanımlanmış mıdır?
Tüm uygulayıcılar sorumluluklarından haberdar mıdır?
Kontrol mekanizması kurulmuş mudur?
Aşama geçişleri ve birim geçişleri tanımlı mıdır?
Konfigürasyon
Proje süresince üretilmesi gereken dokümanlar tanımlanmış mıdır?
Değişim kontrolü sistemi tanımlanmış mıdır?
Hangi bilginin kime ve nasıl aktarılacağı tanımlanmış mıdır*
Teknik dokümantasyon listesi var mıdır?
Teknik dokümantasyon prosedürleri var mıdır?
Tüm bunların kontrol mekanizması tanımlanmış mıdır?
Kontrolden kim sorumludur?
Kontrol kayıtları saklanıyor mu?
Sözleşme
Projede sözleşme yapılacak mıdır?
Sözleşmenin uygulamaya yönelik maddeleri hazırlanmış mıdır?
Sözleşme hukuki büronun kontrolüne gitmiş midir?
Sözleşme maddeleri yönetimce onaylanmış mıdır?
Sözleşme örnekleri mevcut mudur?
Sözleşme maddeleri ilgili birimlerce gözden geçirilmiş midir?
Sözleşmenin bağlayıcı maddeleri nelerdir?
İleride ortaya çıkabilecek çatışmalar ve karşı hareketler nelerdir?
Sözleşme maddeleri nasıl takip edilecektir? Kim?
Sözleşme yapılanla başka bağlantılar var mıdır?
3. Partinin sözleşme kaynaklı sorumlulukları nelerdir?
Müşteri
Hedef kitle kimdir?
Hedef kitleye hangi araçlarla ulaşılacaktır?
Hedef kitle ile ilgili araştırma yapılmış mıdır?
Ürün hedef kitleye nasıl sunulacaktır?
Tanımlama aşamasına katılmışlar mıdır*
Müşteri testi olacak mıdır? Kimler ve nasıl seçileceklerdir?
Dokümantasyon
Prosedür hazırlama prosedürü var mıdır?
Doküman kodlama ve numaralama prosedürü var mıdır?
Proje dokümantasyon (idari ve teknik) listesi var mıdır?
Dokümantasyon dağıtım ve saklama prosedürleri var mıdır?
Her doküman tanımlanmış mıdır?
Domain
Projede yeni domain'e ihtiyaç var mıdır?
DNS kayıtları yapılmış mıdır?
Domain isimleri araştırılmış mıdır?
Uygun görülenler satınalınmış mıdır*
Test domain'I ne olacaktır?
Araştırma
Ürün alternatifleri araştırılmış mıdır?
Çözüm alternatifleri araştırılmış mıdır?
Araştırma kayıtları tutulmakta mıdır?
Alternatifler belirlenmekte midir?
Araştırma raporu hazırlanmakta mıdır?
Araştırmaları kim ve nasıl yapacaktır?
Araştırma sonuçları nerede saklanacaktır?
Gözden Geçirmeler
Yönetimin hangi noktalarda gözden geçireceği tanımlı mı?
Proje Yöneticisi ve Sponsorun gözden geçirmeleri tanımlı mı?
Kayıtları tutuluyor mu?
Proje Ekibi
Bilgi paylaşım ortamı var mıdır?
Yetenek ve beceriler yeterli midir?
Uygulama ve İşletim için gerekli personel belirli mi?
Eksik personel İK'a bildirilmiş midir?
Eğitim ihtiyaçları var mıdır?
Projenin onlara faydası ne olacaktır?
Tecrübeliler mi?
Takım çalışmasına yatkınlar mı?
Prosedürlere hakimler mi?
Projeyi tam olarak anladılar mı?
Tanımlama yapıp, çözüm üretebiliyorlar mı?
Problemleri farkedip gerekli mekanizmaları işletebiliyorlar mı?
Firma misyonuna sahipler mi?
Problem
Problem raporlaması var mı?
Problem farkedildiğinde uygulanacak prosedürler var mı?
Problem doğru kaynağa iletiliyor mu?
Çözüm kayıtları tutuluyor mu?
Sebep kayıtları tutuluyor mu?
Tekrarlanmaması için önlem alınıyor mu?
Performans
Planlananla gerçekleşen karşılaştırılıyor mu?
Sonuçlar kayıt altına alınıyor mu?
Değerlendirme kriterleri tanımlı mı*
Ekip performansı değerlendiriliyor mu*
Değerlendirme formatı var mı?
Sonuçlar yöneticilere iletiliyor mu?
Performans artırıcı çalışmalar yapılıyor mu?
Süreç
Araştırma, Planlama, Uygulama, Test ve Operasyon süreçleri tanımlı mıdır?
Firma süreçleri ile proje süreçleri uyumlu mudur?
Süreç tüm ilgililerce biliniyor mu?
Süreç kontrol ediliyor mu?
Süreç geliştiriliyor mu?
Süreç kalite güvencesi prensibini savunuyor mu?
Süreçler periyodik olarask gözden geçiriliyor mu?
Kayıtlar
Yazılı mı?
Kimin neyi kayıt altına alacağı tanımlı mı?
Kayıtlar saklanıyor mu?
Risk
Proje riskleri tanımlanıyor mu?
Gerçekleşme olasılıkları tanımlanıyor mu?
Gerçekleşirse etkilerinin ne olacağı tanımlanıyor mu?
Risk gerçekleşirse (Düzeltme-Önleme) tanımlanıyor mu?
Sebepleri araştırılıyor mu?
Güvenlik
Projenin güvenlik ihtiyacı var mıdır?
Güvenlik prosedürü var mıdır?
Projenin güvenliği için nelerin gerektiği tanımlanmakta mıdır?
Proje güvenliğinden sorumlu var mıdır?
Güvenlik için kullanılan araçlar güncelleniyor mu?
Güvenlik için kullanılan araçlar deneniyor mu?

Neden Proje Kontrol Listesi?

Projeye başlamak için gerekli tüm görevlerin yapılıp yapılmadığının kontrolünün en kolay yolu proje başlangıç kontrol listesini oluşturmak ve liste üzerinden kontrol etmektir. Kontrol listesinin hazırlanması ve kullanılması projenin temellendirilebilmesi için gerekli tüm aktivitelerin gerçekleştirilmiş olmasının kontrolüdür. Bu bir gereksinim olmayıp, organizasyon için idari bir araç olarak önerilmektedir.

Liste, proje yöneticisi için internet ile ilgili projenin ba?layabilmesi için gerekli bilinen standart organizasyon ve iletişim aktivitelerini projenin başında görebilme şansı tanır. Bazı büyük projelerde bu başlangıç görevlerinin en az planlama aktiviteleri kadar sürdüğü gözlemlenmiştir.

Kontrol Listesi Nedir?

Kontrol listesi, gerekli i?lemlerin tamamlandığına dair bilgi veren eylem listesidir. Başlangıç kontrol listesi, dikkat edilmesi gereken ana alanlar doğrultusunda proje başarısını sağlayacak şekilde düzenlenmelidir. Bu listede;

• Planlama
• Organizasyon
• İzleme ve takip süreçleri
• Neyin takip edildiğinin tanımlaması ve bu bilginin formatı
• Programların ve formatların gözden geçirilmesi
• Konfigürasyon yönetiminin gözden geçirilmesi ve sorumluluk atamalarının güvencesi
• Değişim kontrol süreçlerinin gözden geçirilmesi ve yerleşikliği
• Projede kullanılacak yayınlar ve bunların sonuçlarını kimin denetleyeceği
• Risk yönetim sürecinin tanımlanması
• Değişim yönetimi sürecinin tanımlanması

• Proje ortamının tanımlanması
• Proje temelinin tamamlanması
• Proje araçlarının ve standartlarının tanımlanması
• Proje ekip üyelerinin rol ve sorumluluklarının tanımlanması
• Proje ekibi beklentilerinin tanımlanması
• Tüm proje kontrol süreçlerinin tanımlanması
• Kaynakların temini ve dağıtımı
• Proje başlangıç toplantısının başlatılması

Kontrol Listesi Formatı

Listenin formatını proje ekibi tanımlar. Listede her kalemin yanında durumunun gösterilebileceği bir yer olmalıdır.

• E = Evet - İşlem tamamlandı
• H = Hayır - İşlem yapılmadı
• X = Uygun değil yada projeyle ilgisi yok
• Y = İşlem devam ediyor

Kontrol listesindeki her kalemin yorum alanı olmalı, H ve Y cevapları mutlaka yorumlanmalıdır.

Örnek

Uluslararası Standart Proje Kontrol Listesi
 

Proje Başlangıç Kontrol listesi
	Yapılması Gereken Standart Görevler	Durum	Uyarılar/Çözüm Planı
1	Planlama
1.1	Proje Durumu(kapsam, tanımlama ve amaçlar) proje başlangıcında yada anlaşmadaki ile aynı mıdır?
1.2	Proje tanımı temellendirme sürecinin bir parçası olarak gözden geçirilmiş midir?
1.3	İşleyişin ölçülebileceği temel plan var mıdır?
1.4	Temel plan aşağıdaki alanları içermekte midir?
1.4.1	Proje kapsamı, Teslimatlar ve Kilometretaşları
1.4.2	İş Ayrışım Yapısı
1.4.3	Görev planları, tahminler, kaynak atamaları
1.4.4	Görevler arası ilişkiler
1.4.5	Proje programı
1.4.6	Kilometretaşları ve ilgili bilgiler
1.4.7	Proje ilerleyişini izleme kuralları
1.4.8	Bilgi Dağıtım ve Değişim Yönetimi
1.4.9	Kalite planı
1.4.10	Risk Yönetimi Planı
1.4.11	Proje organizasyonu
	Gerekli diğer planlar:
1.4.12	Uygulamalar planı
1.4.13	Dokümantasyon planı
1.4.14	Malzeme planı
1.4.15	Eğitim planı
1.4.16	Yedekleme ve Kriz planı
1.4.17	Olasılık planı
1.4.18	Durdurma planı
1.4.19	Garanti planı
1.4.20	Geçiş planı
1.4.21	Diğer…………………………..
1.5	Proje kaynakları yeterli midir?
1.6	Proje programı ve bütçe gerçekçi midir?
1.7	Proje kaynaklarının yeterliliğini organize etmek için plan yapılmış mıdır?
1.8	Yeterli proje kontrol sistemleri var mıdır?
1.9	Proje için bilgi sistemi var mıdır?
1.10	Tüm kilit ilgililer ve birimler proje planına dahil edilmiş midir?
1.11	Potansiyel kullanıcıların planlamanın başında projeye katılmaları sağlanmış mıdır?
1.12	Proje başlamadan plan tamamlanmış mıdır?
1.13	Plan konfigürasyon yönetimi altında mıdır?
1.14	Pazarlama/Satış proje planını onaylamış mıdır?
1.15	Tüm ilgililer proje planını onaylamışlar mıdır?
2	Organizasyon
2.1	Proje organizasyonu yazılı mıdır?
2.2	Proje yöneticisinin proje yönetimi deneyimi var mıdır?
2.3	Organizasyondaki yetki ve sorumluluk tanımlı ve tüm ilgililere açıkça iletilmiş midir?
2.4	Organizasyonun yapısı projenin boyutuna ve karmaşıklık düzeyine göre belirlenmiş midir?
2.5	IT Koordinatörü'nün rolü tanımlı mıdır?
2.6	Kalite fonksiyonu tanımlı ve atanmış mıdır?
2.7	Proje sponsoru tanımlı ve atanmış mıdır?
2.8	Değişim yönetimi komitesi var mıdır?
2.9	Konfigürasyon yönetimi fonksiyonları atanmış mıdır?
2.10	Proje yedeklemesi ile ilgili stratejiler belirlenmi? midir?
2.11	Diğer organizasyon kalemleri
3	İzleme
3.1	Raporlar, içerikleri, sıklıkları, dağıtımı tanımlanmış ve proje ekibine iletilmiş midir?
3.2	Takım elemanlarının girdi ihtiyaçları yazılı ve iletilmiş midir?
3.3	Raporların üretilmesi, dağıtılması ve dosyalanması tanımlı mıdır?
3.4	İzleme program ve maliyetleri tanımlı mı?
4	Gözden Geçirme
4.1	Toplantıların amaç, içerik, yapılma sıklığı, katılımcıları tanımlı ve duyurulmuş mudur?
4.2	Tanımlı toplantı malzemeleri ve yeri nelerdir?
4.3	Toplantılarda sekreter/yazıcı var mı?
5	Yayın Yönetimi
5.1	Yayın yönetim süreci yazılı ve dosyalı mıdır?
5.2	Bu süreç takıma ve müşterilere iletilmiş midir?
5.3	Kullanılasn yayın formu var mı?
5.4	Proje yayınları yayın çözülme sürecinde rasgele izleniyor mu?
5.5	Yayın sonucu çıkan görevler proje planına eklenip izleniyor mu?
5.6	Çözülemeyenler sonraki bir tarihe çözülmek üzere erteleniyor mu?
6	Konfigürasyon Yönetimi
6.1	Değişim kontrol süreci var mı?
6.2	Değişim kontrol süreci yazılı ve dosyalı mı?
6.3	Mü?teriye ve ekibe duyurulmu? mudur?
6.4	Kullanılan değişiklik istek formu var mıdır?
6.5	Tüm proje teslimatları ve konfigürasyon sadece değişim kontrol süreci ile mi değişiyor?
6.6	Tüm değişiklik istekleri bu süreçte izleniyor mu?
6.7	Tüm değişiklik istekleri ve bugünkü durum kayda alınıyor mu?
6.8	Onaylanmış değişiklik sonucu ortaya çıkan görevler proje planına ekleniyor ve izleniyor mu?
6.9	Değişiklik istekleri zaman içinde duyuruluyor mu?
7	Risk yönetimi
7.1	Proje riskleri risk yönetimi sürecinde yönetiliyor mu ?
7.2	Risk tablosu belirli düzen ve aralıkta güncelleniyor mu?
7.3	Risk durumu belirli düzen ve aralıkta yönetime raporlanıyor mu?
7.4	Risk dokümanları dosyalanıyor mu?
7.5	İlk 5-10 risk için olasılık planları var mı?
7.6	İlk 5 risk için önleyici planlar tanımlı ve proje planında yer alıyor mu?
8	Kalite güvence
8.1	Kalite güvence planı yazılı ve dosyalarda mı?
8.2	Kalite güvence yetki ve sorumlulukları açıkça tanımlı mı?
8.3	Her görevin başarıyla tamamlanma kriteri tanımlı mı?
8.4	Görevlerin çıktılarının değerlendirilebileceği süreçler tanımlı mı?
8.5	Sadece Kalite Güvencenin tamamlandı dediği görevler başarıyla tamamlandı kabul ediliyor mu?
8.6	Kalite güvence gönder-test-(ek iş)-yine gönder-yine test aşamalarının tümünde gönderme, kayıt, izleme ve raporlama için formal süreçler var mı?
8.7	KG istatistikleri tutuluyor, trendler analiz ediliyor ve problem görülebiliyor mu?
8.8	KG ilişkili bilgiler durum raporlamasının bir parçası olarak raporlanıyor mu?
8.9	Gereksinimlerin izlenmesi için geliştirilmiş bir metod yada süreç var mı?

 

Örnek Proje Kontrol Listesi
 

Yapılacaklar	Durum	Uyarı/Çözüm
Onay
Onaylama hangi aktivitelerden sonra olacaktır?
Onaylama yetkilerinin belirlenmesi
Onaylama kriterleri nelerdir?
Onay testleri planlanmış mıdır?
Onay testlerini kimler yapacaklardır?
Onay testleri için malzeme yada insan gerekiyor mu?
Onay test sonuçlarını kim hazırlayacaktır? Kime verilecektir?
Onaylanmış raporlar uygulamaya nasıl aktarılmaktadır?
Erişim
Hangi uygulamalara kimler erişebilmektedir?
Erişim hakkı kime ve nasıl verilmektedir?
Erişim hakkını kim vermektedir?
Erişimle ilgili şifreler kayıtlı mıdır?
Erişim şifreleri periyodik olarak değişmekte midir?
Erişim prosedürü var mıdır?
Öneri
Proje içinde öneriler kimde toplanmaktadır?
Öneriler nasıl değerlendirilecektir?
Öneri formatı var mıdır?
Mimari
Proje araştırması mimari alternatifleri çıkarıyor mu?
Mimarinin tanımlanmasında kullanılan format var mıdır?
Mimari yazılı olarak tanımlanıyor mu?
Mimari standartları tanımlanmış mıdır?
İşbirliği
Proje gereği birlikte çalışması gereken birimler hangileridir?
3. partilerle birlikte çalışılacak mıdır? Kimlerle?
Birlikte çalışılacak 3. Parti nasıl seçilmektedir?
3.partilere ilişkin bir veritabanı var mıdır?
3. partilerle ilişkinin kurulmasıiçin kontak kişi seçilmiş midir?
3. Partilerden ne istendiğinin anlatılacağı bir format var mıdır?
Test
Projenin hangi testlere ihtiyacı olduğu belirlenmiş midir?
Testleri yapacak yetenekte personel ve malzeme mevcut mudur?
Test sonuçlarıperformans kriterleri var mıdır?
Hangi testlerin yapılabildiğine ilişkin bilgi var mıdır?
Test prosedürü var mıdır?
Test kayıtları tutuluyor mudur?
Test sonuçlarının olumsuz olması durumunda ne yapılıyor?
Teste alma ve operasyona devretme prosedürü var mıdır?
Testlerden sorumlu bir kişi var mıdır?
Projenin hangi aşamalarında testler başlamaktadır?
Test ekipmanı yeterli midir?
Elle yada otomatik testler yapılmakta mıdır?
Denetim
Proje süresince tam bir denetim sağlanmış mıdır? Nasıl?
Denetim sorumluluğu kimindir?
Denetleme kayıtları tutulmakta mıdır?
Denetimde esasc alınacak prosedür ve standartlar mevcut mudur?
Gerçekleme (Authentication)
Proje gerçekleme gerekliliği var mıdır?
Gerçekleme bilgileri neler olacaktır?
Bu bilgiler nereden ve nasıl temin edilecektir?
Gerçeklemenin işleyişi tanımlanmış mıdır?
Gerçekleme hangi veritabanını kullancaktır?
Gerçeklemenin ne kadar sürmesi beklenmektedir?
Temelleme (Baseline)
Projede neler temellendirilecektir?
Ana Aşamalar
Plan temellendirilmiş midir?
Temellendirme parametreleri ve birimleri belirlenmiş midir?
Gerçekleşme raporları bu parametrelere göre düzenlenmiş midir?
Onaylanmış değişiklik istekleri temellendirilmişlere nasıl yansıtılmaktadır?
Temel ile gerçekleşen karşılaştırılıp değerlendiriliyor mu? Nasıl?
Tasarım
Müşteri istekleri tanımlanmış mıdır?
Organizasyon politikaları tanımlanmış mıdır?
User friendly midir?
Tasarımda hangi alanların yer alacağı belirlenmiş midir?
Kaç sayfa olacağı belirlenmiş midir?
Hedef kitle tanımlanmış mıdır?
Tasarımı kimin, nasıl ve kime onaylatacağı tanımlanmış mıdır?
Grafik Tasarım standartları tanımlanmış mıdır?
Tasarım kayıtları tutulmakta mıdır?
Tasarım gözden geçirilmekte midir?
Kurma
Kurma standartları tanımlanmış mıdır?
Kurma sorumluluğu tanımlanmış mıdır?
Kurmadan operasyona geçiş tanımlanmış mıdır?
Kurma kayıtları tutuluyor mu?Kim, ne zaman, nereye?
Sertifikasyon
Sertifikasyon ihtiyacı var mıdır?
Kullanılacak sertifiklar yasal mıdır?
Lisans gerekmekte midir?
Lisans yada sertifika alma koşulları nelerdir? (maliyert-zaman)
Proje ürünü ile ilgili sertifika verilecek midir?
Sertifika bilgileri nelerdir?
Nerede saklanacak ve nasıl bir gerçekleme kullanılacaktır?
Sertifika destek hizmetleri verilcek midir?
Değişiklikler
Değişiklik istek formu var mıdır?
Değişiklik istekleri kayıt altına alınıyormudur?
Değişiklik istekleri değerlendiriliyor mudur? Kim yada kimlerdir?
Değişiklik istekleri belirli zamanlarda ve biriktirilerek mi inceleniyor?
Değerlendirme sonucu istek sahibine iletiliyor mu?
Değişim yönetimi prosedürü var mıdır?
Veritabanı
Projede veritabanı olacak mıdır?
Proje veritabanı var mıdır?
Veritabanınde kullanılacak bilgiler nelerdir?
Veritabanına bilgi girişini kim, nereden ve neyle yapacaktır?
Veritabanından nasıl raporlama yapılabilir?
Veritabanındaki alanlardan üretilebilecek bilgiler nelerdir?
Veritabanı çıktılarından faydalanabilecek birimler nelerdir?
İlgili birimlerin isteklerine ilişkin görüşleri alınmış mıdır?
Donanım
Projede donanım ihtiyacı var mıdır?
Donanım tanımlanmış mıdır?
Elde var mıdır yoksa satın alınacak mıdır?
Eldeki ihtiyaçları karşılayabilecek midir?
Satın alınacaksa siparişi kim ve ne zaman yapacaktır?
Satınalmada teslim süresi ne kadardır?
Garanti var mıdır?
Destek var mıdır?
Donanım alternatifleri var mıdır?
Genel mimariye uygun mudur?
Yazılım
Projenin herhangi bir aşamasında yazılıma ihtiyaç var mıdır?
Elde var mıdır yoksa satın alınacak mıdır?
Yazılım alternatifleri araştırılmış mıdır?
Yazılımın özellikleri tanımlanmış mıdır*
Yazılımla ilgili özellikler tanımlanmış mıdır*
Eğitim gerekiyor mu?
Yazılımın türkçeleştirilmesi gerekiyor mu?
Destek var mıdır?
Yazılım diğer uygulamalarla ilişkili midir?
Diğer uygulamalarla uyumlu mudur?
Yazılım istenen özellikleri karşılıyor mudur?
Uygulama
Tanımlanmış mıdır?
Planlanmış mıdır?
Gerekli prosedür ve standartlar tanımlanmış mıdır?
Tüm uygulayıcılar sorumluluklarından haberdar mıdır?
Kontrol mekanizması kurulmuş mudur?
Aşama geçişleri ve birim geçişleri tanımlı mıdır?
Konfigürasyon
Proje süresince üretilmesi gereken dokümanlar tanımlanmış mıdır?
Değişim kontrolü sistemi tanımlanmış mıdır?
Hangi bilginin kime ve nasıl aktarılacağı tanımlanmış mıdır*
Teknik dokümantasyon listesi var mıdır?
Teknik dokümantasyon prosedürleri var mıdır?
Tüm bunların kontrol mekanizması tanımlanmış mıdır?
Kontrolden kim sorumludur?
Kontrol kayıtları saklanıyor mu?
Sözleşme
Projede sözleşme yapılacak mıdır?
Sözleşmenin uygulamaya yönelik maddeleri hazırlanmış mıdır?
Sözleşme hukuki büronun kontrolüne gitmiş midir?
Sözleşme maddeleri yönetimce onaylanmış mıdır?
Sözleşme örnekleri mevcut mudur?
Sözleşme maddeleri ilgili birimlerce gözden geçirilmiş midir?
Sözleşmenin bağlayıcı maddeleri nelerdir?
İleride ortaya çıkabilecek çatışmalar ve karşı hareketler nelerdir?
Sözleşme maddeleri nasıl takip edilecektir? Kim?
Sözleşme yapılanla başka bağlantılar var mıdır?
3. Partinin sözleşme kaynaklı sorumlulukları nelerdir?
Müşteri
Hedef kitle kimdir?
Hedef kitleye hangi araçlarla ulaşılacaktır?
Hedef kitle ile ilgili araştırma yapılmış mıdır?
Ürün hedef kitleye nasıl sunulacaktır?
Tanımlama aşamasına katılmışlar mıdır*
Müşteri testi olacak mıdır? Kimler ve nasıl seçileceklerdir?
Dokümantasyon
Prosedür hazırlama prosedürü var mıdır?
Doküman kodlama ve numaralama prosedürü var mıdır?
Proje dokümantasyon (idari ve teknik) listesi var mıdır?
Dokümantasyon dağıtım ve saklama prosedürleri var mıdır?
Her doküman tanımlanmış mıdır?
Domain
Projede yeni domain'e ihtiyaç var mıdır?
DNS kayıtları yapılmış mıdır?
Domain isimleri araştırılmış mıdır?
Uygun görülenler satınalınmış mıdır*
Test domain'I ne olacaktır?
Araştırma
Ürün alternatifleri araştırılmış mıdır?
Çözüm alternatifleri araştırılmış mıdır?
Araştırma kayıtları tutulmakta mıdır?
Alternatifler belirlenmekte midir?
Araştırma raporu hazırlanmakta mıdır?
Araştırmaları kim ve nasıl yapacaktır?
Araştırma sonuçları nerede saklanacaktır?
Gözden Geçirmeler
Yönetimin hangi noktalarda gözden geçireceği tanımlı mı?
Proje Yöneticisi ve Sponsorun gözden geçirmeleri tanımlı mı?
Kayıtları tutuluyor mu?
Proje Ekibi
Bilgi paylaşım ortamı var mıdır?
Yetenek ve beceriler yeterli midir?
Uygulama ve İşletim için gerekli personel belirli mi?
Eksik personel İK'a bildirilmiş midir?
Eğitim ihtiyaçları var mıdır?
Projenin onlara faydası ne olacaktır?
Tecrübeliler mi?
Takım çalışmasına yatkınlar mı?
Prosedürlere hakimler mi?
Projeyi tam olarak anladılar mı?
Tanımlama yapıp, çözüm üretebiliyorlar mı?
Problemleri farkedip gerekli mekanizmaları işletebiliyorlar mı?
Firma misyonuna sahipler mi?
Problem
Problem raporlaması var mı?
Problem farkedildiğinde uygulanacak prosedürler var mı?
Problem doğru kaynağa iletiliyor mu?
Çözüm kayıtları tutuluyor mu?
Sebep kayıtları tutuluyor mu?
Tekrarlanmaması için önlem alınıyor mu?
Performans
Planlananla gerçekleşen karşılaştırılıyor mu?
Sonuçlar kayıt altına alınıyor mu?
Değerlendirme kriterleri tanımlı mı*
Ekip performansı değerlendiriliyor mu*
Değerlendirme formatı var mı?
Sonuçlar yöneticilere iletiliyor mu?
Performans artırıcı çalışmalar yapılıyor mu?
Süreç
Araştırma, Planlama, Uygulama, Test ve Operasyon süreçleri tanımlı mıdır?
Firma süreçleri ile proje süreçleri uyumlu mudur?
Süreç tüm ilgililerce biliniyor mu?
Süreç kontrol ediliyor mu?
Süreç geliştiriliyor mu?
Süreç kalite güvencesi prensibini savunuyor mu?
Süreçler periyodik olarask gözden geçiriliyor mu?
Kayıtlar
Yazılı mı?
Kimin neyi kayıt altına alacağı tanımlı mı?
Kayıtlar saklanıyor mu?
Risk
Proje riskleri tanımlanıyor mu?
Gerçekleşme olasılıkları tanımlanıyor mu?
Gerçekleşirse etkilerinin ne olacağı tanımlanıyor mu?
Risk gerçekleşirse (Düzeltme-Önleme) tanımlanıyor mu?
Sebepleri araştırılıyor mu?
Güvenlik
Projenin güvenlik ihtiyacı var mıdır?
Güvenlik prosedürü var mıdır?
Projenin güvenliği için nelerin gerektiği tanımlanmakta mıdır?
Proje güvenliğinden sorumlu var mıdır?
Güvenlik için kullanılan araçlar güncelleniyor mu?
Güvenlik için kullanılan araçlar deneniyor mu?

Çoğu Plan Yanlış Gider

Herşey söylenmiş ve yapılmış fakat proje hala problemliyse, gerçek problem düzeltici faaliyetlerle ilgili düzenleme ve kararlardadır.

Düzeltici faaliyetler aşağıdaki durumlarda planlanırlar;

• Proje hala ilk hedeflerine varabilecekse,
• Yayınlar çok fazla ve proje komple yeniden planlanıp başka bir devam/dur kararı verilecekse,
• Proje, organizasyonun yönetsel beklentilerini karşılamayacaksa.

Problemler Nereden Gelir?

Aşağıdaki durumlarda düzeltici faaliyet gerekecektir;

• Programın gerisinde kalınmış yada bütçe aşılmışsa,
• Kritik yoldaki ve/veya atlanmış görevler olduğunda,
• Ana kilometre taşları kaçırıldığında,
• Proje fonksiyonalitesi amaçlarla örtüşmediğinde düzeltici faaliyetlere gerek vardır.

• Seçilen teknolojiye ilişkin teknik problemler, ve problemin çözümünün projenin geliştirilmesi için öngörülenlerle bağdaşmaması durumunda,
• Organizasyon ortamının değişmesi ve projenin yönetimsel ihtiyaçlarla örtüşmemesi halinde düzeltici faaliyetlere gerek duyulacaktır.

Yukarıda açıklanan sebeplerden dolayı proje ekibinin problemlere ilgisi artacak ve bir karar verme süreci başlayacaktır.

Proje yönetimi, problem tanımlanması hususunda çabuk hareket ve başarılı düzeltici faaliyet sağlar. Düzeltici faaliyet planları yeniden planlama, kaynakların yeniden dağıtımı, proje yönetimini ve organizasyonunu değiştirmektir.

Düzeltici faaliyetler, maliyet, zaman ve teknik performans odaklı olmalıdır. Bu sürece ilgilileri ve yönetimi erken safhalarda katmak faydalı olacaktır. Erken katmama verecekleri destekte problem yaratabilir. Onlarda iş önceliklerini, destek koşullarını ve tekrar planlama ile ilgili yorumlarını yapmalıdırlar.

Problemi Sabitlemek

En etkin kontrol süreci sadece izle, denetle ve gözden geçir değildir. Bir problem tekrarladığında yön değiştirmek gerekir. Birinci kural proje programının bütünlüğünü korumayı denemektir. İyi plan sadece problemi çözen değil nasıl çözüldüğünü de anlatan plandır.

Onay Süreci Nedir?

Onaylama formal bir süreç olup testlerin ve gözden geçirmelerin tamamlandığı süreçtir.

Onay ve geliştirme süreçleri birbirlerinden ayırılmalıdır. Onaylamaların yapılması öncelikli olarak yönetimsel bir olgu olup, teknik bir kavram değildir.

Onay süreci her tanımlı teslimatın başarıyla tamamlandığını güvence altına almaya çalışır. Yönetim, projenin güncel durumunu anlamak ister . Bu suretle proje onayı yönetimin gidişatı onaylaması ve plan güncellemelerinin yapılmasını sağlamadır .

Onay süreci 2 aşamalıdır. İlki teknik ekiplerin aşamanın tamamlandığına ikna olmaları, sonrada tamamlandı toplantısı ile olayın diğer aşamaya devredilmesi.

Doküman onayı için, proje planı detaylandırılmış teslimat listesi ve onay sorumluluklarını içermelidir.